Sähköinen hankinta

Ilman kokonaisvaltaista kuvaa yrityksen kuluista et pysty toteuttamaan säästöhankkeita etkä tekemään hankintoja strategisesti.

Esimerkiksi seuraavat ongelmat liittyvät puutteelliseen käsitykseen yrityksen menoista:

• Kuukausittaisia menoja on vaikea tarkastella luokan, toimittajan ym. määritelmien mukaan.
• Taloushallintoon tulee usein yllätyslaskuja, jotka sotkevat ennusteet.
• Hankintojen vaikutusta budjettiin on vaikea arvioida ennen kuin kuluun on sitouduttu.

Tunnetko itsesi yrityspoliisiksi, joka yrittää pakottaa muut noudattamaan hankintakäytäntöjä ja -prosesseja? Siinä tapauksessa sinun kannattaa automatisoida hankintaprosessi ja tarjota ihmisille työkalu, jota he käyttävät mielellään. Tällöin kaikki työntekijät myös ottavat sen käyttöön.

Menoja on vaikea hallita, jos työntekijät

• ostavat tuotteita ja palveluita eri tavoin ja useiden kanavien kautta
• käyttävät useita toimittajia, joista osa on sopimustoimittajia ja osa ei
• ostavat tuotteita useaan eri hintaan ja vaihtelevat tilausmääriä.

Jos hankintaprosessia ei ole vielä automatisoitu ja olet yhteyksissä toimittajiin useiden kanavien kautta – puhelimitse, sähköpostitse ja faksitse – toimitusketjun läpinäkyvyyden varmistaminen, toimittajasuhteiden vahvistaminen ja toimitusketjuun liittyvien riskien minimoiminen on vaikeaa.

Tällöin on vaarana, että

• et pysty optimoimaan maksujasi strategisille toimittajille, koska tarvittavat kulutustiedot eivät ole saatavilla
• toimittajat eivät pysty ilmoittamaan uusista tuotteista tai hintamuutoksista helposti, mikä hidastaa toimitusprosessia
• ostotilausten hinnat eivät vastaa sopimushintoja.

Näkymätöntä on mahdoton optimoida. Manuaalisia prosesseja käyttävien organisaatioiden on vaikea tietää, mistä niiden kulut koostuvat. Kun hankinnat automatisoidaan ja työntekijät käyttävät sähköisen hankinnan ratkaisua mielellään, säästö- ja hallintamahdollisuudetkin ovat paremmat. Kun kulut ovat läpinäkyviä

• pysyt budjetissa ja näet budjetin tilanteen
• näet kulut toimittajittain, pystyt vakiinnuttamaan toimittajakannan ja saat määräalennuksia
• näet hallitut ja hallitsemattomat kulut ja tiedät, millä osa-alueilla on parannettavaa
• voit tarkastella sopimuskuluja: näet, ostavatko työntekijät sopimustoimittajilta ja toteutuvatko sovitut säästöt
• voit tarkastella kuluja kategorioittain ja näet sekä suorat että epäsuorat kulut, joten saat käsityksen suurimmista kululajeista
• näet, kuka tekee hankintoja käytäntöjen vastaisesti ja kuka hyväksyy tällaiset hankinnat – tällöin osaat tarjota lisäkoulutusta sitä tarvitseville ja pystyt varmistamaan, että kulut hyväksytään ennenhankintaan sitoutumista
• näet ylätason trendien ja kaavojen taakse.

Hallintatoimet ja vaatimustenmukaisuuden varmistaminen voidaan myös automatisoida, jolloin sinun ei tarvitse toimia kulupoliisina. Kulujenhallintaa on mahdollista tehostaa esimerkiksi seuraavilla tekniikoilla:

• verkkokuvastoilla ja punchout-verkkokaupoilla, joista näkyvät voimassa olevat sopimushinnat ja -tuotteet – käyttäjillä on siis runsaasti sovittujen käytäntöjen mukaisia vaihtoehtoja
• kontekstiohjeilla, joiden avulla käyttäjät osaavat valita sopimustoimittajat ja edullisimmat vaihtoehdot ja saavat ilmoituksen käytäntöjen rikkomisesta heti sen sijaan, että pyyntö hylättäisiin lähettämisen jälkeen
• tekniikalla, joka ohjaa käyttäjiä toivottuun suuntaan koko ostoprosessin ajan ja toimii apuna sähköisen hankinnan ratkaisun käytössä.

Työntekijöille mieluisa ratkaisu ja edistykselliset hankintatekniikat tuottavat säästöjä kuin itsestään. Yritys voi keskittyä kulujen optimointiin ja

• analysoida koko organisaation menoja
• pitää toimittajat tyytyväisinä, neuvotella parempia sopimuksia, säästää tilaamalla suuria määriä kerralla ja ostaa innovaatioita
• optimoida prosesseja ja karsia tehottomia toimintoja.

On demand -tekniikoiden maailmassa työntekijät odottavat samanlaista kokemusta kuin kuluttajatkin verkko-ostoksia tehdessään. Baswaren B2B-ratkaisu täyttää nämä odotukset. Edistyksellinen tuotetietokanta, helppo toimittajien tuoteluetteloiden lataus, sujuva navigointi ja muut ominaisuudet tuottavat mukavan ostokokemuksen, ja hinnat ja tuotevaihtoehdot pysyvät ajan tasalla. Ratkaisu helpottaa myös uusien tuotteiden hintojen tiedustelua ja muuta yhteistyötä toimittajien kanssa.

Lue lisää Basware Marketplace

Ohjatulla ostamisella tarkoitetaan tekniikkaa, joka ohjaa käyttäjiä toivottuun suuntaan koko ostoprosessin ajan ja toimii apuna sähköisen hankinnan ratkaisun käytössä. Ensin käyttäjälle näytetään useimmin tilattujen tuotteiden (kuten IT-tuotteiden, toimistotarvikkeiden tai messumateriaalien) kuvakkeita. Tarjolla on apua sopimustoimittajien ja edullisimpien vaihtoehtojen valitsemiseen, ja käyttäjä saa ilmoituksen käytäntöjen rikkomisesta heti sen sijaan, että pyyntö hylättäisiin lähettämisen jälkeen. Tämä helpottaa sopimustoimittajilta ostamista. Lisäksi hankinnan ammattilaisia tarvitaan vähemmän muissa kuin strategisissa hankinnoissa.

Hankintanäkymien avulla yritykset pystyvät seuraamaan kaikkia sopimuspohjaisia ja poikkeavia kulujaan. Menoja voi tarkastella ja analysoida kategorian, toimittajan, maantieteellisen alueen tai liiketoimintayksikön mukaan. Tietojen pohjalta voidaan löytää mahdollisuuksia hyväksyntäaikojen lyhentämiseen, kulujenhallinnan tehostamiseen ja toimittajien suoriutumisen seurantaan.

Tutustu analytiikkaratkaisuihin

Baswaren tavoitteena on järkeistää yrityksesi toimintaa ja kuluja. Tämä onnistuu muun muassa automatisoimalla hankintaprosesseja ja muita päivittäisiä rutiineja. Hankintaratkaisumme automaattiominaisuudet helpottavat tarjouspyyntöjen lähettämistä, kilpailutusta ja uusien toimittajien hankkimista.

Lue lisää Basware Strategic Sourcing