Matkakustannukset heti muistiin

Matkakulut ovat yritysten menoissa usein epäselvää aluetta. Kulut eivät usein ole sovittujen käytäntöjen mukaisia, ja ne lähtevät helposti hallinnasta. Matkakustannusten läpinäkyvyys on todennäköisesti heikko, jos

• matkakulujen ja vastaavien kustannusten ennakointi on vaikeaa

• budjetit ylittyvät kuluraporttien myötä

• työntekijät eivät varaa matkojaan tiettyjen järjestelmien kautta tai tiettyjen käytäntöjen mukaisesti.

Poikkeavin tavoin varatut matkat ja viivästyneet kuluraportit voivat aiheuttaa ennakointiongelmia ja yllätyksiä tilikauden lopulla. Joskus työntekijät eivät ole tietoisia asianmukaisista käytännöistä; joskus he taas varaavat matkansa nopeinta ja helpointa kautta. Jos matkojen hyväksyttäminen ennen varauksen tekoa ja kuluraporttien toimittaminen ajallaan on vaikeaa, seurauksena on usein

• epäselviä kuluja, epätarkkoja budjetteja ja odottamattomia matkakorvauspyyntöjä

• hyväksyntäprosessien pullonkauloja

• kulujen selvittelyä, johon tuhlautuu aikaa.

Työntekijät maksavat yöpymiset, ateriat ja jopa lennot usein omasta pussistaan. Jos matkakorvausten käsittely kestää liian kauan

• tyytymättömät työntekijät joutuvat maksamaan yrityksen kuluja itse

• täsmäytys on hidasta

• matkojen vaikutuksista budjettiin ei saa selkeää kokonaiskuvaa.

Baswaren helposti integroitava matka- ja kululaskujen hallinta helpottaa organisaation menojen valvontaa. Täydellinen läpinäkyvyys on helpointa saavuttaa, kun kaikkia matkasuunnitelmat laaditaan ja hyväksytään saman järjestelmän kautta. Suunnitelmat voidaan hyväksyttää esimiehellä jo ennen varausten tekemistä. Tällöin korvaushakemus hyväksytään automaattisesti, jos lopulliset kustannukset eivät ole hyväksyttyjä kustannuksia suuremmat. Rahat varataan, kun hakemus on tehty. Näin kaikki matkatiedot pysyvät tallessa ja järjestyksessä, ja ne ovat helposti saatavilla. Samalla budjetit pysyvät hallinnassa.

Baswaren matka- ja kululaskujen hallinta integroidaan matkanvaraus-, luottokortti-, toiminnanohjaus- ja maksujärjestelmiin. Niinpä se löytää korvaushakemukseen liittyvät majoitukset, autonvuokraukset ja luottokorttiostot saumattomasti. Koska työntekijöiden ei tarvitse käydä kuitteja läpi, syöttää tietoja ja tehdä korvaushakemuksia manuaalisesti, inhimillisten virheiden riski on pienempi. Lisäksi raportoinnin automaatio jättää vähemmän mahdollisuuksia vilpille.

Mobiilikuittien lähetys helpottaa raportointia huomattavasti. Työntekijät voivat ilmoittaa kulunsa heti, jolloin korvauksetkin tulevat nopeammin. Vaivalloisten paperitöiden määrä vähenee, ja kulujen raportointiprosessista tulee yksinkertaisempi.

Matkakulujen loogiseen ja yksinkertaiseen tallentamiseen on olemassa sovellus. Työntekijät voivat ottaa kuvan kustakin kuitista matkapuhelimellaan, ladata sen ja määrittää sitten kululuokan, summan ja muut korvaushakemukseen tarvittavat tiedot. Kuvat voidaan lisätä sovellukseen reaaliaikaisesti, tai niitä voidaan ladata kirjastosta myöhemmin. Kun työntekijä sitten on valmis lähettämään korvaushakemuksen – joko toimistolle palatessaan tai jo matkalla – kulutiedot ovat valmiina. Esimiehet puolestaan voivat hyväksyä raportteja missä ja milloin vain.

Luottokortti-integraation ansiosta myyjien nimet, lentojen hintatiedot, hotelli- ja autonvuokraustiedot ym. eivät pääse unohtumaan. Kaikkien kulujen seuraaminen on helppoa, eikä puuttuvien tietojen etsimiseen tuhlaannu aikaa.

Työntekijät voivat lähettää matkasuunnitelmansa, korvaushakemuksensa ja kuittinsa missä ja milloin vain, ja esimiesten on helppo tarkastella ja hyväksyä hakemuksia. Hyväksyntä tapahtuu yhdellä painalluksella mobiililaitteella, joten prosessi on nopea. Näin matkakulut voidaan hyväksyä jo etukäteen, todelliset kulut saadaan tietoon välittömästi ja korvaukset maksetaan nopeammin.