HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSI

MITÄ TARKOITTAA HANKINNASTA MAKSUUN?

Hankinnasta maksuun -prosessi kuvaa tapaa, jolla organisaatio hankkii liiketoiminnassaan tarvitsemansa tavarat ja palvelut. Hankinnasta maksuun -prosessi tunnetaan englanniksi nimellä ”purchase-to-pay” eli ”P2P”, ja se kattaa koko prosessin tilauksesta aina maksuun asti.

HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSI

Hankinnasta maksuun -prosessi kuvaa tapaa, jolla organisaatio hankkii liiketoiminnassaan tarvittavat tavarat ja palvelut.

HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSI SISÄLTÄÄ SEURAAVAT VAIHEET:

Vaihe 1: Tarpeen tunnistaminen – Tuotteen tai palvelun tarve tunnistetaan.

Vaihe 2: Pyyntöjen hallinnointi – Tavaroita tai palveluja koskeva virallinen pyyntö tehdään ja hyväksytään.

Vaihe 3: Ostotilaus – Kun ostopyyntö on hyväksytty, toimittajalle lähetetään ostotilaus.

Vaihe 4: Tavaroiden vastaanottaminen – Toimittaja toimittaa pyydetyt tavarat tai palvelut, ja niistä tehdään asianmukainen vastaanottokuittaus.

Vaihe 5: Laskun vastaanottaminen – Toimittaja lähettää laskun, ja se syötetään käsittelyjärjestelmään.

Vaihe 6: Laskun käsittely – Lasku täsmäytetään ostotilaukseen ja toimitusasiakirjoihin. Mahdolliset poikkeukset merkitään tutkittavaksi. Laskut, joihin ei liity ostotilausta, ohjataan tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi työnkulun kautta.

Vaihe 7: Ostoreskontra – Hyväksytyt laskut siirtyvät ostoreskontraan, jossa maksu suoritetaan ja päivitetään järjestelmään.

HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSIN HAASTEET

Koko hankinnasta maksuun -prosessi rakentuu monista yksittäisistä prosesseista, jotka tapahtuvat organisaation eri osissa ja joihin osallistuu useita henkilöitä. Prosessit voivat olla monimutkaisia ja jopa sekavia, etenkin silloin, kun prosessi on manuaalinen ja paperipohjainen.

Erilliset järjestelmät

Organisaation eri osastoilla on yleensä omat prosessinsa, mikä voi tehdä tietojen yhdistämisestä haastavaa. Hankinta- ja ostoreskontratoimintoja hallinnoi kaksi erillistä osastoa, joita ohjaavat erilaiset käytännöt, järjestelmät ja prioriteetit. Yhdenmukaisuuden puute voi johtaa tehottomuuteen ja virheisiin.

Käytäntöjen noudattamatta jättäminen

Hankintaosastot neuvottelevat hinnoista ja alennuksista tavarantoimittajien kanssa, kun taas ostoreskontraosasto vastaa näiden neuvoteltujen sopimusten noudattamisesta. Paperipohjaisessa ympäristössä, jossa ei ole käytössä molempien osastojen prosessit kattavaa teknologiaa, käytäntöjen noudattamatta jättäminen voi johtaa huomattaviin ja tarpeettomiin kustannuksiin.

Heikko näkyvyys

Jos organisaation järjestelmät ovat hajanaiset, tietoa ei välttämättä saada koko hankinnasta maksuun -prosessin laajuudelta. Lisäksi saatavat tiedot voivat olla epätarkkoja. Tästä johtuen organisaation näkyvyys toimittajiin ja menoihin voi olla puutteellista, mikä heikentää organisaation strategista päätöksentekoa.

Hankinnasta maksuun – Parhaat toimintatavat ja suorituskykymittarit

Hankinnasta maksuun -prosessin parhaat toimintatavat

  • Ota käyttöön automaattinen hankinnasta maksuun -ratkaisu
  • Varmista, että hankinnasta maksuun -prosessi on läpinäkyvä ja jäljitettävissä
  • Lisää hankinta- ja ostoreskontraosastojen välistä yhteistyötä
  • Varmista, että toimittajat ovat sitoutuneita ja tyytyväisiä
  • Laadi mitattavissa olevia tavoitteita ja seuraa ratkaisun suorituskykyä

Hankinnasta maksuun -prosessin keskeiset suorituskykymittarit

Jokainen yritys on erilainen, mutta keskeiset hankinnasta maksuun -prosessin suorituskykymittarit pätevät niistä useimpiin:

  • Ostotilauksen läpimenoaika
  • Ostotilauksen keskimääräiset käsittelykustannukset
  • Toimitusaika
  • Sähköisen ostotilauksen käsittelynopeus
  • Laskun käsittelynopeus
  • Laskun keskimääräinen käsittelykustannus
  • Laskun poikkeusten määrä
  • Täsmäytyksen onnistuminen yhdellä kertaa
  • Laskun keskimääräinen hyväksymisaika
  • Ostolaskun kiertoaika
  • Hallinnanalaiset menot
  • Toteutuneet säästöt
  • Saadut alennukset

Hankinnasta maksuun -automaation edut

Hankinnasta maksuun -prosessin automatisointi tarjoaa monenlaisia etuja niin hankinta- ja ostoreskontratiimeille kuin koko organisaatiolle. Näihin etuihin kuuluvat:

Sujuvammat prosessit

Hankinnasta maksuun -automaatio tuo kustannussäästöjä ja parantaa käsittelyn tehokkuutta – se poistaa hankinnasta maksuun -toiminnoista aikaa vievät ja virheille alttiit manuaaliset prosessit. Hankinta- ja maksuprosessien automatisoinnilla voit poimia 100 % taloustiedoistasi ja saavuttaa parhaan mahdollisen näkyvyyden koko toimitusketjun laajuudelta.

Paremmat toimittajasuhteet

Automaation avulla voit olla yhteydessä tavarantoimittajiisi sähköisesti ja sujuvasti. Hyödynnä erilaisia menetelmiä toimittajien kanssa asioimiseen ja tietojen ja asiakirjojen vaihtoon, niin voit olla yhteydessä kaikkiin ja kaikenkokoisiin toimittajiin. Hankinnasta maksuun -automaatio lisää myös maksujen oikea-aikaisuutta ja tarjoaa toimittajille reaaliaikaista tietoa maksutapahtumien tilasta, mikä parantaa toimittajasuhteita ja yhteistyötä.

Vähemmän villiä ostamista

Varmista hankintakäytäntöjen ja neuvoteltujen sopimusten noudattaminen tarjoamalla sähköinen hankintaratkaisu, jonka kautta loppukäyttäjät voivat löytää ja tilata nopeasti juuri sen, mitä tarvitsevat. Ratkaisun helppokäyttöinen käyttöliittymä ja ohjattu ostaminen varmistavat maksimaalisen käyttöasteen, mikä parantaa hankintakäytäntöjen noudattamista ja vähentää villiä ostamista.

Parempaa näkyvyyttä ja hallintaa

Kustannusten hillitseminen ja menojen hallinta ovat nousemassa talous- ja hankintajohtajien strategisiksi prioriteeteiksi – toiminnan häiriöiden minimoinnin ohella. Hankinnasta maksuun -automaatioratkaisut tarjoavat kokonaisvaltaisen, keskitetyn näkymän toimittajiin ja menoihin, mikä sujuvoittaa strategista päätöksentekoa. Kun sinulla on tietoa ja näkyvyyttä yrityksen menoista, pystyt paremmin hallitsemaan kuluja, vähentämään riskejä ja valvomaan koko toimitusketjua.

Haluatko lisätietoa, miten Basware voi auttaa sinua optimoimaan hankinnasta maksuun -prosessisi? Ota yhteyttä jo tänään.

Ota yhteyttä

Lue lisää Baswaren kilpailutuksesta maksuun -ratkaisusta ja siitä, miten voimme tukea kaikkia automaatiotarpeitasi tänään, huomenna ja tulevaisuudessa.

Jos haluat lisätietoja kilpailutuksesta maksuun -ratkaisumme eduista, ota yhteyttä.