Jotta laskuautomaation käyttöönotto onnistuisi, on tärkeää laatia kattava suunnitelma ja realistinen aikataulu.
Suunnitelman tulisi edetä seuraavasti:
1. Tarkastele Nykyistä Ostoreskontraprosessia
Tarkista, mihin liiketoiminnan osa-alueisiin ostoreskontraprosessien automatisointi vaikuttaa. Selvitä, mitkä työnkuluista on päivitettävä ja millaisia esteitä voi tulla vastaan. Muista, että automatisointi ei korjaa toimimattomia prosesseja, joten on tärkeää ratkaista ongelmat ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa.
Laskuautomaation suunnitteleminen Kun olet selvittänyt, miten laskuautomaatio vaikuttaa liiketoimintasi eri osa-alueisiin, sinun on hyvä laatia suunnitelma, jossa perustellaan, miksi tätä muutosta tarvitaan ja mitä etuja se voi tuoda.
2. Varmista Sidosryhmien Sitoutuminen
Sidosryhmien sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää automaattisen ostoreskontraratkaisun onnistuneelle käyttöönotolle. Ylemmän johdon lisäksi, hankkeelle on tärkeää saada sidosryhmien tuki koko organisaatiossa.
Varmista, että kaikki sidosryhmät ymmärtävät sekä käyttöönottosuunnitelman että uudistuksen perustelut eli sen, miten uusi järjestelmä tukee heidän liiketoimintaansa.
Toteutuksen suunnitteluun kannattaa perustaa ohjausryhmä, jossa ovat mukana niiden osastojen edustajat, joihin vaikutukset kohdistuvat, kuten esimerkiksi IT-, talous- ja hankintaosastot. Ohjausryhmä auttaa varmistamaan eri osastojen tuen hankkeelle.
3. Tunnista Vaatimuksesi
Pyri tunnistamaan ostoreskontraprosessin automatisointia koskevat vaatimuksesi, pohtimalla mitä organisaatiosi haluaa uudelta järjestelmältä ja mitkä nykyisistä prosesseista, tehtävistä ja toiminnoista pitäisi automatisoida.
Muista ottaa huomioon myös määräysten noudattaminen ja raportointivaatimukset.
4. Valitse Palveluntarjoaja
Kun sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä vaadit laskuautomaatioratkaisulta, voit aloittaa palveluntarjoajien kartoittamisen. Paras tapa on laatia tarjouspyyntöasiakirja, jossa hahmotellaan projektin laajuus ja erityisvaatimukset. Tarjouspyyntö lähetetään valituille palveluntarjoajille ja tarjousten perusteella voit valita sopivimman kumppanin. Muista kysyä potentiaalisilta toimittajilta kaikki tarvittavat kysymykset – ehkä haluat myös pyytää referenssejä ja kuulla asiakkaiden kokemuksia.
Sen lisäksi, että huomioit välittömät vaatimuksesi, katso myös pidemmälle tulevaisuuteen ja varmista, että kumppanisi on sellainen, joka kasvaa ja laajentuu yrityksesi mukana tulevaisuudessa. Muista ottaa huomioon myös muita tekijöitä, kuten toimittajan maine, kokemus ja reagointikyky.
5. Sovi Työn Laajuudesta
Kun olet tunnistanut tarpeesi ja valinnut palveluntarjoajan, neuvotellaan seuraavaksi ehdoista ja sovitaan työn laajuudesta. Näin kumpikin osapuoli voi asettaa odotuksensa ja ymmärtää tarkalleen, mitä toimenpiteitä hanke vaatii.
6. Laadi Käyttöönottosuunnitelma
Seuraava vaihe on käyttöönottosuunnitelman laatiminen. Suunnitelman tulisi sisältää kaikki tehtävät ja aikataulut niiden suorittamiselle.
Suunnitelmaan kannattaa sisällyttää realistinen aikataulu, jossa otetaan huomioon kaikki meneillään olevat hankkeet ja määräajat. Realistinen aikataulu varmistaa alusta alkaen, että hanke pysyy aikataulussaan eikä resurssien puute vaikuta siihen kielteisesti.
7. Koulutus Ja Testaus
Lopuksi on varmistettava, että toteutettu ratkaisu toimii ja kattaa sovitun työn laajuuden. Testauksen ohella seurataan mittareita, joilla mitataan automaation vaikutusta.
Kun järjestelmä ja sen käyttöönotto ovat kunnossa, koulutetaan henkilöstö järjestelmän käyttöön. Koko henkilökunta perehdytetään uuteen ratkaisuun lyhyiden, moduuleihin perustuvien koulutusten ja interaktiivisten, pelillisten koulutusvaihtoehtojen avulla, jotta henkilökunta pysyy sitoutuneena.