Apua muutosten toteuttamiseen

Jos käytössä olevassa ratkaisussa ei ole raportointitoimintoa, työntekijöiltä tuhlaantuu aikaa raporttien laatimiseen itse. Manuaalinen raportointi aiheuttaa turhaa vaivaa, jos

• tiedot ovat jakautuneet useisiin järjestelmiin

• työntekijöiden aikaa kuluu kuukausittain raportteihin tarvittavien tietojen keräämiseen

• tiedoissa on aukkoja ja niihin liittyviin kysymyksiin on vaikea saada vastauksia.

Jos yrityksen kulutustiedot ovat vajavaiset, asioista on mahdotonta saada täydellistä kuvaa. Puutteellisia ja epätarkkoja tietoja ei voida käyttää yrityksen strategisten päätösten pohjana, joten ne ovat hyödyttömiä. Tietojen vajavaisuuden syitä ja merkkejä ovat esimerkiksi seuraavat:

• yritys käyttää avointen sitoumusten tarkasteluun useita alustoja

• toteutuneista ja tulevista menoista on vaikea pysyä ajan tasalla

• asioita ei voi ennakoida ja suunnitella luottavaisin mielin

• ohjien pitäminen käsissä on hankalaa ja kulujen kasvamista on vaikea hillitä.

Yksi digitaalisen aikakauden etuja on se, että yritykset voivat tehdä päätöksiä faktojen pohjalta. Helppoa se ei välttämättä kuitenkaan ole. Ongelmia voi ilmetä, jos

• dataa on paljon ja sen pohjalta on vaikea tehdä päätelmiä

• työntekijät joutuvat keräämään ja yhdistelemään tietoja vastausten hankkimiseksi

• dataa ei visualisoida, jotta numeroiden, taulukoiden ja esitysten tulkitseminen olisi helpompaa.

Baswaren näkymät antavat organisaatiolle kattavan kuvan P2P-prosessista. Niistä saa niin toimittajia, menoja kuin maksujakin koskevia tietoja. Kun tiedot ovat saatavilla välittömästi, tulevaisuuden suunnitteleminenkin onnistuu nopeammalla aikataululla.

Yritys pystyy analysoimaan:

• toimittajien suoriutumista sekä tilausten käsittely- ja toimitusaikoja

• taloushallinnon poikkeuksia ja laskujen käsittelyaikoja

• tavoitteiden toteutumista ja yrityksen suoriutumista verrattuna muihin Basware Network -verkoston yrityksiin.

Kun yrityksen menot ovat täysin läpinäkyvät ja niiden analysointiin on käytettävissä edistyksellisiä työkaluja, säästömahdollisuuksien löytäminenkin on helpompaa.

Hyödyt:

• kattavat tiedot toteutuneista ja varmistuneista kuluista yhdessä paikassa (koskee sekä suoria että epäsuoria menoja)

• koko organisaation kulut sekä kunkin kategorian, toimittajan, kustannuspaikan ja pääkirjatilin kulut erikseen

• hallittujen ja hallitsemattomien kulujen trendit

Kulutustottumusten, laskujen käsittelyaikojen ja odotettavien maksujen analysointi antaa yritykselle paremmat valmiudet tulevien ja lähtevien maksujen ennakointiin. Koska Basware Analytics integroidaan yrityksen taloushallinnon ja sähköisen hankinnan ratkaisuihin, käytettävissä on aina ajan tasalla olevaa tietoa.

Ostoreskontralle suunnitellut näkymät parantavat organisaation tehoa helpottamalla laskujen käsittelyaikojen seurantaa. Kun prosessin pullonkaulat saadaan korjattua ennen ongelmien ilmenemistä, yritys voi lisäksi hyödyntää varhaisen maksajan alennuksia.

Ostoreskontran näkymien tietoja ja toimintoja:

• laskujen kokonaiskäsittelyajat

• poikkeukset toimittajan, organisaation, laskun alkuperän, täsmäytystyypin tms. mukaan

• ennakoivat analysointityökalut, jotka merkitsevät todennäköisesti myöhässä maksettavat laskut

• maksusuunnitelmien seuranta

Hankintaan keskittyvien näkymien avulla yritykset pystyvät seuraamaan kaikkia sopimuspohjaisia ja poikkeavia kulujaan. Menoja voi tarkastella ja analysoida kategorian, toimittajan, maantieteellisen alueen tai liiketoimintayksikön mukaan. Tietojen pohjalta voidaan löytää mahdollisuuksia hyväksyntäaikojen lyhentämiseen, kulujenhallinnan tehostamiseen ja toimittajien suoriutumisen seurantaan.

P2P-prosessista kerätyn datan pohjalta saadaan arvokasta tietoa organisaation kaikilla tasoilla. Mobiilitoimintojen ansiosta tietoja voidaan tarkastella missä ja milloin vain.

Basware Analyticsin johtajille suunnattuja ominaisuuksia:

• tilastoja verkkolaskujen määristä, hallituista kustannuksista, automaattisesta täsmäytyksestä, eräpäivään mennessä maksetuista laskuista ym.

• työkaluja vertailuihin ja realististen KPI-mittareiden määrittämiseen

• työkaluja yrityksen menojen ja toiminnan tehon analysointiin

• työkaluja toimitusketjun optimointiin