Laskuautomaation käyttöönotto

Ostoreskontran automatisointi tuo yritykselle monia hyötyjä, kuten ajan ja rahan säästö ja virheiden ja riskien minimointi. IOFM:n tekemän lähes 400 maksuliikeosastoa kattavan ja kolme vuotta kestäneen tutkimuksen mukaan automaatiota hyödyntävät ostoreskontraosastot käsittelevät henkilöä kohden kaksi kertaa enemmän laskuja, ja niiden kustannukset ovat vain kolmasosa manuaalisesti toimiviin osastoihin verrattuna.

Laskuautomaation käyttöönotto voi kuitenkin arveluttaa. Mahdollisia vastaan tulevia haasteita riittää aina sidosryhmien vastarinnasta toteutuksen monimutkaisuuteen.

LASKUAUTOMAATIOPROSESSIN KULKU

Ennen kuin tarkastelemme laskuautomaation käyttöönottoa, on tärkeää ymmärtää, millaisia vaiheita laskuautomaatioprosessi sisältää. Ymmärrys auttaa tunnistamaan käyttöönottoon liittyvät keskeiset osatekijät ja laatimaan tehokkaan suunnitelman.

ap-automation process

 

LASKUAUTOMAATIOPROJEKTIN SUUNNITTELU

Jotta laskuautomaation käyttöönotto onnistuisi, on tärkeää laatia kattava suunnitelma ja realistinen aikataulu.

Suunnitelman tulisi edetä seuraavasti:

1. Tarkastele Nykyistä Ostoreskontraprosessia

Tarkista, mihin liiketoiminnan osa-alueisiin ostoreskontraprosessien automatisointi vaikuttaa. Selvitä, mitkä työnkuluista on päivitettävä ja millaisia esteitä voi tulla vastaan. Muista, että automatisointi ei korjaa toimimattomia prosesseja, joten on tärkeää ratkaista ongelmat ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa.

Laskuautomaation suunnitteleminen Kun olet selvittänyt, miten laskuautomaatio vaikuttaa liiketoimintasi eri osa-alueisiin, sinun on hyvä laatia suunnitelma, jossa perustellaan, miksi tätä muutosta tarvitaan ja mitä etuja se voi tuoda.

2. Varmista Sidosryhmien Sitoutuminen

Sidosryhmien sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää automaattisen ostoreskontraratkaisun onnistuneelle käyttöönotolle. Ylemmän johdon lisäksi, hankkeelle on tärkeää saada sidosryhmien tuki koko organisaatiossa.

Varmista, että kaikki sidosryhmät ymmärtävät sekä käyttöönottosuunnitelman että uudistuksen perustelut eli sen, miten uusi järjestelmä tukee heidän liiketoimintaansa.

Toteutuksen suunnitteluun kannattaa perustaa ohjausryhmä, jossa ovat mukana niiden osastojen edustajat, joihin vaikutukset kohdistuvat, kuten esimerkiksi IT-, talous- ja hankintaosastot. Ohjausryhmä auttaa varmistamaan eri osastojen tuen hankkeelle.

3. Tunnista Vaatimuksesi

Pyri tunnistamaan ostoreskontraprosessin automatisointia koskevat vaatimuksesi, pohtimalla mitä organisaatiosi haluaa uudelta järjestelmältä ja mitkä nykyisistä prosesseista, tehtävistä ja toiminnoista pitäisi automatisoida.

Muista ottaa huomioon myös määräysten noudattaminen ja raportointivaatimukset.

4. Valitse Palveluntarjoaja

Kun sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä vaadit laskuautomaatioratkaisulta, voit aloittaa palveluntarjoajien kartoittamisen. Paras tapa on laatia tarjouspyyntöasiakirja, jossa hahmotellaan projektin laajuus ja erityisvaatimukset. Tarjouspyyntö lähetetään valituille palveluntarjoajille ja tarjousten perusteella voit valita sopivimman kumppanin. Muista kysyä potentiaalisilta toimittajilta kaikki tarvittavat kysymykset – ehkä haluat myös pyytää referenssejä ja kuulla asiakkaiden kokemuksia.

Sen lisäksi, että huomioit välittömät vaatimuksesi, katso myös pidemmälle tulevaisuuteen ja varmista, että kumppanisi on sellainen, joka kasvaa ja laajentuu yrityksesi mukana tulevaisuudessa. Muista ottaa huomioon myös muita tekijöitä, kuten toimittajan maine, kokemus ja reagointikyky.

5. Sovi Työn Laajuudesta

Kun olet tunnistanut tarpeesi ja valinnut palveluntarjoajan, neuvotellaan seuraavaksi ehdoista ja sovitaan työn laajuudesta. Näin kumpikin osapuoli voi asettaa odotuksensa ja ymmärtää tarkalleen, mitä toimenpiteitä hanke vaatii.

6. Laadi Käyttöönottosuunnitelma

Seuraava vaihe on käyttöönottosuunnitelman laatiminen. Suunnitelman tulisi sisältää kaikki tehtävät ja aikataulut niiden suorittamiselle.

Suunnitelmaan kannattaa sisällyttää realistinen aikataulu, jossa otetaan huomioon kaikki meneillään olevat hankkeet ja määräajat. Realistinen aikataulu varmistaa alusta alkaen, että hanke pysyy aikataulussaan eikä resurssien puute vaikuta siihen kielteisesti.

7. Koulutus Ja Testaus

Lopuksi on varmistettava, että toteutettu ratkaisu toimii ja kattaa sovitun työn laajuuden. Testauksen ohella seurataan mittareita, joilla mitataan automaation vaikutusta.

Kun järjestelmä ja sen käyttöönotto ovat kunnossa, koulutetaan henkilöstö järjestelmän käyttöön. Koko henkilökunta perehdytetään uuteen ratkaisuun lyhyiden, moduuleihin perustuvien koulutusten ja interaktiivisten, pelillisten koulutusvaihtoehtojen avulla, jotta henkilökunta pysyy sitoutuneena.

KÄYTTÖÖNOTTOA KOSKEVAT KYSYMYKSET

Kuinka Kauan Laskuautomaatioratkaisun Käyttöönotto Kestää?

Laskuautomaatioratkaisun käyttöönottoon kuluva aika riippuu useista tekijöistä, kuten esimerkiksi automatisoitavista liiketoimintaprosesseista ja integroitavien järjestelmien määrästä. Aikataulun asettaminen auttaa sinua määrittelemään käyttöönottoon tarvittavan ajan ja pysymään tilanteen tasalla.

Mitä Haasteita Automatisoituun Ostoreskontraan Siirtymisessä Voi Tulla Vastaan?

Kun siirryt laskuautomaatioon, saatat kohdata haasteita, kuten vaikkapa sidosryhmien vastarintaa tai integrointiongelmia. Huolellinen suunnittelu auttaa voittamaan haasteet ja onnistumaan uuden prosessin käyttöönotossa. Tutustu laskuautomaation haasteita käsittelevään oppaaseemme, josta saat lisätietoja.

Minkä Kokoiset Yritykset Hyötyvät Laskuautomaatiosta?

Laskuautomaatiosta voi olla hyötyä kaikenkokoisille yrityksille. Mitä suuremmasta yrityksestä on kyse ja mitä enemmän laskuja vastaanotetaan kuukausittain, sitä suuremmat säästöt yritys todennäköisesti saa sekä ajassa että rahassa mitattuna.

Tarvitseeko Laskujen Paperikopioita Säilyttää Laskuautomaatioratkaisua Käytettäessä?

Kaikki vastaanottamasi sähköiset laskut tallennetaan, käsitellään ja varmuuskopioidaan automaattisesti sähköiseen arkistoon. Jos saat vielä osan laskuista paperilla, sinun on arkistoitava ja säilytettävä ne paikallisten säännösten mukaisesti.

Tarvitaanko Laskuautomaation Lisäksi Varmuuskopiointiratkaisu?

Laskuautomaatioratkaisua käytettäessä tiedostot varmuuskopioidaan automaattisesti pilvipalveluun, jotta vältetään tietojen häviäminen tai vahingoittuminen, jos ohjelmistossa joskus ilmenee ongelma.

YHTEENVETO

Tehokas suunnittelu on olennaisen tärkeää ostolaskuautomaation käyttöönoton onnistumiselle. Heti projektin alkuvaiheessa tulee laatia kattava suunnitelma ja realistinen aikataulu. Näin varmistetaan, että viesti automaation tavoitteista ja hyödyistä saa sidosryhmät sitoutumaan muutokseen, että toteutussuunnitelma on realistinen ja että prosessi pysyy aikataulussa.

Jos haluat lisätietoja laskuautomaation käyttöönotosta, ota meihin yhteyttä.

AP Automation Adoption and Implementation

Mitä laskuautomaatio
tarkoittaa?

Lue lisää

Why AP Automation?

Laskuautomaation
hyödyt

Lue lisää

AP Automation Challenges

Laskuautomaation
haasteet

Lue lisää