Ostoreskontran Sisäisen Tarkastuksen Vaiheet – Tarkistuslista

Usein ajatus tarkastuksesta voi tuntua hieman pelottavalta. Suorittamalla erityisesti ostoreskontran toimintojen tarkastuksia, havaitset huijaukset, virheet, pullonkaulat ja paljon muuta ennen kuin vahinkoja ehtii tapahtua. Säästät samalla yrityksesi aikaa ja rahaa. Ostoreskontran tarkastus (ENG) ei ole vain keino varmistaa vaatimustenmukaisuus, vaan myös keino sujuvoittaa toimintoja ja lisätä tehokkuutta.

MITÄ OSTORESKONTRAN TARKASTUS TARKOITTAA?

Ostoreskontran Tarkastus

Mitä ostoreskontran tarkastus tarkoittaa?

Ostoreskontran tarkastus on sukellus syvälle organisaation ostoreskontran tapahtumiin. Tarkastuksessa selvitetään, ovatko kaikki tapahtumat ja niihin liittyvät dokumentit sääntöjen mukaisia. Tarkastus tarjoaa myös tilaisuuden kehittää yrityksen toimintaa.

Miksi sisäinen valvonta on tärkeää?

Ostoreskontran sisäisellä valvonnalla on suuri merkitys yritykselle. Valvonnalla varmistetaan, että kaikki tapahtumat ja niihin liittyvät dokumentit ovat sääntöjen mukaisia ja että talousprosessit toimivat mahdollisimman tehokkaasti.

Kuinka usein sisäinen tarkastus tulisi tehdä?

Ei ole olemassa sääntöä siitä, kuinka usein yrityksen täytyy tehdä ostoreskontran tarkastus, mutta se kannattaa tehdä vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä tai aina, kun tehdään muutoksia esimerkiksi käytössä olevissa taloushallinnon ohjelmistoissa.

 

ONNISTUMINEN SISÄISESSÄ TARKASTUKSESSA

ONNISTUMINEN SISÄISESSÄ TARKASTUKSESSA

Tarkastusmenetelmät vaihtelevat yrityksestä riippuen, mutta niissä on muutama yhteinen piirre: tavoitteena on aina tuoda läpinäkyvyyttä, varmistaa sääntöjenmukaisuutta ja antaa kattava näkemys ostoreskontran toiminnasta.

YLEENSÄ OSTORESKONTRAN TARKASTUS KÄSITTÄÄ NELJÄ VAIHETTA:

1. Suunnittelu

Ostoreskontran tarkastuksen ensimmäinen vaihe on keskustella kaikkien tarvittavien sidosryhmien kanssa ja päättää, millaisia tuloksia tarkastukselta odotetaan. Tämän jälkeen hahmotellaan pääpiirteittäin tarkastuksen kohteet.

2. Tarkastus

Suunnitelman perusteella tarkastuksen tekijät voivat aloittaa työnsä. He tarkastelevat ostoreskontran prosesseja, vertailevat budjetteja, tarkistavat talousraportteja, varmistavat toimittajien tietoja ja etsivät merkkejä huijauksista.

3. Tarkastuksen raportointi

Kun tarkastus on suoritettu, laaditaan tarkastuskertomus, joka jaetaan sidosryhmille. Tuloksia tarkastellaan ja eri toimintoihin voidaan ehdottaa muutoksia sekä löytää alueet, joissa on korjaustarpeita.

4. Tarkastuksen seuranta

Seurannan vuoksi on tärkeää, että seuraavassa ostoreskontran tarkastuksessa verrataan edellisen tarkastuksen tuloksia ostoreskontraosastolla tehtyihin muutoksiin. Yrityksessä on toivottavasti tehty tarvittavat korjaukset ja uusintatarkastuksessa asiat ovat kunnossa.

zz

OSTORESKONTRAN TARKISTUSLISTA

1. Pakollinen maksujen tarkistus

Pakollinen maksujen tarkistus on tärkein keino torjua ostoreskontraan liittyviä huijauksia ja virheitä. Tarkastuksilla varmistetaan, että oikeille saajille maksetaan oikeat rahasummat.

Maksuvalvonnassa on 4 tarkastuspistettä:

  • Ostotilausten hyväksyntä
  • Laskujen hyväksyntä
  • Kolminkertainen täsmäytys
  • Tuplamaksujen etsintä

2. Maksujen valvonta

Ostolaskujen maksaminen on ostoreskontraprosessin huijauksille alttein osa-alue, minkä vuoksi useimmat ostoreskontran valvontatoimet kohdistuvat tähän osioon. Huomioon otettavia tekijöitä on useita, kuten esimerkiksi kuka suorittaa maksut, miten maksut käsitellään ja tarvitaanko maksuille useampia hyväksyjiä.

Jos tämä vaihe hoidetaan manuaalisesti, joudutaan huijauksia etsimään paperipinoista. Jos taas ostoreskontra on automatisoitu, laskuhuijausten välttäminen on huomattavasti helpompaa, koska automatisoiduissa ratkaisuissa on turvatoimintoja sisäänrakennettuna.

3. Huijausten torjunta

Ostolaskuhuijauksia on vaikea huomata ennen kuin vahinkoja ehtii tapahtua, ja vielä vaikeampaa on saada rahat takaisin, jos ne on maksettu väärälle saajalle. Automaattiset ostoreskontraratkaisut sisältävät kuitenkin kattavat tarkistusprotokollat, joilla varmistetaan kaikkien laskujen oikeellisuus, jolloin kaksoiskappaleiden tai väärennettyjen laskujen maksaminen on käytännössä mahdotonta. Kaikki toimenpiteet tarkastetaan, kuten muun muassa:

  • Kuittien, sopimusten ja ostotilausten täsmäytys
  • Myyjän nimen tarkistus
  • Myyjän osoitteen tarkistus

Päällekkäisten laskujen etsintä.

ss

MITEN HELPOTAT TARKaSTUSTA?

Paras tapa helpottaa ostoreskontran tarkastuksia on automatisoida ostolaskuprosessi (ENG). Automaation avulla vältät manuaalisen ostoreskontran haasteet ja suoritat tarkastukset nopeammin, halvemmalla ja yksinkertaisemmin, koska taloustietosi on tallennettu yhteen paikkaan. Kun luovut papereista ja otat käyttöösi ostoreskontra-automaation, vältyt myös väärältä ja epäjärjestyksessä olevalta tiedolta ja tietojen katoamiselta.

MITEN HUOMAAT HUIJAUKSEN OSTORESKONTRAN TARKASTUKSESSA?

Automaattisen sähköisen laskutuksen (verkkolaskutus) käyttöönotto on paras tapa torjua huijauksia. Automatisoidut prosessit luovat välittömästi aukottoman kirjausketjun ostoreskontran tositteille, mikä helpottaa yleisimpien huijausten huomaamista.

Parhaimmillaan automatisointi tarjoaa mahdollisuuden pitää ostoreskontra täysin hallinnassa, jolloin yrityksessä voidaan keskittyä luomaan taloudellisesti parempaa tulevaisuutta.

sss

OSTORESKONTRAN TARKISTUSLISTAN YHTEENVETO

Lasku- ja ostoreskontrahuijausten määrän jatkuvasti lisääntyessä on elintärkeää, että sisäinen valvonta on kunnossa. Helpoin tapa suorittaa valvontaa on ottaa käyttöön  laskuautomaatioratkaisu. Yritys ei ainoastaan säästä aikaa ja rahaa, vaan se saa käyttöönsä täydellisen sisäisen valvonnan työkalut, joiden avulla voi helposti suorittaa tarkastuksia, ehkäistä huijauksia ja saada tietoa maksuista.

Pitäisikö palkata ulkopuolinen tarkastusyritys?

Saatat kysyä itseltäsi pitäisikö palkata ulkopuolinen tarkastusyritys suorittamaan sisäinen tarkastus. Vastaus on mahdollisesti kyllä, jos ostoreskontra ei ole niin pitkälle automatisoitu kuin voisi olla. Jos olet huolissasi ostoreskontraprosessista, saatat tarkastuksen yhteydessä huomata, että haluat lisää automaatiota. Joskus saattaa olla tarvetta ulkopuoliselle tarkastuksen tekijälle, mutta loppujen lopuksi helpoin ja hyödyllisin tapa varmistaa ostoreskontran vaatimustenmukaisuus on automatisointi.

Basware tarjoaa prosesseihin mahdollisimman paljon automaatiota. Kun laskujen käsittely on täysin digitaalista ja yrityksen kulut ovat täysin hallinnassa automaation ansiosta, tarkastusta ei tarvita, sillä ostoreskontraprosessit ovat aina täysin läpinäkyviä.

Mitkä ovat ostoreskontran tarkastuksen tärkeimmät tavoitteet?

Ostoreskontran tarkastaminen on erittäin tärkeä osa yrityksen toimintaa. Prosessin ensisijaisia tavoitteita ovat mahdollisten huijausten havaitseminen, taloudellisten käytäntöjen sääntöjenmukaisuuden varmistaminen ja koko organisaatioon myönteisesti vaikuttavien parannuskohteiden löytäminen.

 

Tutustu Laskuautomaatio-Oppaisiimme

Why AP Automation?

Laskuautomaation
hyödyt

Lue Lisää

AP Automation Adoption and Implementation

Laskuautomaation
käyttöönotto

Lue Lisää

AP Automation Challenges

Laskuautomaation
haasteet

Lue Lisää