Verkkolaskujen vastaanottoratkaisut

Laskujen vastaanoton yhtenäistämisen ja digitalisoimisen ansiosta voit hyväksyä toimittajien laskut riippumatta siitä, kuinka he lähettävät ne. Pystymme vastaanottamaan ja käsittelemään mistä päin maailmaa tahansa saapuvia laskuja yli 220 verkkolaskujen palvelukumppanin avulla. Pääset heti eroon papereista ja varmistat kansainvälisten sekä erilaisten maantieteellisten vaatimusten täyttämisen.

Kun siirrytään pois paperilaskuista, tietojen syöttämisestä aiheutuvia virheitä ei käytännössä tule, joten saat täydelliset ja täsmälliset tiedot. Prosessisi on sujuvampi ilman näitä virheitä ja saat täydelliset, validoidut tiedot prosessin jokaisessa vaiheessa. Basware Network -verkoston avulla toimittajat voivat itse tarkistaa laskujen maksun tilan, joten työntekijöidesi ei tarvitse vastata toimittajien kyselyihin.

Koska Basware Network Solutions for AP pystyy tallentamaan kaikki laskusi sähköisesti (kaikki muodot ja tyypit; ostotilauksella ja ilman; suora ja epäsuora), voit alkaa muodostaa täydellistä profiilia yrityksen menoista organisaatiollesi. Johtotiimi pystyy luottamaan siihen, että ostoreskontrasi henkilöstön antamat ennusteet ja tiedot ovat tarkkoja, mikä mahdollistaa paremman suunnittelun.

Useimmilla organisaatioilla on useita toimittajia, joiden tekniset valmiudet vaihtelevat suuresti. Basware Network palvelee kaikenkokoisia toimittajia suurista kansainvälisistä organisaatioista pieniin kahden hengen yrityksiin. Kaupankäyntiverkostomme tukee eri tapoja lähettää laskuja, kuten suuryritysten B2B-integrointeja EDI- ja XML-muodossa, keskisuurten yritysten PDF-laskuja ja jopa perinteistä paperilaskutusta. Toimittajien ei siis tarvitse muuttaa toimintatapojaan, joten toimittajayhteistyö sujuu mutkattomasti. Saat kaikki laskusi samanlaisina verkkolaskuina alusta alkaen.

Jos sähköpostisi pursuaa manuaalista käsittelyä vaativia PDF-laskuja, ratkaisu on SmartPDF – palvelu, joka poimii tiedot PDF-laskuista automaattisesti.Palvelu muuntaa vastaanotetun PDF-laskun automaattisesti verkkolaskuksi. Näin voit

• vähentää kustannuksia skannaukseen verrattuna nopeamman käsittelyn ja tarkempien tietojen ansiosta

• ottaa palvelun nopeasti käyttöön minimaalisin IT-resurssein

• tuoda toimittajat palvelun piiriin vaivattomasti, sillä niiden prosessi ei muutu.

Lue lisää Smart PDF -palvelusta.

Täydellisessä maailmassa kaikki laskutus tapahtuu sähköisesti. Sitä odotellessa Basware auttaa sinua vastaanottamaan perinteisiä paperilaskuja toimittajilta, jotka eivät vielä ole siirtyneet verkkolaskutukseen. Tarjoamme kaksi tapaa hallita paperilaskuja:

Baswaren skannauspalvelu:

Basware vastaanottaa paperilaskut puolestasi ja skannaa ne. Skannauksen jälkeen pätevä henkilöstömme varmistaa, että tiedot on poimittu tarkasti. Näin saat aina sähköisen laskun. Tämä hallittu palvelu säästää aikaa ja rahaa, koska:

• toimittajat lähettävät paperilaskut suoraan Baswaren postilokero-osoitteeseen ja Basware vastaa niiden skannauksesta, tietojen validoinnista ja poikkeuksien käsittelystä

• toimitamme laskun ostolaskujärjestelmääsi vaaditussa muodossa, ja saat laskusta myös skannatun kuvan.

Lue lisää Baswaren skannauspalvelusta.

Enää ei tarvitse huolehtia täpötäysistä arkistokaapeista, työpöydälle tai sisäiseen järjestelmään sikin sokin tallennetuista PDF-tiedostoista tai maakohtaisten arkistointisäädösten seuraamisesta, kun voit tallentaa saamasi laskut automaattisesti Basware Vaultiin. Kehittyneellä tekniikalla, digitaalisilla allekirjoituksilla ja tallennusratkaisuilla, jotka eivät ole muutettavissa, voidaan varmistaa, ettei tietoja pysty poistamaan tai käsittelemään luvattomasti. Voit noutaa laskut helposti ja milloin tahansa.

Lue lisää Basware Vault -palvelusta.

Yritykset pyrkivät usein vähentämään päivittäisissä toiminnoissa käytetyn paperin määrää. Paperilaskujen käsittely on hidasta ja kallista. Ostoreskontrasi suorituskyky todennäköisesti kärsii, jos:

• verkkolaskujen vastaanottaminen ei ole mahdollista suuressa määrin

• toimittajat on vaikea saada siirtymään verkkolaskutukseen

• automaation taso on alhainen paperilaskujen suuren määrän vuoksi.

Jos sinulla ei ole ratkaisua, joka pystyy vastaanottamaan laskut sähköisesti alusta alkaen tai muuttamaan paperilaskut sähköiseen muotoon, sinun on käytettävä hitainta mahdollista käsittelymuotoa – manuaalista käsittelyä. Ja sen seurauksena:

• manuaalisesta kirjauksesta aiheutuu virheitä, jotka johtavat virheelliseen tai kelvottomaan dataan

• laskujen maksun tilaan ei ole näkyvyyttä, mikä johtaa toimittajien jatkuviin maksuja koskeviin kyselyihin, eli henkilöstösi on käytettävä aikaa asioiden selvittämiseen ja vastaamiseen

• kun laskuja ei voida täsmäyttää sopimuksiin ja ostotilauksiin, seurauksena on kalliita prosesseja, jotka johtavat manuaaliseen käsittelyyn, epäluotettavaan dataan ja pitkiin käsittelyaikoihin.

Paperilaskujen käsittely tarkoittaa, että kaikki vie enemmän aikaa kuin pitäisi, mukaan luettuna toimittajien maksut. Manuaalisessa ympäristössä on todennäköisesti vaikeaa maksaa toimittajille ajoissa, jolloin menetetään aikaistetuista maksuista saatavat alennukset, jos seuraavat suoritetaan manuaalisesti:

• sanomamuotojen muuntaminen, datan validointi ja alv-säännösten noudattamisen tarkistus

• laskujen täsmäytys ostotilauksiin, vastaanottokuittauksiin, sopimuksiin jne.

• hyväksyjien selvittäminen ja lukuisien poikkeuksien käsittely.