Käytämme evästeitä mahdollisimman turvallisen ja tehokkaan käyttökokemuksen takaamiseksi.

Suutarin lapsen hyvin istuvat kengät

maanantai 11. helmikuuta 2019

5 min lukuaika

Suutarin lapsen hyvin istuvat kengät

Lue Baswaren talousjohtajan neuvot taloushallinnon prosessien onnistuneeseen digitalisointiin

Basware on tehostanut ja digitalisoinut asiakkaittensa ohella myös omia taloushallinnon prosessejaan. Olemme mm. onnistuneet nipistämään paperilaskujen määrän vain 10 prosenttiin laskujen kokonaismäärästä.

Mutta miten taloushallinto digitalisoidaan tehokkaasti? Niclas Rosenlew, Baswaren oma talousjohtaja, pureutui taloushallinnon prosessien onnistuneen digitalisoinnin teemaan Basware Connect -tapahtumassa viime syyskuussa pidetyssä esityksessään, jossa hän kertoi Baswaren omien talousprosessien tehostamisesta.

Määrätietoinen digitalisointityö vie kohti tehokkaampia prosesseja

– Basware ei ole sen parempi tai huonompi kuin mikään muukaan yritys, aloitti Rosenlew. Vaikka leipälajinamme on P2P, löytyy oman konepellin alle katsoessa aina jotain petrattavaa.

Joitakin vuosia sitten Baswaren taloushallinnon prosesseissa oli huomattavasti parantamisen varaa.

– Yrityksen DPO (Days Payable Outstanding) oli 25, mikä on mielestäni huono. Meillä oli mieletön määrä toimittajia, joista ei tiedetty keitä ne olivat, eikä tiedetty keneltä ostetaan mitäkin. Paperilaskuja oli hirveä kasa. Ne ovat työläitä käsitellä, ja maksettiin usein liian aikaisin tai liian myöhään. Henkilöstökyselyiden tulokset eivät olleet aina mairittelevia ja sourcing kamppaili kategorisoinnin kanssa. Nämä ovat monelle tuttuja yleisiä ongelmia, jotka olivat näkyvissä myös Baswaressa, kertoi Rosenlew.

Kova ja määrätietoinen digitalisaatiotyö on kuitenkin parantanut Baswaren prosesseja Rosenlewin mukaan huomattavasti.

Rosenlewin mukaan Baswaren DPO on noussut yli neljäänkymmeneen ja isojen saatavien määrä tippunut 60 prosenttia. Digitaalisten laskujen määrä on noussut 60 prosentista yli 90 prosenttiin. Laskujen määrä on pysynyt samana, mutta jokusen vuoden takaisesta 12 000 laskusta ilman ostotilausta on päästy huomattavasti pienempään, vain viiteensataan.

Uusi työkalu vaatii uudistuneet käytännöt

Rosenlew painotti, että taloushallinnon prosessien digitalisointi ei suinkaan tapahdu niin, että uusi työkalu otetaan käyttöön ja sillä siisti. Digitalisointihankkeet vaativat työkalun lisäksi määrätietoista työskentelyä ja istumalihaksia.

Pilvipalvelu- ja saas-maailmassa räätälöityjen taloushallinnon työkalujen kehittäminen on vähentynyt aiemmista lisenssimallin ajoista. Samaan aikaan työkalujen käyttöönotto vaatii usein organisaatiolta totuttujen käytäntöjen uudistamista, koska ohjelmistojen toimintoja ei muokata jokaiselle erikseen.

– Hirveän usein lähdetään liikkeelle siitä, että näin on aina tehty ja nyt pitäisi löytää työkalu, joka auttaa tekemään juuri niin. Se on hieno ajatus, mutta harvoin johtaa hyvään lopputulokseen. Sanoisin, että on paljon parempi käyttää aikaa siihen, että mietitään mitkä olisivat parhaat käytännöt ja miten omaa toimintaa muokataan niiden mukaan. Sitten valitaan työkalu sen mukaan, kertoi Rosenlew.

Taloushallinnon digitalisoinnin askeleet

Rosenlew painotti keskeisiä askeleita, jotka on pidettävä mielessä, kun lähdetään parantamaan taloushallinnon lukuja.

Käyttäjien hallinta

Kaikista tärkeintä on saada käyttäjät mukaan. Työkalu voi olla maailman paras, mutta siitä ei ole hyötyä jos käyttäjät eivät käytä sitä täysimääräisesti.

Projektin saattaminen loppuun asti  

Kun laskut saadaan verkkoon, avautuu yritykselle aivan uusi maailma. On tärkeää puskea digitalisaatioprosessi loppuun saakka ja päästä eroon paperista.

Toimittajakentän hallinta

Myös toimittajat ja heidän tietonsa on saatava mukaan verkkoon. Vasta kun toimittajat saadaan mukaan, päästään kehityksestä ottamaan tehoja irti.

Automatisointi

Kaikki data tulee saada järjestelmään, että siitä saadaan kaikki hyöty irti.

Kun kaikki yrityksen data saadaan digitaaliseksi, voidaan analytiikkaa käyttää aiempaa tehokkaammin yrityksen toiminnan seuraamiseen ja ohjaamiseen. Jos digitalisointiprosessi jää puolitiehen ja vain puolet datasta on digitaalista, ei analytiikkakaan anna totuudenmukaista informaatiota.

Digitalisaatioprosessin haasteena ihmiset

Vaikein osuus digitalisaatioprosessin läpiviemisessä ovat ihmiset. Miten saada tiettyihin käytäntöihin tottuneet ihmiset opettelemaan ja käyttämään uutta työkalua?

– Usein tehdään yksi meili tai intraviesti, että nyt on uusi työkalu, suljetaan silmät kolmeksi kuukaudeksi ja toivotaan, että joku on käyttänyt sitä. Yllätys yllätys, harva käyttää! totesi Rosenlew.

Digitalisaatioprosessin läpiviemisessä huolellinen suunnittelu ja panostus on tärkeää. Hankkeeseen täytyy varata tiimi sekä vastuuhenkilöt, jotka hoitavat viestintää ja koulutusta pitkään työkalun käyttöönoton jälkeenkin. Jos hanke jää puoliväliin, jäädään tilanteeseen jossa kaksi prosessia toimii rinnakkain. Se on tuplatyötä, josta ei saada tehoja irti.

Rosenlew korostaa perusasioiden tärkeyttä työkaluja suunnitellessa.

– Teknologiafirmoissa puhutaan kaikesta blockchainista tekoälyyn, mutta loppukädessä pienet simppelit asiat ovat niitä, jotka merkitsevät. Ei kannata liikaa intoilla tulevasta, vaan keskittyä siihen miten saadaan käytössä oleva työkalu niin helpoksi, että kaikki käyttävät sitä. Todellinen helppokäyttöisyys on tärkeämpää kuin viimeisimmät tekoälyhärpäkkeet. Baswarella käytetään paljon aikaa UI- ja UX-käytettävyyden suunnittelemiseen. Vieläkään ei olla täydellisiä, mutta jollei käytettävyys ole kunnossa, teknologialla ei ole merkitystä.

Baswaressa ollaan ylpeitä siitä, mitä taloushallinnon digitalisaation saralla on saatu aikaiseksi sisäisesti.

– Prosessi on ollut pitkä, mutta sillä on saatu upeita tuloksia aikaiseksi, iloitsee Rosenlew.

Käyttäjänä olen huomannut Baswaren kehitysaskeleet matkan varrella, koska jokainen on paitsi muuttanut, myös ennen kaikkea helpottanut omaa toimintaa. Ohjeiden mukaan ja ajatuksella luotu PO tarkoittaa nykyään käytännössä sitä, ettei laskua tarvitse enää sen jälkeen edes ajatella. Mitä vähemmän aikaa markkinointi-ihmisen tarvitsee käyttää laskujen parissa, sen parempi.