Myrskyisät ajat aiheuttavat väistämättä häiriöitä prosesseihin, toimintakykyyn, asiakkuuksiin, toimituksiin ja kumppanuuksiin. Kun jokin yllättävä tapahtuma vaikuttaa yrityksen toimintaan, kassavirran turvaaminen on ensiarvoisen tärkeää yrityksen toimintaedellytysten kannalta. Asiasta kirjoittaa Baswaren hankinnasta maksuun -ratkaisujen tuotejohtaja Sami Peltonen.
Automaatio ja digitalisaatio toimitusketjun häiriöiden vakauttajana
Joskus yllättävä tilanne mullistaa koko maailmankuvamme. Tällaiset tapahtumat tarjoavat kaikille rankan mutta aiheellisen muistutuksen siitä, kuinka helposti asiat voivat lähteä hallinnasta.
Yksi tällainen tilanne on meneillään paraikaa, kun luet tätä blogikirjoitusta. Tilanteesta on puhuttu ja kirjoitettu jo aivan kylliksi ilman, että minä jatkan aiheesta.
Se tuo esiin kuitenkin kolme tärkeää seikkaa:
-
Yritykset ovat hyvin riippuvaisia siitä, että ”tavalliset” arkiprosessit toimivat perustasolla niin kuin pitää.
-
Näitä tavallisia prosesseja pidetään itsestään selvinä.
-
Kun jokin odottamaton tapahtuma vaikuttaa perustavanlaatuisesti liiketoimintaan, nopea ja tehokas reagointi on ensiarvoisen tärkeää. Tällaisen tapahtuman ei tarvitse olla edes niin dramaattinen ja kokonaisvaltainen kuin maailmanlaajuinen pandemia.
Reagointikyvyn vaikutusalueen laajuutta ei pidä myöskään aliarvioida.
Liiketoiminnan häiriöiden vaikutus fyysisiin ja logistisiin toimitusketjuihin on selvä, mutta organisaatioilta jää usein huomaamatta se, miten vakavasti ja helposti häiriöt voivat vaikuttaa taloudellisiin toimitusketjuihin.
Tarkastellaanpa vaikka niinkin yksinkertaista asiaa kuin ostoreskontraa hoitavan tiimin läsnäolo.
Tiimin jäsenten ollessa poissa töistä joko sairauden tai muun syyn takia heidän vastuullaan olevat prosessit eivät voi noin vain pysähtyä. Laskut täytyy käsitellä. Toimittajille täytyy maksaa. Jos näin ei tapahdu, seuraukset voivat olla vakavia etenkin nykyisen kaltaisessa epävarmassa tilanteessa.
Maksa kaikille toimittajille – koosta riippumatta
Ilmassa alkaa jo olla merkkejä etenkin pienten toimittajien vaikeuksista. Osa saattaa jopa tehdä konkurssin. Tämä on merkittävä uhka paitsi suoraan tulilinjalla oleville yrityksille, myös toimitusketjun muille organisaatioille.
Monet suuryritykset ovatkin ryhtyneet toimiin auttaakseen toimittajiaan. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa toimiva supermarket-jätti Morrisons ilmoitti hiljattain nopeuttaneensa maksuja pienille toimittajilleen viimeaikaisten häiriöiden seurauksena. Tämä auttaa pieniä toimittajia pysymään pinnalla, sillä niiden taloudellinen puskuri nykytilanteen kaltaisten haasteiden varalle on huomattavasti suuryrityksiä pienempi.
Maaliskuun puolivälistä lähtien yritykset, jotka toimittavat supermarketille alle miljoonan punnan arvosta tavaraa vuodessa, saavat maksun 48 tunnin kuluessa toimituksesta aikaisemman kahden viikon maksuajan sijaan. Järjestely hyödyttää noin kolmeatuhatta pientä toimittajayritystä.
Talous on suurin ja tärkein moottori, joka pitää liike-elämän ja yhteiskunnan pyörät pyörimässä. Millä keinoilla talous sitten pidetään käynnissä nykyisen kaltaisissa olosuhteissa?
Laskuautomaation avulla tulevaisuuden tekijäksi
Digitaalisiin prosesseihin siirtymisellä on selkeitä ja vakuuttavia hyötyjä laskujen hitaaseen ja työlääseen manuaaliseen käsittelyyn nähden. Laskujen lähettäminen, käsitteleminen ja maksaminen sähköisesti on nopeampaa ja helpompaa kuin manuaalisesti. Paperin määrä ja fyysisten asiakirjojen käsittelyn tarve vähenee, samoin manuaalinen puuttuminen prosessiin. Laskutukseen liittyvien työnkulkujen, kuten kiertoon lähettämisen, tiliöinnin, täsmäytyksen ja hyväksynnän, automatisoiminen tuo myös vastaavia etuja.
Prosessien digitalisointi ja automatisointi lisäävät myös niiden ketteryyttä ja joustavuutta. Mikäli nämä toteutetaan oikein, taloushallinnon tiimit pystyvät työskentelemään ajasta ja paikasta riippumatta millä tahansa laitteella, mikä tarkoittaa merkittäviä laskutus-, kassavirta- ja työnkulkuhyötyjä. Koneoppimis- ja tekoälyelementtien kehittyminen voi puolestaan auttaa maksujen tärkeysjärjestyksen määrittämisessä ja varhaisiin maksuihin perustuvien alennusten hallinnoimisessa.
Haastavat tilanteet kuuluvat välillä liiketoimintaan. Siitä huolimatta on selvää, että automaatiolla voi olla suora ja positiivinen vaikutus niin toimittajien kuin asiakkaidenkin tulokseen. Tämä on tärkeä askel monimutkaisessa toimintaympäristössä.
Lisää joustavuutta laskuautomaation avulla
Lisätietoja laskuautomaation eduista saat ratkaisusivuiltamme tai lataamalla ja lukemalla EIU:n raportin, jossa käsitellään talouden ja hankinnan trendejä.