LASKUAUTOMAATION HAASTEET JA PARHAAT KÄYTÄNNÖT

Laskuautomaatio tuo yritykselle monia hyötyjä, kuten ajan ja kustannusten säästö, parempi tarkkuus ja liiketoiminnan läpinäkyvyys.

Ostolaskuautomaatioon voi liittyä haasteita, kuten mihin tahansa muuhunkin uuteen prosessiin tai järjestelmään . Parhaiksi todettujen käytäntöjen noudattaminen ja toteutuksen hyvä suunnittelu auttavat välttämään ja voittamaan mahdolliset ongelmat.

Tässä oppaassa kerrotaan laskuautomaation hyödyistä, haasteista ja parhaista käytännöistä.

LASKUAUTOMAATION EDUT

Laskuautomaatio auttaa yrityksiä voittamaan manuaalisten prosessien haasteet ja tarjoaa monia hyötyjä:

  • Nopeampi laskujen käsittely ja hyväksyminen
  • Pienemmät laskujen ja maksujen käsittelykustannukset
  • Parempi tarkkuus ilman inhimillisen virheen riskiä
  • Reaaliaikainen seuranta ja tehokkaampi valvonta
  • Parempi taloudellinen läpinäkyvyys ja täydellinen kustannusten näkyvyys
  • Paremmat suhteet toimittajiin
  • Säästöt käteisalennusten hyödyntämisestä
  • Maailmanlaajuisten säännösten noudattaminen

LASKUAUTOMAATION TOTEUTTAMISEEN LIITTYVÄT HAASTEET

Vaikka laskuautomaatio tarjoaa lukuisia hyötyjä ja auttaa ratkaisemaan monia manuaalisesta käsittelystä johtuvia ongelmia, automaation käyttöönotto voi asettaa omat haasteensa.

Toimittajien hyväksyntä

Valitsemastasi ostolaskujärjestelmästä riippuen tavarantoimittajasi saattavat joutua muuttamaan laskujensa muotoa tai laskutustapaansa, mikä voi aiheuttaa vastustusta.

Saatavilla on kuitenkin ratkaisuja, joihin toimittaja on täysin liitettävissä ilman, että tarvitsisi muuttaa toimintatapoja. Lisäksi useimmat laskuautomaatioratkaisujen tuottajat tarjoavat tukea toimittajien käyttöönotolle vaihdellen valmiista kampanjamateriaaleista kattaviin toimittajien perehdytysohjelmiin.

Muutoksen johtaminen työpaikalla

Yksi tärkeimmistä vaiheista on saada ylempi johto hyväksymään laskuautomaatioprosessi. Järjestelmän käyttöönoton kannalta on kuitenkin yhtä tärkeää, että järjestelmää käyttävä henkilöstö hyväksyy uudistuksen.

Siirtyminen uusiin työtapoihin voi olla stressaavaa, ja muutoksen pelko voi vaikuttaa kielteisesti uuden laskuautomaatioratkaisun käyttöönottoon.

Osa henkilöstöstä saattaa olla huolissaan siitä, että automatisointi tekee heidän työstään tarpeetonta, kun taas toiset saattavat pitää uusia prosesseja monimutkaisina ja turhina. Muutoksen johtamisen onnistuminen työntekijöiden keskuudessa on ratkaisevan tärkeää laskuautomaation tehokkaan käyttöönoton kannalta.

Integrointi ERP- ja muiden järjestelmien kanssa

Toinen haaste automatisoidun ostoreskontrajärjestelmän käyttöönotossa voi olla sen integroitavuus toiminnanohjausjärjestelmään ja muihin käytössä oleviin järjestelmiin.

Varmista, että valitsemasi palvelu voidaan integroida saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin.

LASKUAUTOMAATION PARHAAT KÄYTÄNNÖT

Yöntekijöiden hyväksyntä

Tee muutoksen johtamisesta keskeinen osa automaatiostrategiaasi ja varmista, että järjestelmää eniten käyttävät työntekijät pysyvät alusta alkaen tilanteen tasalla.

Älä unohda toimittajia

Aivan yhtä tärkeää kuin saada työntekijöiden hyväksyntä, on muistaa toimittajat ostoreskontran automaatioratkaisua valittaessa. Kaikki tavarantoimittajat eivät ole samanlaisia, joten ratkaisua valitessasi varmista, että ratkaisu vastaa myös moninaisen tavarantoimittajajoukon tarpeisiin.

Työnkulun säännöt

Jos ostolaskuprosessin parissa työskentelee useita työntekijöitä, on tärkeää varmistaa, että käytetään selkeitä työnkulun sääntöjä, joissa määritellään esimerkiksi laskujen hyväksymisajat ja poikkeusten käsittelytavat.

Pidä toimittajan tiedot ajan tasalla

Toimittajien tietojen ajan tasalla pitäminen on olennaisen tärkeää saumattomien ja virheettömien maksujen varmistamiseksi. Oikein olevat tiedot suojaavat yritystäsi myös mahdollisilta huijauksilta.

Seuraa mittareita

Kun seuraat ostoreskontran mittareita, kuten vaikkapa eri muodoissa vastaanotettuja laskuja, keskimääräisiä laskukohtaisia kustannuksia ja laskujen läpimenoaikaa, näet, mitkä prosessit toimivat hyvin ja mitkä vaativat parannuksia.

Ota varmuuskopio

Käyttäessäsi manuaalisia ostolaskuprosesseja, on tärkeää ottaa varmuuskopioita, jotta tärkeät tiedot pysyvät suojattuna. Nykyaikaisissa pilvipohjaisissa ostoreskontraratkaisuissa kaikki tieto on turvassa ja varmuuskopioituu automaattisesti.

Yhteenveto

Ostoreskontran automatisointi voi aiheuttaa haasteita, koska se vaikuttaa sekä organisaation työntekijöihin että tavarantoimittajiin. Kun alusta alkaen hyödynnetään ostolaskuautomaation parhaiksi todettuja käytäntöjä, nämä haasteet voidaan voittaa ja saada aikaan tehokkain ja toimivin mahdollinen järjestelmä.

Jos haluat tietää lisää ostoreskontra-automaation haasteiden taklaamisesta, ota meihin yhteyttä. Katso myös, miten laskuautomaatioratkaisumme voi auttaa sinun yritystäsi, tai hae oppaistamme lisätietoa laskuautomaatiosta:

AP Automation Adoption and Implementation

Mikä on laskuautomaatio?

LUE LISÄÄ

Why AP Automation?

Laskuautomaation hyötyjä

LUE LISÄÄ