Käytämme evästeitä mahdollisimman turvallisen ja tehokkaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Optimoi ja laajenna laskuautomaatioratkaisuasi

keskiviikko 24. kesäkuuta 2020

5 min lukuaika

Achieve your best AP life by advancing existing Accounts Payable automation

Laskuautomaation hyödyt ovat selkeät ja kiistattomat – erityisesti aikana, jolloin automaatiolla on tärkeä rooli liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Ilmiselviä etuja ovat esimerkiksi ajansäästö, toiminnan virtaviivaistuminen, kulujen hallinta ja toimittajasuhteiden paraneminen. Mutta miten yrityksen​ alkuperäistä ratkaisua voidaan laajentaa niin, että analytiikan ja tekoälyn kaltaisia edistyneitä teknologioita sekä laajaa Basware Network -verkostoa voidaan hyödyntää mahdollisimman hyvin strategisten hyötyjen saavuttamiseksi?​

Saavuta 100% automatisoitu laskujen käsittely yrityksen oman datan ja tekoälyn avulla

Tekoäly- ja koneoppimisteknologiat voivat auttaa optimoimaan yrityksen toimintaa ja sujuvoittaa liiketoimintaa. Ainutlaatuisten algoritmien ja kehittyneiden hankinnasta maksuun (P2P) -teknologioiden avulla ostoreskontra voi havaita ja käsitellä nopeammin kaikki yrityksen hankintatilaukset ja laskut. Lisäksi ratkaisu käsittelee yrityksen omaa dataa ja hakee siitä uusia havaintoja.

Tekoäly- ja koneoppimisteknologiat parantavat ostoreskontraprosesseja käyttäen hyödyksi offline-prosesseista tuttuja toimintoja, esimerkiksi lähettämällä automaattisesti ilmoituksen hyväksyjille, valtuuttamalla työvaiheita ja täsmäyttämällä hankintatilauksia. Kaikki tämä vaatii vähemmän manuaalista työtä ja vähentää virheitä. Teknologia tarjoaa kaikki yrityksen laskutiedot yhdessä näkymässä. Näin vahvuuksia ja kehitettäviä alueita voidaan tunnistaa ja se mahdollistaa siirtymisen 100% automaattiseen laskujen käsittelyyn. Usein suurin osa manuaalisista prosesseista karsiutuu kokonaan pois, mikä on tärkeää etätyöskentelyn lisääntyessä.

Miten tekoäly voi auttaa juuri sinua?

Näillä kahdella tavalla ostoreskontra voi valjastaa tekoäly- ja koneoppimisteknologiat tuottamaan lisäarvoa, lisäämään tehokkuutta ja automatisoimaan laskutoimintoja.

  1. Maksusuunnitelmilla täysi hallinta kuluista

Yksinomaan ostotilausten mukaisiin ostoihin yltäminen on monelle yritykselle todellinen haaste. Kaikki kustannuskategoriat eivät istu perinteiseen hankinta ja tilaus -prosessiin. Jotkut kulut ovat luonnostaan toistuvia tai sidottuja budjettiin sopimuksen sijaan. Yritys voi laatia omat hankintatilauslomakkeet eri kustannuskategorioille, kuten leasingille, vuokraukselle, huoltosopimuksille ja julkisille palveluille, mutta tällöinkin avoimeksi jää, milloin ja millä rahalla kulut maksetaan.

Baswaren ratkaisu kulukategorioille hyödyntää koneoppimisteknologiaa, joka tunnistaa laskuista toistuvia tietoja. Automaattiset maksusuunnitelmat auttavat automatisoimaan myös maksuprosessin seuraavia vaiheita ja tarjoavat loistavaa kulunhallintaa ja kassavirran ennustettavuutta.

Yritys voi hyödyntää maksusuunnitelmia kolmella eri tavalla: 

  • Maksujen ajastaminen muuttaa toistuvat ja säännölliset maksut automaattisiksi (hyvä valinta leasing- ja vuokramaksuihin sekä julkisiin palveluihin, kuten sähkö- ja vesilaskuihin)

  • Budjettiin perustuvat maksut voidaan automatisoida toistuviksi tietyn budjetin rajoissa (täydellinen ratkaisu projekteissa, joissa on useita toimittajia ja ennalta hyväksytty budjetti)

  • Automaattisessa itselaskutuksessa Baswaren ratkaisu laatii laskun toimittajan puolesta ja käsittelee sen automaattisesti (ihanteellinen ratkaisu vakituisille, pienille alihankkijoille tai hallintayhtiöille)

Teknologian valjastaminen laskujenkäsittelyssä ostoreskontran avuksi varmistaa, että prosessit (ja liiketoiminta) pyörivät tehokkaasti. Samalla toimittajat saavat rahansa aina ajallaan, minkä ansiosta kassavirta pysyy tasaisena ja toimitusketjut aktiivisina. Toisin sanoen kaikki voittavat.

  1. Smart Coding

Baswaren Smart Coding -ratkaisun tarjoama automatiikka on vain yksi tapa poistaa manuaaliset työvaiheet ostoreskontrastasi. Smart Coding -tiliöintiratkaisu hyödyntää datantunnistusta ja koneoppimisteknologiaa ja vapauttaa ostoreskontraosaston manuaalisesta työstä esimerkiksi tapauksissa, joissa laskua vastaamaan ei ole luotu ostotilausta.

Koneoppimisen avulla Smart Coding -teknologia etsii sekä analysoi automaattisesti tapahtumahistorian tiedot ja laskujen tiliöintimallipohjat. Se suosittelee sopivaa pääkirjatiliöintiä ostotilausten ulkopuolisille laskuille. Nämä laskut ovat muutoin vaarassa jumittua aikaa vievään manuaaliseen työnkulkuun, mutta Smart Coding -ratkaisun ansiosta ostoreskontran toiminta etenee sujuvasti ilman manuaalista puuttumista.

Strategisempaa ajattelua kehittyneen analytiikan avulla

Kehittyneen analytiikan avulla yritys voi paremmin optimoida prosessejaan ja hallita tietojaan perustellun päätöksenteon ja optimoinnin tueksi. Analytiikan kautta yritys saa kehittynyttä dataa, jonka avulla voidaan ehkäistä maksujen myöhästymisiä, lisätä verkkolaskujen määrää, ratkaista prosessien pullonkauloja ja hyödyntää varhaisen maksajan alennuksia. Näin se onnistuu:

Ehkäise maksujen myöhästymiset: Sisäänrakennettu koneoppimisteknologia kartoittaa yrityksen maksuhistorian trendejä, tapahtumia ja tunnistaa toistuvia kaavoja – se käy ajan myötä vain fiksummaksi. Koottujen tietojen pohjalta voidaan laatia ennustavia analyysejä, jotka laskevat todennäköisyyden sille, maksetaanko laskut ajallaan vai myöhässä. Näin ostoreskontra voi päättää, miten myöhässä oleviin maksuihin puututaan. Hyvä maksunhallinta takaa, että toimittajat saavat rahansa, kassavirta pysyy tasaisena ja toimittajaketjut pysyvät vahvoina.

Lisää verkkolaskujen määrää: Koneoppiminen myös vahvistaa analytiikkaa näyttämällä laskujen saapumisajan ja muodon. Näin ostoreskontra voi analysoida laskujen saapumistrendejä ja tunnistaa mahdolliset viivästykset. Näiden tietojen pohjalta ostoreskontra voi olla yhteydessä toimittajiin liittyen laskujen muotoon ja kannustaa siirtymään verkkolaskutukseen. Kun yhä useampi toimittaja siirtyy verkkolaskuihin, laskut voidaan käsitellä ripeämmin, maksut suorittaa nopeammin ja näin napata varhaisen maksajan alennukset.

Ratkaise prosessien pullonkaulat: Kehittynyt analytiikka tarjoaa tietoja, joita tarvitaan prosessien pullonkaulojen paikantamiseen sekä sen ymmärtämiseen, miksi tietyt laskut vievät enemmän aikaa, sisältävät enemmän poikkeamia ja viivästyvät muita todennäköisemmin. Näiden oivallusten avulla ostoreskontra voi nopeasti selvittää pullonkaulat, ja vähentää viivästymisiä.

Katso webinaarimme ja opi lisää

Laskuautomaatio on niin paljon muuta kuin pelkkää automaatiota. Hyvin toteutettuna se yksinkertaistaa prosesseja, auttaa ymmärtämään dataa ja säästää aikaa. Katso tekoälyä ja automaatiota käsittelevä webinaarimme "Machine learning in practice – towards a fully touchless AP automation process" ja opi, mitä kaikkea laskuautomaatio pitää sisällään.