TOIMIVIA TAPOJA PARANTAA OSTORESKONTRAN PROSESSEJA

Kun organisaatio kasvaa, sen prosessien on kasvettava mukana. Monilla toimialoilla on tavallista, että yritykset joutuvat tasapainoilemaan eri järjestelmien tuottamien erilaisten tietokokonaisuuksien kanssa, mikä aiheuttaa ajan ja resurssien hukkaa. Asia on korjattava, jos haluat sujuvoittaa ostolaskuprosessia.

Aloita tarkastelemalla prosessin tarpeettomia vaiheita, pullonkauloja ja tehottomia kohtia. Helpoiten teet sen kartoittamalla työnkulut visuaalisesti tiimisi kanssa ja tunnistamalla umpikujat tai alueet, joissa vastuut eivät ole selkeät. Kysy itseltäsi, miltä virtaviivaisempi järjestelmä näyttäisi? Näyttääkö prosessisi tehtaan liukuhihnalta vai suurkaupungin metrokartalta? Tavoitteena on tunnistaa tarpeettoman monimutkaiset vaiheet ja aloittaa työnkulkujen yksinkertaistaminen.

Virheet tietojen tallennuksessa voivat tuhota toiveet ostolaskuprosessin sujuvuudesta. Yksi yleisimmistä syistä virheellisten tietojen tallennukselle on manuaalinen syöttövirhe, jonka tarkastelu ja korjaaminen maksaa yritykselle aikaa ja rahaa. Mitä enemmän prosessissa on manuaalisia vaiheita, sitä suurempi on virheiden riski - puhumattakaan tunneista, jotka voisi kohdentaa lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

Paperilaskutuksen vaikutus on iso ja kauaskantoinen, joten sen huomioiminen osana prosessia on ratkaisevan tärkeää. Fyysiset paperilaskut aiheuttavat huomattavia viiveitä laskujen vastaanottamisessa, käsittelyssä ja hyväksymisessä, ja altistavat prosessin virheille, poikkeuksille ja suuremmille riskeille. Asiakirjojen vastaanottaminen sähköisessä muodossa, kuten sähköpostina, PDF-tiedostona tai verkon välityksellä, on yksinkertainen tapa luopua paperista, pitää dokumentit järjestyksessä ja turvassa sekä saada ne käyttöön helposti.

Jos lähetät tai vastaanotat PDF-laskuja sähköpostitse, vähennät kyllä paperin kulutusta, mutta laskutuksesi ei ole sähköistä. Jos käytät skannausta, käsittelet edelleen turhaan papereita. PDF-laskut, jotka on skannattava ja tallennettava OCR (Optical Character Recognition) -tekniikalla, vastaavat periaatteessa paperilaskuja. Vaikka sähköpostiin liitetty PDF-tiedosto on parempi kuin paperinen dokumentti, se ei silti anna kaikkia sähköisen laskutuksen etuja.

Tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta kuten edellä mainittiin, prosessin monimutkaisuus, epäselvät vastuut, manuaalinen tietojen syöttö ja paperin käyttö aiheuttavat suuren riskin tuplamaksuihin ja maksujen myöhästymisiin. Ostotilauksen ja laskun kohdistaminen voi olla yksi suurimmista maksujen hitauteen ja tärkeiden tietojen puuttumiseen johtavista tekijöistä, sillä se on yksi ostolaskuprosessin tärkeimmistä vaiheista. Prosessin tämän osan automatisoiminen niin, että ostotilaukset, vastaanottotositteet ja muut tarvittavat täsmäytysvaiheet hoituvat automaattisesti, varmistaa oikea-aikaiset maksut(ENG) ja mahdollistaa käteisalennusten käytön.

Manuaaliset prosessit ja paperipinot johtavat tietosiiloihin, jotka väistämättä heikentävät yrityksen läpinäkyvyyttä ja vaikeuttavat yrityksen kustannusten analysointia. Organisaatiot, joissa maksuliiketoimintoja on hajautettu, talousjärjestelmät ovat keskenään vertailukelvottomia ja prosessit manuaalisia, kokevat usein, että taloustietojen saatavuus on huono. Jos tietoja on saatavilla, ne ovat usein puutteellisia tai virheellisiä. Ilman selkeää näkymää ostoprosessista yritys altistuu riskeille ja tehottomuudelle, ja tapahtumien, toimittajien ja kustannusten näkyvyys on käytännössä olematon.