Mullista liiketoimintasi hankinnasta maksuun -prosessi

Paperipohjaiset prosessit ovat organisaation rajallisten resurssien syöppö. Jos automaatiota ei hyödynnetä laajasti, työntekijöiden aika kuluu taktisiin tiedonsyöttötehtäviin ja rahaa valuu hukkaan päivittäin, koska yrityksesi

• Taistelee kulujen hallinnan kanssa ja yrittää jalkauttaa hankintaohjeita

• Käsittelee lukuisia poikkeuksia ja ristiriitoja ostoreskontrassa

• Toimii kireissä väleissä toimittajiin ja maksaa viivästysmaksuja

• Ei saa näkymää siihen kuinka rahaa käytetään yrityksessä

Kun yritys toimii manuaalisilla ja paperipohjaisilla prosesseilla, talouden data on hajallaan koko organisaatiossa. Tiedon kerääminen, hallitseminen ja analysoiminen on vaikeaa. Jos yritykselläsi ei ole automatisoitua kilpailutuksesta maksuun -ratkaisua, et luultavasti pysty:

• Saamaan 100% näkyvyyttä kuluihin tai hyödyntämään analytiikkaa

• Tuottamaan käyttökelpoista tietoa prosessien kehitykseen, toimittajien laadun parannukseen tai huijausten tunnistamiseen

• Tekemään tietoon pohjautuvia, strategisia päätöksiä reaaliaikaisen, täydellisen datan pohjalta.

Epäyhtenäinen kilpailutuksesta maksuun -prosessi tarkoittaa, että yrityksesi kyky luoda strategisia yhteistyösuhteita toimittajien kanssa on rajallinen. Todennäköisesti tunnet tämän tuskan, jos koet: 

• Vaikeuksia arvioidessasi toimittajia ja heiltä saatua tietoa

• Epävarmuutta huijauksen mahdollisuuksista

• Hankaluuksia toimituskannan koon optimoinnissa

• Hankaluuksia toimittajien kanssa kun maksut ovat myöhässä, poikkeuksia on ja viestintä ei ole riittävää

• Huolta toimitusketjun riskeistä

Automatisoidun kilpailutuksesta maksuun -prosessin merkittävimpiä etuja on mahdollisuus koota taloustietoja keskitetysti kaikilta toiminnan osa-alueilta. Baswaren ratkaisu on ainoa laatuaan, koska sen avulla asiakas pystyy kokoamaan kaiken datan 100-prosenttisesti käyttöönsä liiketoiminnassa hyödynnettäväksi. Jos yrityksen kaikki toimittajat on aktivoitu verkkolaskutuksen piiriin, kaikki suorien ja epäsuorien kulujen laskut ovat sähköisesti jäljitettävissä ja jokainen käyttää sähköistä hankintaratkaisua, saavutetaan täydellinen läpinäkyvyys yrityksen rahankäyttöön kaikkien menojen osalta. Tämä avaa huimia näköaloja.

Tietojen näkyvyys on monessa suhteessa avaintekijä. Se auttaa yritystä

• hahmottamaan paremmin, kuinka rahaa on käytetty
• pääsemään eroon turhista kuluista
• optimoimaan toimittajakannan koon
• hyödyntämään määräalennuksia
• varmistamaan ajantasaiset maksut
• vahvistamaan strategisia yhteistyösuhteita ja innovaatiota
• laatimaan luotettavia rahavirtaennusteita.

Automatisoidun kilpailutuksesta maksuun -ratkaisun ansiosta yritys pääsee eroon työläistä ja kalliista manuaalisista työvaiheista, jotka hidastavat ja hankaloittavat prosesseja ja liiketoimintaa. Kun prosessien nopeus ja teho optimoidaan automaation avulla,

• käsittelyajat lyhenevät merkittävästi
• toimittajille pystytään maksamaan nopeammin
• monet käytännön ongelmat, kuten viivästyskorot, kadonneet laskut ja päällekkäiset maksut, voidaan välttää
• strategisia kumppanuussuhteita voidaan rakentaa ja vahvistaa toimittajien kanssa
• säästetään rahaa ja vapautetaan käyttöpääomaa
• toimitusketjuun liittyvät riskit pienenevät.

Automatisoitu kilpailutuksesta maksuun -prosessi on liiketoimintaratkaisu, joka takaa mielenrauhan. Kun yritys luopuu paperipohjaisista manuaalisista prosesseistaan, se pystyy

• karsimaan villin ostamisen
• varmistamaan automaattisesti, että kaikki laskut ovat verolainsäädännön vaatimusten mukaisia
• pääsemään eroon kadonneista ja päällekkäisistä laskuista
• vähentämään poikkeustapauksia ja karsimaan virheet
• validoimaan toimittajatiedot ja lisäämään toimittajasuhteiden läpinäkyvyyttä
• luomaan täydellisen sähköisen kirjausketjun
• tunnistamaan järjestelmässä ilmenneen vilpillisen toiminnan.

Baswaren kilpailutuksesta maksuun -ratkaisu on käytettävissä maailman laajimman, yhteensopivimman ja joustavimman liiketoimintaverkoston kautta. Liittymällä verkostoon saat yhteyden yli 220 kumppaniin ja yli 1 miljoonaan ostajaan ja toimittajaan eri puolilla maailmaa. Basware Network -verkoston kautta organisaatio voi lähettää ja vastaanottaa ostotilauksia ja laskuja, hallita toimittajatietoja, pitää yhteyttä kumppaneihin, luoda maksuohjelmia tai liittyä niihin ja hyödyntää rahavirran hallintaa tehostavia rahoituspalveluja.

Lue lisää Basware Network -verkostosta tästä.

Jos käyttäjille tarjotaan hankintaratkaisua, jonka toimintaperiaate on jo entuudestaan tuttu, 100-prosenttinen käyttöaste on helpompi saavuttaa. Käyttäjät löytävät helposti ja nopeasti etsimänsä kuluttajaverkkokauppaa muistuttavasta ja sopimustenmukaista ostamista tukevasta hankintaympäristöstä, jossa on monipuoliset hakutoiminnot. Koska työkalu on helppokäyttöinen, käyttäjillä ei ole loogista syytä olla käyttämättä sitä jatkuvasti. Kun käyttäjä on esittänyt hankintapyynnön, rivitason hyväksynnällä varmistetaan, että hän saa tarvitsemansa viivytyksettä. Kun pyyntö on hyväksytty, siitä luodaan ostotilaus ja tilaus lähtee saman tien eteenpäin. Käyttäjän ei tarvitse jäädä odottamaan, että kaikki tilauksessa olevat tuotteet on hyväksytty.

Baswaren laskuautomaatioratkaisu käsittelee kaikki yrityksesi laskut. Oli sitten lasku EDI- tai XML-muotoinen, paperinen tai PDF-lasku, ostotilausnumerollinen tai ostotilaukseton, suoraan tai epäsuoraan hankintaan liittyvä, se aina hyväksytään Basware Network -verkostossa ja muunnetaan aidoksi verkkolaskuksi. Kaikki laskut täsmäytetään automaattisesti rivitasolla ja otsikkotasolla. Täsmäytettävänä tietona voi olla esimerkiksi laskutieto, ostotilaus, vastaanottokuittaus, laatutarkistus tai sopimus. Laskuautomaatioprosessi ei vaadi manuaalista työtä, ja sillä pystytään minimoimaan poikkeustapaukset. Kansainväliset säädöstenmukaisuusvaatimukset on automaattisesti varmistettu, joten yritys voi luottaa siihen, että kaikki laskut ovat maakohtaisten säädösten ja verolainsäädännön vaatimusten mukaisia.

Lue lisää Laskuautomaatio-ratkaisusta tästä.

Useilla kansainvälisillä organisaatioilla on käytössään erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä, mistä voi aiheutua IT-osastoja kuormittavia kalliita integrointiprojekteja. Rinnakkaisia toiminnanohjausjärjestelmiä käytettäessä myös yrityksen taloustieto on hajallaan eri järjestelmissä. Baswaren ratkaisu poistaa tämän pulman, koska integrointi hoituu hankinnasta maksuun -prosessin myötä. Baswaren järjestelmä pystyy integroitumaan helposti, nopeasti ja samanaikaisesti kaikkien yrityksen toiminnanohjausjärjestelmien kanssa (tukee yli 250:tä toiminnanohjausjärjestelmää), ja sen avulla yrityksen kaikki taloustiedot pystytään kokoamaan keskitetysti yhteen paikkaan. Ratkaisun ERP-sertifiointi takaa saumattoman yhteensopivuuden maailman johtavien toiminnanohjausjärjestelmien (esimerkiksi SAP, Oracle ja Microsoft Dynamics) kanssa.

Lue lisää ERP-integraatioista tästä.

Basware Analytics on todellinen liiketoimintatiedon voimalaitos. Taloustiedoista luotujen raporttien ja raporttikoosteiden avulla yritys pystyy analysoimaan hankintaprosessin avainlukuja sekä laskuautomaation ja talouden metriikkatietoja ja reagoimaan niiden mukaisesti. Tietoja voi tarkastella myös yksityiskohtaisemmalla tasolla. Tarkemman analyysin tiedot auttavat tehostamaan prosesseja, tunnistamaan ja korjaamaan ongelmakohtia, analysoimaan kulurakenteita, ennustamaan rahavirtaa ja tekemään paremmin perusteltuja päätöksiä. Kilpailutuksesta maksuun -analytiikan avulla voi helposti seurata tavoitteiden toteutumista tai yrityksen suoriutumista verrattuna menestyviin Basware Network -verkoston yrityksiin. Analytiikka auttaa myös virtaviivaistamaan prosesseja ja järkeistämään kulutusta.

Lue lisää Analytiikasta tästä.