How does AP automation improve the invoice approval process?

AP automation makes the invoice approval process quicker and more efficient. By identifying the correct approvers, sending notifications and reminders automatically, it streamlines the process and removes unnecessary human involvement. It also means that key documents are stored in one place and are accessible to all relevant team members.

How can AP automation resolve issues with invoice-related communication?

AP automation can help resolve invoice-related communication issues by creating an accurate, real time record of any comments, questions and inputs relating to a specific invoice or client. This also means that documents and communication records can be accessed and searched by all authorized parties.

Can AP automation improve document management?

Yes. With AP automation, all invoices and other invoice-related documents are automatically stored electronically. Online archival ensures that employees have easy access to invoices and other transaction related documents anytime, from anywhere.

How does AP automation prevent duplicate payments?

Validation checks built into the solution check all invoices upon arrival and flag any duplicate invoices. This means that duplicate payments are stopped from being made in the first place, instead of having to recover the money after the fact.

Can AP automation software help prevent invoice fraud?

AP automation provides comprehensive controls that can be introduced to your financial processes to prevent fraud and enhance security. Within the invoice approval process, for example, approval limits can be applied to the accounts of specific or all users and additional approver requirements can also be set. The reporting tools provided by AP automation also increase transparency and visibility, meaning any fraudulent, suspicious, or unusual activity can be identified quickly.

Will my suppliers interact with my AP automation solution?

There are a number of ways your suppliers can interact with the AP automation solution, including using the supplier portal to submit invoices and check the status of transactions real-time, significantly reducing the number of supplier inquiries into your AP department.

Does AP automation work with other accounting systems?

AP automation solutions can be seamlessly integrated with existing ERP and financial systems, allowing real-time data flow and file integration.

MIKÄ ON LASKUAUTOMAATIO?

Laskuautomaatio eli ostolaskujen automatisointi on prosessi, jossa ostoreskontran prosessit hoidetaan digitaalisesti teknologian avulla manuaalisen käsittelyn sijaan. Se on muuttanut tavan, jolla yritykset käsittelevät ja maksavat laskunsa.

Miten laskuautomaatio toimii?

Laskuautomaation ansiosta organisaatiot voivat vastaanottaa laskuja, hallita hyväksyntäprosesseja ja käsitellä maksuja automaattisesti yhden alustan kautta.

LASKUAUTOMAATIO KATTAA KOLME OSAA:

Laskujen vastaanotto

Laskut voidaan vastaanottaa sähköisesti tai muuntaa paperimuotoisista sähköiseen muotoon. Sähköinen laskutus kattaa esimerkiksi B2B/OVT-yhteydet, PDF-laskut sekä sähköisen toimittajaportaalin kautta vastaanotetut laskut. Paperilaskut skannataan ja käsitellään tekoälyn tai tekstintunnistusteknologian avulla, ja tiedot poimitaan ja tallennetaan pilveen.

Täsmäytys ja työnkulut

Kun tiedot on poimittu, laskut täsmäytetään ostotilausten ja toimitusasiakirjojen kanssa tai ne ohjautuvat automaattisesti asianomaiselle tiimille tai henkilölle tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kun laskut on hyväksytty, ne lähetetään edelleen maksettavaksi toiminnanohjaus- tai kirjanpitojärjestelmään.

Arkistointi ja tilintarkastukset

Kaikki laskut arkistoidaan turvallisesti, ja laskujen toimenpiteiden kirjausketjut ovat helposti saatavilla tilintarkastusta varten. Laskujen sähköinen arkistointi helpottaa myös laskujen etsimistä ajasta ja paikasta riippumatta.

MITÄ HYÖTYÄ LASKUAUTOMAATIOSTA ON?

Laskuautomaatio tarjoaa yrityksille monia etuja, joihin lukeutuvat kustannussäästöt, käsittelyn tehokkuus, virheiden ja poikkeusten väheneminen sekä mahdollisuus optimoida käyttöpääomaa ja hyödyntää varhaisen maksajan alennuksia. Laskuautomaation tärkeimmät hyödyt:

Ajan säästö

Laskuautomaatiojärjestelmä nopeuttaa ja tehostaa laskujen käsittelyä ja hyväksyntää sekä karsii laskujen käsittelyn manuaalisia työvaiheita. Kun työntekijöiden ei tarvitse enää käsitellä laskuja manuaalisesti, käsittelyyn varatun työpanoksen ja työajan voi käyttää tärkeämpiin asioihin.

Enemmän tehokkuutta

Automatisointi tehostaa lasku- ja maksuprosesseja, lyhentää hyväksymisaikoja ja lisää tuottavuutta. Laskuautomaatioratkaisut voidaan lisäksi integroida olemassa oleviin taloushallintojärjestelmiin, mikä tehostaa prosesseja entisestään ja varmistaa saumattoman tiedonkulun eri järjestelmien välillä.

Parempaa tarkkuutta

Automaatio parantaa tarkkuutta, pienentää inhimillisten virheiden riskiä ja auttaa vähentämään maksuvirheitä, kuten päällekkäisiä maksusuorituksia ja talousrikoksia. Laskutiedot todennetaan automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmän tietoja vastaan jo prosessin alkuvaiheessa, joten virheelliset maksut pystytään tunnistamaan jo ennen niiden suorittamista.

Pienemmät kustannukset

Laskuautomaatio voi vähentää laskujen käsittelykustannuksia merkittävästi, mikä säästää rahaa, aikaa ja resursseja. Automaatio vähentää prosesseihin liittyvää tietojen syöttöä ja eliminoi muun muassa asiakirjojen säilytykseen, postittamiseen ja laskujen luomiseen liittyviä kustannuksia.

Vaatimustenmukaisuus sisäänrakennettuna

Kun ostoreskontraprosessit automatisoidaan, järjestelmään integroidaan myös vaatimustenmukaisuussääntöjä. Tämän ansiosta prosessi on täysin läpinäkyvä, mikä auttaa havaitsemaan ja ehkäisemään riskejä ja petoksia. Järjestelmä esimerkiksi merkitsee päällekkäiset laskut, lisämaksut ja muun epäilyttävän toiminnan.

AP-AUTOMAATION ROI

MIKÄ ON LASKUAUTOMAATION TUOTTOASTE?

Laskuautomaation käyttöönottoa harkittaessa on tärkeää ottaa huomioon sijoitetun pääoman tuottoaste eli ROI.

Laskuautomaation tuottoasteen laskeminen ei ole aina ihan yksinkertaista. Tämä johtuu siitä, että järjestelmä vaikuttaa moniin liiketoiminnan osa-alueisiin ja säästöjä syntyy volyymin kasvaessa.

Laskuautomaation kannattavuutta laskettaessa on otettava huomioon useita eri seikkoja – sekä taloudellisia että muunlaisia hyötyjä.

Laskuautomaation taloudellinen kannattavuus

Tarkkoihin tuottolukuihin vaikuttaa muun muassa yrityksesi toimiala, yrityksesi kokonaislaskutus kuukaudessa ja laskuprosessin nykyiset kustannukset yrityksessäsi.

Laskuautomaatiolla voi saavuttaa seuraavia hyötyjä:

Pienemmät laskujen käsittelykustannukset
Vähemmän inhimillisten virheiden aiheuttamia tappioita
Vähemmän toimittajien tiedusteluja maksun tilasta
Oikea-aikaisempaa maksamista
Ajansäästö
Enemmän varhaisen maksajan alennuksia
Pienemmät työvoimakustannukset

Laskuautomaation muut hyödy

Taloudellisten etujen lisäksi laskuautomaatio voi tuoda myös muunlaisia hyötyjä:

Parempaa hallintaa
Virtaviivaisemmat prosessit
Helpommat tilintarkastukset
Entistäkin paremmat liikesuhteet
Tyytyväisemmät työntekijät

Kun kaikki edellä mainitut hyödyt ja niiden taloudelliset vaikutukset otetaan huomioon, saadaan tarkempi kuva laskuautomaation kannattavuudesta yritykselle.

MITEN SAAT SIDOSRYHMÄT HYVÄKSYMÄÄN LASKUAUTOMAATION YRITYKSESSÄSI?

Jos harkitset laskuautomaatioon siirtymistä yrityksessäsi, sinun on ensin varmistettava, että tärkeimmät sidosryhmät hyväksyvät sen. Automaation käyttöönotto ei vaikuta ainoastaan ostoreskontraan, vaan myös IT- ja hankintaosastoihin sekä hallintoon ja talousjohtajaan.

Jokaisella sidosryhmällä tai sidosryhmäkokonaisuudella on omat kysymyksensä ja mahdolliset huolenaiheensa laskuautomaatioon liittyen. Saadaksesi sidosryhmiesi hyväksynnän sinun on perehdyttävä näihin huolenaiheisiin ja selitettävä, miten sidosryhmä voi hyötyä automaatiosta.

Kysymyksiä ja vastauksia laskuautomaatiosta

Miten laskuautomaatio parantaa laskujen hyväksymisprosessia?

Laskuautomaatio nopeuttaa ja tehostaa laskujen hyväksymisprosessia. Järjestelmä tunnistaa oikeat hyväksyjät ja lähettää ilmoituksia ja muistutuksia automaattisesti, mikä virtaviivaistaa prosessia ja poistaa manuaalisia työvaiheita. Tämän lisäksi tärkeimmät asiakirjat tallennetaan yhteen ja samaan paikkaan, jolloin ne ovat tiimin kaikkien jäsenten saatavilla.

Miten laskuautomaatio voi ratkaista viestintään liittyviä ongelmia?

Laskuautomaatio voi auttaa ratkaisemaan myös laskuihin liittyviä viestintäongelmia. Yksittäiseen laskuun tai asiakkaaseen liittyvät kommentit, kysymykset ja syötteet päivittyvät reaaliaikaisesti järjestelmään. Kaikki valtuutetut osapuolet voivat lisäksi käyttää ja hakea asiakirjoja ja viestintätietoja.

Voiko laskuautomaatio parantaa asiakirjojen hallintaa?

Kyllä. Laskuautomaation avulla kaikki laskut ja niihin liittyvät asiakirjat tallentuvat automaattisesti sähköiseen muotoon. Verkkoarkistoinnin ansiosta työntekijät pääsevät helposti käsiksi laskuihin ja niihin liittyviin asiakirjoihin ajasta ja paikasta riippumatta.

Miten laskuautomaatio ehkäisee päällekkäisiä maksuja?

Ratkaisuun sisäänrakennettu tarkistustoiminto tarkistaa kaikki laskut niiden saapuessa ja merkitsee mahdolliset päällekkäiset laskut. Tämä ehkäisee päällekkäisiä maksusuorituksia jo ennakkoon sen sijaan, että rahat jouduttaisiin perimään takaisin jälkikäteen.

Voiko laskuautomaatio auttaa ehkäisemään laskupetoksia?

Laskuautomaatioratkaisun kattavat valvontatoiminnot voivat estää petoksia ja parantaa talousprosessien turvallisuutta. Esimerkiksi laskujen hyväksymisprosessissa tiettyjen tai kaikkien käyttäjien tileihin voidaan asettaa hyväksyntärajoituksia, ja lisäksi hyväksyntäprosesseille voidaan asettaa muita vaatimuksia. Laskuautomaation raportointityökalut lisäävät myös prosessien läpinäkyvyyttä, jolloin rikollinen, epäilyttävä tai epätavallinen toiminta voidaan tunnistaa nopeammin.

Voivatko yritykseni toimittajat olla vuorovaikutuksessa laskuautomaatioratkaisuni kanssa?

Toimittajat voivat olla vuorovaikutuksessa laskuautomaatioratkaisun kanssa monin eri tavoin. Se onnistuu esimerkiksi toimittajaportaalin kautta, jossa toimittajat voivat lähettää laskuja ja seurata laskutapahtumien tilaa reaaliaikaisesti. Näin ostoreskontran ei tarvitse käyttää aikaa toimittajien tiedusteluihin vastaamiseen.

Toimiiko laskuautomaatio muiden kirjanpitojärjestelmien kanssa?

Laskuautomaatioratkaisut voidaan integroida saumattomasti olemassa oleviin toiminnanohjaus- ja taloushallintojärjestelmiin, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonkulun ja tiedostojen integroinnin.

Haluatko lisätietoa laskuautomaatioratkaisuistamme? Ota yhteyttä jo tänään.

TUTUSTU LISÄÄ LASKUAUTOMAATIOON

Lue lisää, miten Baswaren laskuautomaatio voi tehdä organisaatiosi laskujen käsittelystä täysin kosketuksetonta.

Tutustu vaihtoehtoisesti muihin AP-automaatio-oppaisiimme tai puhu tiimimme jäsenelle.

Miksi

laskuautomaatio?Lue Lisää
Laskuautomaation

käyttöönottoLue Lisää
Laskuautomaation

haasteetLue Lisää