Hankinnasta maksuun -prosessin käyttöönotto ja haasteet

Hankinnasta maksuun -prosessissa yhdistyvät yrityksen hankinta- ja ostoreskontrantoiminnot. Prosessi käynnistyy, kun tavaroiden tai palvelujen tarve ilmenee, ja päättyy hankittujen tavaroiden tai palvelujen maksamiseen.

Hankinnasta maksuun -ratkaisun käyttöönotto voi tuoda mukanaan monia hyötyjä, kuten ajan, rahan ja resurssien säästöä sekä optimaalista avoimuutta ja tuottavuutta. Käyttöönottoon voi kuitenkin liittyä myös haasteita. Noudattamalla parhaita käytäntöjä ja valitsemalla tehokkaan, toimivan ja toteutettavissa olevan käyttöönottoprosessin mahdolliset haasteet voi kuitenkin voittaa.

Lue lisää hankinnasta maksuun -prosessista.

MUUTOKSEN PERUSTELEMINEN

HANKINNOISTA MAKSUUN -PROSESSIN AUTOMATISOINNIN SUUNNITTELEMINEN

Hankinnasta maksuun -ratkaisun käyttöönoton onnistuminen edellyttää kaikkien asianomaisten sidosryhmien tukea. P2P-automatisoinnin perusteeksi on esitettävä suunnitelma, joka osoittaa hankkeen hyödyt ja mahdolliset tulokset. Suunnitelman tulisi sisältää seuraavat asiat:

Nykytilanne

Ensimmäinen vaihe on tarkastella P2P-prosessin nykyisiä kustannuksia. Mikä on kunkin tehtävän suorittamiseen kuluva aika ja kustannus hankinnasta maksuun -elinkaaren ajalta.

Hankinnan kustannukset

Manuaalisessa hankintaprosessissa kuluu merkittävästi aikaa ja rahaa muun muassa uusien toimittajien haltuunottoon, hankintapyyntöjen luomiseen ja hyväksymiseen, ostotilausten tekemiseen ja kokonaiskustannusten seuraamiseen. Mitä kauemmin kunkin tehtävän suorittaminen kestää, sitä kalliimmaksi kokonaisprosessi tulee organisaatiolle.

Ostoreskontran kustannukset

Manuaalinen laskujen vastaanotto- ja hyväksymisprosessi voi johtaa pitkiin käsittelyaikoihin ja huomattaviin käsittelykustannuksiin myös ostoreskontran näkökulmasta. Manuaaliset ostolaskuprosessit voivat myös vaikuttaa yrityksen kykyyn suorittaa maksut ajoissa, rasittaa toimittajasuhteita ja estää käteisalennusten hyödyntämisen.

Tulevaisuudennäkymä

Kun olet selvittänyt nykyisen prosessin kustannukset ja ongelmat, tuo esiin mahdolliset hyödyt ja säästöt, joita automatisoitu P2P-ratkaisu voisi tarjota. Hyötyjä ovat mm:

  • Sujuvat prosessit
  • Pienemmät kustannukset
  • Avoimuuden lisääntyminen
  • Riskien vähentyminen
  • Paremmat kumppanisuhteet

Käyttöönottosuunnitelma

Luo ja esittele suunnitelma, jossa kerrotaan, miten P2P-uudistus toimii käytännössä. Sisällytä suunnitelmaan myös projektin vaiheet, tavoitteet ja kustannukset.

HANKINNASTA MAKSUUN - PARHAAT KÄYTÄNNÖT

Parhaiden käytäntöjen noudattaminen varmistaa, että P2P-ratkaisusi on tehokas ja toimiva:

  • Maksimoi tuottavuus, tarkkuus ja kustannussäästöt ottamalla käyttöön automatisoitu järjestelmä
  • Vakioi prosessin kaikki vaiheet
  • Kerää ja analysoi olennaiset tiedot tavoitteiden perustaksi
  • Varmista, että prosessi on läpinäkyvä ja jäljitettävissä oleva
  • Optimoi toimittajien sitoutuminen ja tyytyväisyys
  • Optimoi varastot
  • Virtaviivaista sopimushallinnan prosessi

Lataa kattavat, hankinnasta maksuun -prosessin parhaat käytännöt tästä.

P2P-RATKAISUN KÄYTTÖÖNOTTO

Tehokas käyttöönotto on ratkaisevan tärkeää hankinnasta maksuun -automatisoinnin onnistumisen kannalta. Keskeisiä huomioon otettavia tekijöitä käyttöönoton aikana ovat mm:

Johdon tuen varmistaminen

Johdon tuki on hankkeelle ehdottoman tärkeää.

Valitse oikea järjestelmä

Ensimmäinen askel onnistuneessa hankinnoista maksuun -prosessien uudistamisessa on automaatioratkaisun valinta. Markkinoilla on useita erilaisia ratkaisuja ja on tärkeää valita se, joka vastaa parhaiten tarpeisiin ja joka voidaan integroida saumattomasti yrityksen käytössä oleviin toiminnanohjaus- ja talousjärjestelmiin.

Valitse oikea kumppani

Oikean järjestelmän lisäksi sinun on valittava oikea kumppani. Mieti, millaista panostusta ja jatkuvaa tukea tarvitset, ja millaista asiantuntemusta kumppanisi tarjoaa.

Aseta tavoitteet

Aseta hankkeellesi selkeät tavoitteet ja suorituskykyindikaattorit, joiden avulla voit mitata hankkeen onnistumista.

Kokoa tiimi

Kokoa tiimi työskentelemään hankinnasta maksuun -järjestelmän käyttöönoton parissa. Varmista, että tiimi huomioi hankkeen koko yrityksen kattavan luonteen.

Tee käyttöönottosuunnitelma

Ennen kuin aloitat käyttöönottoprosessin, on tärkeää, että teet suunnitelman. Tämä varmistaa hankkeen onnistumisen. Erilaisia käyttöönottotapoja on useita, mutta me suosittelemme pilottitoteutusta. Hanke etenee vaiheittain ja sisältää paljon pieniä välitavoitteita, joista rakentuu tavoiteltu lopputulos.

Huomioi tavarantoimittajat

Muista, että myös toimittajat käyttävät valitsemaasi ratkaisua. Mieti, miten tiedotat uudesta ratkaisusta ja sen käytön hyödyistä toimittajillesi.

Tarkista toimittajien tiedot

Prosessi voi olla pitkä, mutta se on käytetyn ajan arvoinen. Varmista, että uuteen järjestelmään syötetään tarkat ja vain oikeat tiedot toimittajista.

Vältä räätälöintiä

Räätälöinti ei ole hyvä ajatus, kun otetaan käyttöön hankinnasta maksuun -ratkaisua. Räätälöintiä on pyrittävä välttämään, jos se vain on mahdollista.

Valmistaudu muutoksen johtamiseen

Muutoksen johtaminen tulee hoitaa yrityksen sisältä käsin. On tärkeää laatia tehokas ja joustava suunnitelma, jossa otetaan huomioon yrityksen kulttuuri ja henki sekä henkilöstö.

HANKINNASTA MAKSUUN - RISKIT JA HAASTEET

Hankinnasta maksuun -prosessin uudistamiseen voi monien hyötyjen lisäksi liittyä tiettyjä riskejä, kuten:

Prosessien yhtenäistäminen

Organisaation sisällä eri osastoilla on yleensä omat työkalunsa ja järjestelmänsä. Tästä johtuen koko liiketoiminnan tietojen konsolidointi voi olla haastavaa. Jos järjestelmiä ja prosesseja ei onnistuta yhtenäistämään, seurauksena voi olla tehottomuutta ja virheitä.

Vaatimustenmukaisuus

Myös sen varmistaminen, että kaikki työntekijät ja osapuolet hyödyntävät uutta järjestelmää ja noudattavat prosesseja, voi olla haastavaa. Hankintaprosesseja pidetään usein joustamattomina ja byrokraattisina, mikä voi johtaa sääntöjen noudattamatta jättämiseen.

HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSIN SISÄINEN TARKASTUS

Aseta tilintarkastuksen tavoitteet

Ennen tarkastuksen aloittamista on tärkeää määritellä prosessin tavoitteet. Mitä tietoa toivot saavasi tarkastuksesta? Mitä tietoja sinun täytyy analysoida? Selkeiden tavoitteiden asettaminen varmistaa prosessin tehokkuuden ja onnistumisen.

Arvioi toimittajia prosessin näkökulmasta

Hankintaprosessi ei sisällä vain sisäisen hankintaosaston toimintoja, vaan myös tiiviin yhteistyön toimittajien kanssa.

Tarkastele osana tarkastusprosessia, miten valitset toimittajia ja miten teet yhteistyöstä mahdollisimman tehokasta.

P2P-KÄYTTÖÖNOTON USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET

Kuinka kauan hankinnasta maksuun -ratkaisun käyttöönotto kestää?

Hankinnasta maksuun -ratkaisun käyttöönottoon kuluva aika riippuu esimerkiksi organisaation koosta, käytössä olevista prosesseista ja uuden järjestelmän monimutkaisuudesta. On tärkeää varata runsaasti aikaa käyttöönottoprosessiin, jotta ongelmien riski pienenee.

Minkä kokoiset yritykset hyötyvät hankinnasta maksuun -ohjelmistosta?

Kaikenkokoiset organisaatiot voivat hyötyä hankinnasta maksuun -ratkaisusta. Kustannus- ja aikasäästöt ovat kuitenkin sitä suuremmat, mitä suurempi organisaatio on, koska mitä enemmän on tapahtumia, sitä suuremmat ovat myös kustannus- ja aikasäästöt.

Tarvitsenko omaa henkilöstöä vastaamaan hankinnasta maksuun -prosessin ylläpidosta?

Hankinnasta maksuun -ratkaisua voidaan ylläpitää sisäisesti tai palveluntarjoajan toimesta. On tärkeää pohtia tarvittavan ylläpidon tasoa ja määrittää valita itselle sopivin tehokkain ja kustannustehokkain ylläpitovaihtoehto.

Tarvitaanko hankinnasta maksuun -palvelulle varmuuskopioratkaisu?

Digitaalinen P2P-ratkaisu varmuuskopioidaan yleensä pilvipalveluun tietojen katoamisen estämiseksi ja järjestelmän käyttökatkosten varalta. Tästä on tärkeää keskustella palveluntarjoajan kanssa.

Yhteenveto

Hankinnasta maksuun -prosessin käyttöönotto voi tarjota monia hyötyjä, mutta siihen voi liittyä myös riskejä ja haasteita. Noudattamalla parhaita käytäntöjä ja valitsemalla tehokkaan, toimivan ja saavutettavissa olevan käyttöönoton voidaan  kuitenkin voittaa mahdolliset haasteet.

Jos haluat lisätietoja hankinnasta maksuun -ratkaisuista, niiden tarjoamista hyödyistä ja käyttöönoton mahdollisista esteistä, tutustu P2P-oppaaseemme:

Procure-to-Pay Solutions

Mitä Procure to Pay
-prosessi tarkoittaa

Lisätietoja

Source-to-Pay Solutions

Hankinnasta maksuun vs.
ostosta maksuun vs.
kilpailutuksesta maksuun

Lisätietoja