Checkliste Für Das Interne Audit Der Kreditorenbuchhaltung - Alles, Was Sie Wissen Müssen
Audits können im Allgemeinen ein wenig beängstigend wirken. Wenn Sie jedoch Audits durchführen, insbesondere für die Vorgänge Ihrer Kreditorenbuchhaltungen, können Sie Betrugsmöglichkeiten, Fehler, Engpässe und vieles mehr aufdecken, bevor sie überhaupt entstehen - und so Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Geld sparen. Das Audit der Kreditorenbuchhaltung ist nicht nur ein Mittel, um die Compliance zu gewährleisten, sondern auch ein Weg, um Ihre Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Audits Der Kreditorenbuchhaltung
Was ist ein Audit der Kreditorenbuchhaltung?
Ein Audit der Kreditorenbuchhaltung ist ein tiefer Einblick in die Unterlagen der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens. Beim Audit der Kreditorenbuchhaltung werden alle Transaktionen und die zugehörigen Belege auf Compliance hin überprüft. Sie können dies auch als Gelegenheit zur Verbesserung der Geschäftsabläufe nutzen.
Warum interne Kontrollen der Kreditorenbuchhaltung wichtig sind.
Aus ähnlichen Gründen, die für ein Audit der Kreditorenbuchhaltung sprechen, sind interne Kontrollen der Kreditorenbuchhaltung für ein Unternehmen von großer Bedeutung. Sie stellen einfach sicher, dass alle Transaktionen und die dazugehörigen Dokumente der Compliance entsprechen und dass Ihre Finanzprozesse so effizient wie möglich ablaufen.
Wie oft sollten Sie ein internes Audit der Kreditorenbuchhaltung durchführen?
Es gibt zwar keine Vorschrift, wie oft ein Unternehmen eine Audit der Kreditorenbuchhaltung durchführen sollte, aber es ist ratsam, eine solche Prüfung am Ende des Geschäftsjahres oder bei Änderungen, wie z.B. in der Finanzsoftware, vorzunehmen.
Durchführung eines erfolgreichen internen audits der kreditorenbuchhaltung
Im Allgemeinen werden die Prüfungsverfahren je nach Unternehmen unterschiedlich sein, aber sie haben alle etwas gemeinsam: Sie zielen darauf ab, Transparenz, Compliance und vollständige Einblicke in der Kreditorenbuchhaltung zu verankern.
Ein audit der kreditorenbuchhaltung umfasst im allgemeinen 4 schritte:
1. Planung
Der erste Schritt bei einem Audit der Kreditorenbuchhaltung ist ein Treffen mit allen relevanten Akteuren, um zu besprechen und zu entscheiden, welche Ergebnisse jeder von dem Audit erwartet. Daraus ergeben sich dann die Themen, die das Audit bestimmen.
2. Das Audit
Auf der Grundlage dieser Informationen können sich Ihre Auditoren an die Arbeit machen. Sie werden unter anderem Kreditorenbuchhaltungsverfahren überprüfen, Budgetsvergleichen, Finanzdokumente und Lieferanten überprüfen sowie nach Anzeichen für Betrug suchen.
3. Audit-Reporting
Sobald alles überprüft wurde, wird ein Auditbericht erstellt und an die Beteiligten weitergegeben. Die Ergebnisse können begutachtet werden, um Änderungen an den aktuellen Abläufen vorzuschlagen und Bereiche zu ermitteln, in denen Defizite auftreten könnten.
4. Follow-up/Auditüberprüfung
Beim nächsten Audit der Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, die Ergebnisse des vorangegangenen Audits mit den in der Kreditorenbuchhaltung vorgenommenen Änderungen zu vergleichen. Es bleibt zu hoffen, dass Ihr Unternehmen die richtigen Anpassungen vorgenommen hat und beim Audit im neuen Jahr schon einen Schritt voraus ist.
Interne checkliste für die kreditorenbuchhaltung
1. Kontrollen der Zahlungsverpflichtungen
Kontrollen der Zahlungsverpflichtungen sind der wichtigste Schutz vor Betrug und Fehlern in der Buchhaltung. Diese wichtigen Kontrollen stellen sicher, dass den richtigen Personen der richtige Betrag gezahlt wird.
Dieser Teil besteht aus 4 Kontrollen:
- Genehmigung von Bestellungen
- Genehmigung von Rechnungen
- Dreifacher Abgleich
- Suche nach doppelten Zahlungen
2. Zahlungskontrollen
Die Kreditorenzahlung ist zweifelsohne der betrugsanfälligste Bereich eines jeden Prozesses in der Kreditorenbuchhaltung. Aus diesem Grund fallen die meisten Kontrollen dort in diesen Bereich. In diesem Schritt sind viele Faktoren zu berücksichtigen, z. B. wer die Zahlungen vornimmt, wie diese Zahlungen verarbeitet werden und ob weitere Freigaben erforderlich sind.
Wenn Sie dies manuell tun, müssen Sie sich durch stapelweise Papierdokumente arbeiten, um Betrug auf die Schliche zu kommen. Wenn Sie jedoch Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisiert haben, ist es wesentlich einfacher, Rechnungsbetrug zu vermeiden, da in Ihre Automatisierungslösung Sicherheitsvorkehrungen eingebaut sind.
3. Kontrollen zur Betrugsprävention
Es ist nicht einfach, Möglichkeiten zum Rechnungsbetrug zu erkennen, bevor er auftritt, und noch schwieriger ist es, das Geld zurückzubekommen, nachdem es bezahlt worden ist. Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung enthalten jedoch umfangreiche Prüfprotokolle, die sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt sind, so dass es praktisch unmöglich ist, doppelte oder gefälschte Rechnungen zu bezahlen. Alles wird geprüft, einschließlich:
- Abgleich von Belegen, Verträgen und Bestellungen
- Verifizierung des Lieferantennamens
- Überprüfung der Adresse des Lieferanten
- Überprüfung auf doppelte Rechnungen
Wie können Sie ihr audit der kreditorenbuchhaltung einfacher gestalten?
Der einfachste Weg, um Audits der Kreditorenbuchhaltung zu vereinfachen, ist die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse mit einer Automatisierungslösung für die Rechnungsverarbeitung. Durch die Automatisierung vermeiden Sie die vielen Herausforderungen der manuellen Kreditorenbuchhaltung und profitieren von schnelleren, kostengünstigeren und einfacheren Audits, da Ihre Finanzunterlagen an einem zentralen Ort gespeichert sind. Durch die Abschaffung von Papier und die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung vermeiden Sie außerdem, dass Transaktionsdaten verlegt werden, verloren gehen oder ungeordnet sind.
Wie kann man betrug bei einem audit der kreditorenbuchhaltung aufdecken?
Die Einführung einer automatisierten elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing) ist der beste Weg, um Betrug zu bekämpfen. Automatisierte Verfahren schaffen unmittelbar einen Prüfpfad für Ihre Rechnungsbelege, der die Suche nach gängigen Betrugsindikatoren erleichtert.
Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie durch die Automatisierung in der Lage sind, die Kontrolle in Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu behalten und strategische Anstrengungen zu unternehmen, um die finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern.
Checkliste für die interne kontrolle der kreditorenbuchhaltung - zusammenfassung
Angesichts der stetigen Zunahme von Rechnungs- und Kreditorenbetrug ist es unerlässlich, die internen Kontrollen im Griff zu haben. Der einfachste Weg, dies zu erreichen, ist die Implementierung einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung. Ihr Unternehmen spart nicht nur Zeit und Geld, sondern erhält auch eine umfassende Palette interner Kontrollen, mit denen Sie problemlos Audits durchführen, Betrug ausschließen und Einblicke in Ihre Zahlungen gewinnen können.
Sollten Sie ein externes Prüfungsunternehmen beauftragen?
Vielleicht fragen Sie sich: „Sollten wir eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit dem internen Audit unserer Kreditorenbuchhaltung beauftragen?“ Die Antwort lautet: „Vielleicht - wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung nicht so stark automatisiert haben, wie Sie es könnten.“ Wenn Sie sich Gedanken über die Prozesse in Ihrer Kreditorenbuchhaltung machen, werden Sie bei Ihrem Audit wahrscheinlich feststellen, dass die Antwort "mehr Automatisierung" lautet. Unter diesen Umständen könnte ein externes Audit erforderlich sein, aber letztendlich ist die einfachste und vorteilhafteste Methode, die Compliance für die Kreditorenbuchhaltung sicherzustellen, die Automatisierung.
Bei Basware bieten wir Ihnen ein Höchstmaß an Automatisierung für Ihre Prozesse. Mit 100 % berührungsloser Rechnungsverarbeitung und 100 % Kontrolle über die Ausgaben Ihres Unternehmens aufgrund der Automatisierung gibt es wirklich keinen Grund für ein Audit, da Sie immer vollständige Transparenz über Ihre Kreditorenprozesse haben.
Was sind die Hauptziele bei einem Audit der Kreditorenbuchhaltung?
Das Audit der Kreditorenbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein äußerst wichtiger Punkt. Zu den Hauptzielen dieses Prozesses gehören die Aufdeckung potenzieller Betrugsfälle, die Sicherstellung der Compliance bei den Finanzverfahren und das Aufspüren von Verbesserungsmöglichkeiten, die sich positiv auf die gesamte Organisation auswirken könnten.