Miksi ostoreskontra kannattaa automatisoida? Löydä laskuautomaation hyödyt

Yhä useammat organisaatiot tunnistavat, että ostoreskontraprosessin automatisoinnista on hyötyä. Automaatio mahdollistaa organisaatioille ostoreskontraprosessin hoitamisen sähköisesti manuaalisen käsittelyn sijaan, mikä on muuttanut organisaatioiden tapaa käsitellä ja maksaa laskuja. Lue lisää laskuautomaatiosta täältä.

Tarkastellaanpa laskuautomaation hyötyjä ja ostoreskontraprosessin automatisoinnin perusteita.

Laskuautomaation liiketoiminnalliset hyödyt

Ostoreskontran automaatio tuo paljon hyötyjä, joiden avulla organisaatiot voivat säästää aikaa ja rahaa, minimoida virheet ja ohjata ostolaskuja käsittelevää henkilöstöä strategisesti tärkeämpien työtehtävien pariin.

Ostoreskontran automatisoinnin hyötyjä:

AJANSÄÄSTÖ

Automaatio nopeuttaa ja tehostaa laskujen käsittelyä, sillä se poistaa suurimman osan manuaalisista työvaiheista. Laskujen käsittelyyn tarvittavien inhimillisten toimenpiteiden määrä vähenee merkittävästi, minkä ansiosta henkilöstö käyttää vähemmän työaikaa tähän osa-alueeseen.

KUSTANNUSSÄÄSTÖ

Laskujen käsittelyyn liittyvän manuaalisen työn ja poikkeamien selvittelyn vähentyessä laskuautomaatio voi pienentää merkittävästi näiden aiheuttamia kustannuksia.

PayStream Advisorsin toteuttaman tutkimuksen mukaan edistyksellisimmät ostoreskontraosastot käsittelevät laskut alle viidessä päivässä laskukohtaisen kustannuksen ollessa 2,36 dollaria, kun taas täysin manuaalisia prosesseja käyttävillä osastoilla laskujen käsittely voi kestää jopa yhdeksän kertaa kauemmin kustannusten ollessa kuusinkertaiset.

TEHOKKAAMPI KÄSITTELY

Automaatio tehostaa laskujen käsittelyä virtaviivaistamalla käsittely- ja maksuprosessia ja lyhentämällä läpimenoaikoja. Samalla automaatio lisää tuottavuutta, ja ostoreskontrahenkilöstö pystyy käsittelemään enemmän tapahtumia työajallaan (FTE).

PAREMPI TARKKUUS

Automaation käyttö lisää tarkkuutta sekä vähentää virheitä ja poikkeamia koko laskujen ja maksujen käsittelyprosessissa, koska inhimillisten virheiden riski poistuu.

SISÄÄNRAKENNETTUNA VAATIMUSTENMUKAISUUS

Yksi ostolaskuautomaation hyödyistä on se, että vaatimustenmukaisuus on rakennettu sisään järjestelmään, mikä tekee prosessista täysin läpinäkyvän. Näin voidaan seurata ja ehkäistä yleisimpiä riskejä ja huijausyrityksiä. Jotkut automaatiojärjestelmistä voidaan yhdistää tärkeimpiin valtionhallinnon palveluihin, ja ne voivat myös sopia yhteen useiden eri maiden verojärjestelmien kanssa.

INTEGROINTI MUIHIN JÄRJESTELMIIN

Ostolaskuautomaatio-ohjelmisto voidaan integroida yrityksesi nykyisiin järjestelmiin, jotta sinun ei tarvitse syöttää tietoja kahteen kertaan tai siirtyä järjestelmästä toiseen.

KÄYTETTÄVISSÄ MISTÄ TAHANSA

Paperiaineistolle tehtäviä manuaalisia prosesseja voidaan yleensä hoitaa vain tietyssä tilassa, vaikkapa toimistossa. Asiakirjat on säilytettävä ja arkistoitava sopivaan paikkaan. Automatisoitu ja pilvipohjainen prosessi voidaan hoitaa mistä tahansa, missä on internet-yhteys.

PAREMMAT SUHTEET TOIMITTAJIIN

Virheet ja viiveet maksuprosessissa voivat vaikuttaa kielteisesti toimittajiesi suhtautumiseen. Ostoreskontran automatisointi varmistaa, että laskut käsitellään ja maksetaan tarkasti ja ajallaan, mikä helpottaa hintaneuvotteluja ja parantaa toimittajien tyytyväisyyttä.

KEHITTYNYTTÄ ANALYTIIKKAA

Laskuautomaatio-ohjelmisto voi tuottaa kehittyneitä analyyseja ja antaa uusia näkökulmia. Voit tunnistaa järjestelmän pullonkaulat, seurata suorituskykyä ja parantaa prosessia jatkuvasti. Trendien analysoiminen voi edistää strategisempaa päätöksentekoa ja kassavirran hallintaa.

Paperilaskun käsittelyn keskimääräiset kustannukset

Paperilaskujen käsittelyn kustannukset riippuvat monista tekijöistä, aina työvoimakustannuksista säilytys- ja muihin liitännäiskustannuksiin. Laskujen käsittelyn kustannukset kasvavat merkittävästi, kun eteen tulee poikkeama, jonka selvitteleminen vaatii lisätyötä.

Jopa niissä yrityksissä, joiden laskukohtaiset kustannukset ovat melko alhaiset suhteessa vuosittain käsiteltävien laskujen määrään, kustannukset voivat nopeasti kasvaa.

Sähköisten laskujen käsittelyn keskimääräiset kustannukset ovat yleensä huomattavasti alhaisemmat kuin manuaalisen käsittelyn kustannukset. Täysin automatisoidun prosessin käyttöönotto voi vähentää laskujen käsittelykustannuksia jopa yli 80 prosenttia.

SIJOITETUN PÄÄOMAN TUOTTO (ROI) OSTOLASKUAUTOMAATIOON

Suunniteltaessa laskuautomaatioratkaisun käyttöönottoa, on sijoitetun pääoman mahdollinen tuotto keskeisessä roolissa.

Ostoreskontran automaatio vaikuttaa moniin liiketoiminnan eri osa-alueisiin ja säästöt kasvavat laskumäärien kasvaessa, joten yrityksen kannattaa huomioida sekä taloudelliset että muut kuin taloudelliset hyödyt automaation kannattavuuden arvioinnissa.

TALOUDELLISET HYÖDYT

Automaation taloudellisilla hyödyillä on ratkaiseva merkitys sijoitetun pääoman tuoton kehityksessä. Konkreettiset luvut vaihtelevat toimialasta, vuotuisesta laskutusvolyymista ja ostolaskuprosessin monimutkaisuudesta riippuen, mutta on muutamia keskeisiä taloudellisia tekijöitä, jotka kannattaa huomioida:

Laskujen käsittelykustannusten pieneneminen

Laskukohtaiset kustannukset ovat automaattisessa prosessissa huomattavasti pienemmät kuin manuaalisessa käsittelyssä. Automaatio voi säästää huomattavan määrän työtunteja vähentämällä henkilöstön manuaalisen työn tarvetta. Laskutietojen syöttämiseen, laskujen kirjaamiseen ja hyväksymiseen sekä laskujen tarkistamiseen ja täsmäyttämiseen käytetty aika ja osaaminen vapautuvat strategisesti tärkeämpien tehtävien hoitamiseen.

Automaatio voi säästää tuhansia tai jopa miljoonia dollareita vuodessa riippuen siitä, kuinka monta laskua yritys käsittelee kuukausittain.

Laskukohtainen käsittelykustannus lasketaan jakamalla laskujen käsittelystä vastaavan henkilöstön kustannukset käsiteltyjen laskujen kokonaismäärällä.

Pienemmät arkistointikustannukset

Ostolaskuautomaatio tuo yritykselle säästöjä asiakirjojen arkistointi- ja säilytyskustannuksissa ja helpottaa asiakirjojen saatavuutta tarkastustilanteissa.

Säästöjä laskettaessa tulee huomioida laskujen arkistointi-, silppuamis- ja säilytyskustannukset.

Vähemmän virheistä ja poikkeamista aiheutuvia kustannuksia

Manuaaliset prosessit ovat alttiita inhimillisille virheille, joista voi seurata laskujen liika- tai tuplamaksuja tai virheitä syötetyissä tiedoissa. Virheiden korjaaminen voi olla kallista. Kun ostoreskontraprosessi automatisoidaan, virheet ja niihin liittyvät kustannukset vähenevät.

Nopeammat maksut

Manuaalisen laskun maksuun saaminen voi kestää useita viikkoja. Prosessin automatisointi lyhentää keston noin kolmeen päivään, mikä säästää aikaa ja vähentää mahdollisia viivästysmaksuja, jotka voivat olla yritykselle merkittävä kustannuserä.

Tutki, mitkä toimittajat antavat alennuksen nopeasta maksamisesta, ja laske säästö, jonka voit saada hyödyntämällä alennukset vuoden ajan.

Muut hyödyt

Taloudellisten hyötyjen lisäksi on tärkeää huomioida myös muut ostolaskuautomaation tuottamat hyödyt. Ne voivat antaa lisäarvoa yrityksesi muille osa-alueille.

Prosessin hallinnan helppous

Automatisoidut ostoreskontraprosessit ovat helpommin hallittavissa, ja virheiden todennäköisyys pienenee.

Tehokas tarkastus

Ostoreskontran automaatio nopeuttaa, tarkentaa ja tehostaa tarkastusprosesseja.

Paremmat suhteet toimittajiin

Vähentämällä virheitä ja nopeuttamalla yhteyksiä automaatio voi parantaa yrityksesi suhteita tavarantoimittajiin.

LASKE KANNATTAVUUS

Kun haluat laskea ostoreskontra-automaation kokonaiskannattavuuden ensimmäisen vuoden aikana, vähennä vuotuisten säästöjen summasta käyttöönoton kokonaiskustannukset.

Voit laskea ostolaskuautomaation viiden vuoden sijoitetun pääoman tuoton (ROI) seuraavasti:

(Vuotuiset laskuautomaation tuomat säästöt x 5) - (käyttöönottokustannukset + 5 vuoden ylläpitokustannukset).

OSTOLASKUAUTOMAATION KÄYTTÖÖNOTON VALMISTELU

Ennen kuin otat laskuautomaatioratkaisun käyttöön yrityksessäsi, sinun kannattaa laatia suunnitelma, jonka voit esitellä yrityksesi päättäjille. Suunnitelman tulee olla pätevä, jotta se varmasti hyväksytään.

Laadi käyttöönottosuunnitelma

Ensimmäiseksi määritellään syyt laskuautomaatioratkaisun käyttöönotolle ja laaditaan suunnitelma. Suunnitelman tulisi sisältää ne ostolaskukäsittelyn vaiheet ja prosessit, jotka halutaan automatisoida, nykyisten manuaalisten prosessien aiheuttamat haasteet sekä lisäksi hyödyt, joita automaatio voisi tarjota.

Tutki prosesseja

Seuraavaksi tehdään perusteellinen tutkimus käytössä olevan prosessin ymmärtämiseksi ja mahdollisten ongelmien tai lisätarpeiden tunnistamiseksi. Varmista, että kaikki havainnot perustuvat tarkkoihin, mitattavissa oleviin tietoihin.

Tutkimuksen tulee kattaa kaikki ostoreskontraprosessin osa-alueet: laskujen vastaanotto, työnkulku, kohdistus ja hyväksyntä sekä maksatus.

Korosta hyötyjä

Laske hankkeen kokonaiskustannukset ja kerro odotettavissa olevat säästöt.

Hankkeen kustannuksiin sisällytetään käyttömaksut ja lisenssikustannukset sekä päivitysten, ylläpidon, koulutuksen ja mahdollisen ulkopuolisen käyttäjätuen kustannukset. Kuten edellä todettiin, säästöjä tuovat henkilöstökustannusten ja virheiden väheneminen sekä laskujen maksatuksessa mahdollisesti saatavat alennukset.

Tunnista yleisösi

Pohdi, keitä yrität saada mukaan suunnitelmaasi, ja mitkä ovat heidän mahdolliset kipupisteensä. Esimerkiksi yritysjohtajia kiinnostaa eniten taloudellinen näkökulma, kun taas IT-johtajat haluavat tietää, lisääkö uusi järjestelmä heidän resurssiensa käyttöä.