OSTORESKONTRAN TARKISTUSLISTA
1. Pakollinen maksujen tarkistus
Pakollinen maksujen tarkistus on tärkein keino torjua ostoreskontraan liittyviä huijauksia ja virheitä. Tarkastuksilla varmistetaan, että oikeille saajille maksetaan oikeat rahasummat.
Maksuvalvonnassa on 4 tarkastuspistettä:
- Ostotilausten hyväksyntä
- Laskujen hyväksyntä
- Kolminkertainen täsmäytys
- Tuplamaksujen etsintä
2. Maksujen valvonta
Ostolaskujen maksaminen on ostoreskontraprosessin huijauksille alttein osa-alue, minkä vuoksi useimmat ostoreskontran valvontatoimet kohdistuvat tähän osioon. Huomioon otettavia tekijöitä on useita, kuten esimerkiksi kuka suorittaa maksut, miten maksut käsitellään ja tarvitaanko maksuille useampia hyväksyjiä.
Jos tämä vaihe hoidetaan manuaalisesti, joudutaan huijauksia etsimään paperipinoista. Jos taas ostoreskontra on automatisoitu, laskuhuijausten välttäminen on huomattavasti helpompaa, koska automatisoiduissa ratkaisuissa on turvatoimintoja sisäänrakennettuna.
3. Huijausten torjunta
Ostolaskuhuijauksia on vaikea huomata ennen kuin vahinkoja ehtii tapahtua, ja vielä vaikeampaa on saada rahat takaisin, jos ne on maksettu väärälle saajalle. Automaattiset ostoreskontraratkaisut sisältävät kuitenkin kattavat tarkistusprotokollat, joilla varmistetaan kaikkien laskujen oikeellisuus, jolloin kaksoiskappaleiden tai väärennettyjen laskujen maksaminen on käytännössä mahdotonta. Kaikki toimenpiteet tarkastetaan, kuten muun muassa:
- Kuittien, sopimusten ja ostotilausten täsmäytys
- Myyjän nimen tarkistus
- Myyjän osoitteen tarkistus
Päällekkäisten laskujen etsintä.