Automatisez à 100% le traitement de vos factures fournisseurs

Dématérialisez vos factures pour un traitement comptable libéré de la saisie manuelle des données.

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AP Automation

Vous souhaitez passer au zéro papier, réduire vos retards de paiement ou tirer le meilleur parti de vos données pour optimiser votre comptabilité fournisseurs ?

Réputé long et fastidieux, le traitement manuel des factures papier n’offre aux entreprises qu’une visibilité partielle sur le suivi de leurs dépenses. Il est aussi souvent la cause des retards de paiement des fournisseurs. Coûts de traitement élevés, cycles longs, factures perdues ou erreurs de saisie, les risques sont nombreux et rendent nécessaires l’optimisation de votre comptabilité fournisseurs.

Des cycles longs et des retards de paiement

Lorsque votre entreprise gère encore un volume important de factures papier ou que le suivi de la facturation est assuré manuellement, les cycles de traitement peuvent être longs et les paiements retardés. Votre équipe gère des tâches répétitives et ne parvient pas à dégager de temps pour des missions plus stratégiques. Si telle est votre situation, il est probable que vous rencontriez fréquemment :

  • des erreurs nécessitant des régularisations
  • des relances répétées de vos fournisseurs concernant l'état des paiements​
  • des pénalités pour retard de paiement et des tensions dans vos relations avec vos fournisseurs.

Des coûts de traitement élevés

Au-delà de son manque d’efficacité et du risque d’erreurs, le traitement manuel des factures se révèle très onéreux.​ Certaines tâches peuvent ainsi se révéler coûteuses :

  • l’identification des collaborateurs à l'origine des dépenses et des responsables chargés de l’approbation
  • le rapprochement manuel des factures avec les bons de commande, les contrats, les bons de livraison et les contrôles qualité​
  • le traitement des factures récurrentes. 

Une visibilité limitée

Le traitement manuel des factures ne permet pas d’avoir une vision d’ensemble claire, précise et immédiate des dépenses en cours. A l’inverse, une gestion automatisée et dématérialisée des factures fournisseurs améliore la qualité des données permettant aux entreprises d’adopter un pilotage plus efficace de leur performance financière. Ce manque de visibilité induit que :

  • votre direction a une connaissance partielle des règlements en attente, ce qui rend difficile les prévisions de trésorerie et la gestion du BFR
  • vous ne pouvez pas identifier les goulots d'étranglement des processus ou les raisons du nombre important d’exceptions à gérer
  • le manque d'analyses et de données de performance rend quasiment impossible la définition de KPI et d’objectifs d'amélioration réalistes.

Affranchissez-vous du traitement manuel avec Basware AP Automation

Papier, PDF, EDI, ou encore XML, que vous disposiez ou non d’un bon de commande, avec Basware AP Automation vous pouvez automatiser le traitement de 100% de vos factures, directes et indirectes. Votre taux d’automatisation et la qualité des données collectées progressent alors que les interventions manuelles diminuent. L’analyse des données financières vous permet de corriger les goulots d’étranglement, d’améliorer votre efficacité et d’anticiper les flux de trésorerie.

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Affranchissez-vous du traitement manuel avec Basware AP Automation

" C'est sans aucun doute la Rolls des systèmes de comptabilité fournisseurs. Cette solution propose une interface utilisateur performante et ergonomique, qui permet de traiter de nombreuses exceptions et différents scénarios. "

Ryan Martens, Mohawk Medbuy

Comment Basware AP Automation peut vous aider ?

Basware AP Automation est une solution sophistiquée capable de gérer les subtilités de votre activité aujourd'hui et de vous fournir une technologie perfectionnée pour demain.

Efficacité et économies

L’automatisation du traitement de 100% de vos factures vous permet de réduire les coûts d'exploitation et d'augmenter la productivité, mais aussi d'éviter des pénalités de retard ou de négocier des remises sur les paiements anticipés. Dotée d’un processus digitalisé, votre équipe en charge de la comptabilité fournisseurs peut se concentrer sur la gestion des exceptions ou d'autres missions à valeur ajoutée. Vous rationalisez votre processus lorsque vous automatisez : 

  • le workflow de facturation
  • l'imputation des factures
  • la résolution des litiges
  • le rapprochement des factures et des bons de commande
  • la conformité fiscale à l’échelle mondiale.

Analyses et éléments de réflexion

Les analyses produites par Basware Analytics offrent à votre équipe des données consolidées et fiables. Les tableaux de bord vous aident à :

  • identifier les points de blocage
  • anticiper les retards de paiement
  • établir une comparaison avec les entreprises les plus performantes de notre réseau​
  • définir des KPI pour une amélioration continue et une évaluation de vos progrès.

Réduction des risques et prévention des fraudes

Dans un environnement papier, le manque de visibilité vous expose à des risques et des menaces de fraude. 
Automatiser votre comptabilité fournisseurs avec Basware vous aide à : 

  • éviter la perte de factures ainsi que les paiements erronés ou en double 
  • sécuriser les approbations et garantir qu’elles soient correctement documentées en cas d‘audit
  • réduire les possibilités de fausses factures, de fraudes fournisseurs ou internes 
  • assurer la conformité à l’international, quelles que soient les exigences ou normes locales
  • respecter les budgets et évitez les dépassements.

Distinctions et reconnaissance

Leader international dans le domaine du S2P, Basware est reconnu et régulièrement primé par les plus grands cabinets d'experts indépendants pour les capacités avancées de ses solutions.

En savoir plus
2016

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2018

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Fonctionnalités

Réception de 100% des factures fournisseurs

Dématérialisez 100% de vos factures dès le premier jour. Grâce au Basware Network et aux 220 partenaires interopérés à notre réseau, vos fournisseurs continuent de vous envoyer des factures dans leur format favori (y compris papier !) que Basware convertit au format électronique. Vous rationalisez la gestion des factures et disposez d’une efficacité et d’une précision inégalées. Vos équipes comptables et achats bénéficient d'une visibilité sur les dépenses et peuvent prévoir avec précision le flux de trésorerie.

Un rapprochement automatique multi-critères, inégalé sur le marché

Le rapprochement automatisé des factures avec les bons de commande, bons de livraison, documents de contrôle qualité, contrats, etc. repose sur une comparaison au niveau des lignes et des en-têtes de factures. Le rapprochement permet également d’intégrer les dépenses qui ne figurent pas sur le bon de commande initial. Utiliser les méthodes de reconnaissance les mieux adaptées permet ainsi d’obtenir des correspondances d’en-tête plus précises. Le rapprochement commence par la recherche de numéros de bons de commande mentionnés sur la facture. Une fois qu'un ou plusieurs bons de commande sont identifiés, le système utilise le détail du montant mentionné sur la facture pour trouver les bons de commande dont la somme est égale ou inférieure à la tolérance autorisée. Cela signifie que l'équipe de votre comptabilité fournisseurs n'a plus besoin de rechercher manuellement ces informations. Vous réduisez considérablement le temps de traitement.

Conformité à l’international

Pour chaque commande, soyez assuré de respecter la réglementation internationale sur les factures et les obligations fiscales. A partir des tableaux de taxes de votre ERP, de votre système comptable ou d’une solution de technologie fiscale telles que Vertex, Taxware, Avalara ou Sabrix, saisissez les taux de taxation locaux, effectuez le calcul des taxes et transmettez les informations à votre ERP avec les données d’imputation comptables et analytiques appropriées et nécessaires à votre conformité fiscale.

Smart Coding

Avec Smart Coding, vous pouvez automatiser une partie du traitement des exceptions (par exemple : les factures sans commande). La solution propose des modèles d’imputation et s’appuie sur des fonctionnalités d'apprentissage automatique (machine learning) pour proposer des recommandations d’imputation.  

Plans de paiement

Automatisez les transactions récurrentes ou celles qui ne nécessitent ni bon de commande ni facture, comme les paiements de charges ou de loyers. Vous pouvez ainsi réduire significativement les interventions manuelles grâce à une fonctionnalité qui alerte les utilisateurs lorsque les factures répondent aux critères des calendriers de paiements, ceci favorise l'adoption et l'augmentation du traitement automatisé.