Saapuvat laskut

Haluatko parantaa taloushallinnon prosesseja, poistaa paperit ja auttaa toimittajia ottamaan käyttöön verkkolaskut?

Verkkolaskujen vastaanottaminen on ensimmäinen askel kohti toimintojen yksinkertaistamista. Baswaren ostoreskontran verkkoratkaisujen avulla voit vastaanottaa kaikki laskusi sähköisesti – ilman, että toimittajiesi on muutettava laskujen nykyistä lähetystapaa.

Liikaa paperia

Yritykset pyrkivät usein vähentämään päivittäisissä toiminnoissa käytetyn paperin määrää. Paperilaskujen käsittely on hidasta ja kallista. Ostoreskontrasi suorituskyky todennäköisesti kärsii, jos:

verkkolaskujen vastaanottaminen ei ole mahdollista suuressa määrin
toimittajat on vaikea saada siirtymään verkkolaskutukseen
automaation taso on alhainen paperilaskujen suuren määrän vuoksi.

Hitaat käsittelyajat

Jos sinulla ei ole ratkaisua, joka pystyy vastaanottamaan laskut sähköisesti alusta alkaen tai muuttamaan paperilaskut sähköiseen muotoon, sinun on käytettävä hitainta mahdollista käsittelymuotoa – manuaalista käsittelyä. Ja sen seurauksena:

manuaalisesta kirjauksesta aiheutuu virheitä, jotka johtavat virheelliseen tai kelvottomaan dataan
laskujen maksun tilaan ei ole näkyvyyttä, mikä johtaa toimittajien jatkuviin maksuja koskeviin kyselyihin, eli henkilöstösi on käytettävä aikaa asioiden selvittämiseen ja vastaamiseen
kun laskuja ei voida täsmäyttää sopimuksiin ja ostotilauksiin, seurauksena on kalliita prosesseja, jotka johtavat manuaaliseen käsittelyyn, epäluotettavaan dataan ja pitkiin käsittelyaikoihin.

Myöhästyneet maksut ja menetetyt alennukset

Paperilaskujen käsittely tarkoittaa, että kaikki vie enemmän aikaa kuin pitäisi, mukaan luettuna toimittajien maksut. Manuaalisessa ympäristössä on todennäköisesti vaikeaa maksaa toimittajille ajoissa, jolloin menetetään aikaistetuista maksuista saatavat alennukset, jos seuraavat suoritetaan manuaalisesti:

sanomamuotojen muuntaminen, datan validointi ja alv-säännösten noudattamisen tarkistus
laskujen täsmäytys ostotilauksiin, vastaanottokuittauksiin, sopimuksiin jne.
hyväksyjien selvittäminen ja lukuisien poikkeuksien käsittely.

Basware Networkin hyödyt ostoreskontraan

Basware Network on joustavin verkosto laskujen vastaanottamiseen. Toimittajien ei tarvitse muuttaa laskutusmenetelmiään eikä maksaa Basware Network -verkostoon liittymisestä. He lähettävät laskut totuttuun tapaan (paperi, PDF, EDI jne.) ja integroitu ratkaisupakettimme muuntaa ja toimittaa nämä laskut automaattisesti sinulle aitoina verkkolaskuina, joten voit hoitaa käsittelyn täysin sähköisesti ensimmäisestä päivästä alkaen.

Me voimme myös automatisoida ostoreskontraprosessisi – lue lisää Basware Purchase to Pay -ratkaisusta.

Lisätietoja

Basware Networkin hyödyt ostoreskontraan

"Yhteistyömme Baswaren kanssa toimittaja-aktivoinnissa on tuottanut niin hyviä tuloksia, että asetamme tavoitteemme vielä korkeammalle. Saavutimme yli 60 prosentin verkkolaskuosuuden paljon ennen tavoiteaikaa ja nyt osuus on 75 prosenttia. Tavoitteemme on tulevana vuonna saavuttaa jopa 80 tai 90 prosenttia. Uskomme, että tämä on mahdollista Baswaren avulla."

Lars Myhrvold, Administrative Manager, Invoices received Group, UiO

Kuinka Baswaren ratkaisut ostoreskontraan auttavat sinua?

Käytitpä laskujesi käsittelyyn ERP-järjestelmää tai toimialan johtavaa ostoreskontraratkaisua, Basware tarjoaa laajimman ja yhteensopivimman verkoston, jotta laskut voidaan vastaanottaa paremmin ja toimittajayhteyttä tehostaa.

100% toimittajayhteys ja maailmanlaajuinen vaatimustenmukaisuus

Laskujen vastaanoton yhtenäistämisen ja digitalisoimisen ansiosta voit hyväksyä toimittajien laskut riippumatta siitä, kuinka he lähettävät ne. Pystymme vastaanottamaan ja käsittelemään mistä päin maailmaa tahansa saapuvia laskuja yli 220 verkkolaskujen palvelukumppanin avulla. Pääset heti eroon papereista ja varmistat kansainvälisten sekä erilaisten maantieteellisten vaatimusten täyttämisen.

Optimoidut prosessit ja parannettu tieto

Kun siirrytään pois paperilaskuista, tietojen syöttämisestä aiheutuvia virheitä ei käytännössä tule, joten saat täydelliset ja täsmälliset tiedot. Prosessisi on sujuvampi ilman näitä virheitä ja saat täydelliset, validoidut tiedot prosessin jokaisessa vaiheessa. Basware Network -verkoston avulla toimittajat voivat itse tarkistaa laskujen maksun tilan, joten työntekijöidesi ei tarvitse vastata toimittajien kyselyihin.

Tarkat ennusteet

Koska Basware Network Solutions for AP pystyy tallentamaan kaikki laskusi sähköisesti (kaikki muodot ja tyypit; ostotilauksella ja ilman; suora ja epäsuora), voit alkaa muodostaa täydellistä profiilia yrityksen menoista organisaatiollesi. Johtotiimi pystyy luottamaan siihen, että ostoreskontrasi henkilöstön antamat ennusteet ja tiedot ovat tarkkoja, mikä mahdollistaa paremman suunnittelun.

Johtava toimija Forresterin vuoden 2017 Vendor Landscape: B2B Business Networks -raportin mukaan

Johtava toimija vuoden 2018 IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Procure-to-Pay Applications -raportin mukaan

Vastaanottavan verkon tärkeimmät ominaisuudet

Paperilaskujen skannauspalvelu

Täydellisessä maailmassa kaikki laskutus tapahtuu sähköisesti. Sitä odotellessa, jos toimittajat eivät pysty lähettämään verkkolaskuja, Basware Scan & Capture vastaanottaa paperilaskut puolestasi ja skannaa ne. Skannauksen jälkeen pätevä henkilöstömme varmistaa, että tiedot on poimittu tarkasti. Näin saat aina sähköisen laskun.

Tämä hallittu palvelu säästää aikaa ja hermoja, koska

toimittajat lähettävät paperilaskut suoraan Baswaren postilokero-osoitteeseen, ei yrityksellesi
skannaamme laskut uusimmilla ja nopeimmilla laitteilla
käsittelemme poikkeukset puolestasi
henkilöstömme tarkistaa poimittujen laskutietojen oikeellisuuden
toimitamme laskun ostolaskujärjestelmääsi vaaditussa muodossa, ja saat laskusta myös skannatun kuvan.

Lue lisää Scan & Capture -palvelusta.

SmartPDF automatisoituun laskujen käsittelyyn

Jos sähköpostisi pursuaa manuaalista käsittelyä vaativia PDF-laskuja, ratkaisu on SmartPDF – palvelu, joka poimii tiedot PDF-laskuista automaattisesti. Palvelu muuntaa vastaanotetun PDF-laskun automaattisesti verkkolaskuksi. Näin voit

vähentää kustannuksia skannaukseen verrattuna nopeamman käsittelyn ja tarkempien tietojen ansiosta
ottaa palvelun nopeasti käyttöön minimaalisin IT-resurssein
tuoda toimittajat palvelun piiriin vaivattomasti, sillä niiden prosessi ei muutu.

Lue lisää Smart PDF -palvelusta.

CloudScan omatoimisille organisaatioille ja etätoimistoille

Jos toimistoon tulee paperilaskuja vain silloin tällöin, voit valita Basware CloudScan -palvelun, jonka avulla voit skannata harvinaiset paperilaskut itse. Sen jälkeen voit validoida laskut itse tai antaa Baswaren validoida ne puolestasi. Kummassakin tapauksessa saat validoidun verkkolaskun, joka on valmis käsiteltäväksi ja maksettavaksi laskujärjestelmässäsi tai ERP-ratkaisussasi.

Lue lisää Basware CloudScan -palvelusta.

Laskujen arkistointi

Enää ei tarvitse huolehtia täpötäysistä arkistokaapeista, työpöydälle tai sisäiseen järjestelmään sikin sokin tallennetuista PDF-tiedostoista tai maakohtaisten arkistointisäädösten seuraamisesta, kun voit tallentaa saamasi laskut automaattisesti Basware Vaultiin. Kehittyneellä tekniikalla, digitaalisilla allekirjoituksilla ja tallennusratkaisuilla, jotka eivät ole muutettavissa, voidaan varmistaa, ettei tietoja pysty poistamaan tai käsittelemään luvattomasti. Voit noutaa laskut helposti ja milloin tahansa.

Lue lisää Basware Vault -palvelusta.