100% d’adoption par les utilisateurs et de visibilité sur les dépenses

Lorsque votre visibilité sur les dépenses est incomplète, vous êtes dans l’impossibilité de prendre les mesures qui généreront les économies imposées par votre direction et d'adopter une approche stratégique des achats. Vous disposez d’une visibilité partielle sur vos dépenses si :

• vous éprouvez des difficultés à suivre les montants dépensés par catégorie ou par fournisseur, ou encore à visualiser les dépenses sous contrôle par rapport aux dépenses imprévues, avec ou sans bon de commande, etc.
• vous recevez fréquemment des factures non provisionnées, impactant vos prévisions
• vous découvrez l'impact des achats sur les budgets au moment où les dépenses sont engagées.

Vous devez régulièrement rappeler à vos équipes le processus d’achat de l’entreprise ? La réponse à votre problème, c’est un moyen simple d'automatiser le processus et d'offrir aux utilisateurs un outil qu'ils apprécient. Vous pourrez ainsi obtenir une pleine adoption. Les entreprises perdent le contrôle sur les dépenses lorsque les employés :

• achètent des produits et services via différents canaux
• utilisent une multitude de fournisseurs, certains préférentiels et d'autres non
• achètent des articles à différents prix et en quantités variables.

L’absence d’automatisation de votre processus d'approvisionnement comme la multiplication des canaux d’échanges avec vos fournisseurs (téléphone, e-mail, fax, courrier), réduit votre visibilité sur votre chaîne logistique, accentue les risques, et représente un frein quant au renforcement de vos relations avec vos fournisseurs. Vous faites face à ces difficultés si :

• vous ne pouvez pas optimiser vos dépenses auprès de vos fournisseurs stratégiques, car vous n'avez pas la visibilité nécessaire sur les indicateurs de dépenses
• vos fournisseurs ne disposent pas d'un moyen simple de présenter leurs derniers produits et tarifs, ce qui retarde le processus d'approvisionnement
• il existe un décalage entre la tarification sous contrat et le prix indiqué sur les bons de commande.

Dans les entreprises où les achats et le traitement des factures se font manuellement, il est souvent difficile de comprendre de quelle façon les dépenses sont effectuées. Lorsque vous disposez d'une solution d’e-Procurement utilisée quotidiennement par vos équipes et que tous vos achats sont automatisés, vous pouvez maîtriser vos dépenses et réaliser des économies. Vous disposez ainsi d’une visibilité étendue et pouvez contrôler :

• l’état des dépenses par rapport au budget pour permettre le respect de celui-ci
• la répartition des dépenses par fournisseur, pour consolider votre base et obtenir des remises sur les volumes d’achat
• les dépenses gérées par rapport aux dépenses non gérées, afin de définir les domaines d’amélioration
• les dépenses contractuelles, pour vérifier que les équipes achètent sous contrat afin de réaliser des économies négociées
• les dépenses par catégorie, qu’elles soient directes ou indirectes, pour comprendre les principales typologies d’achats
• les personnes ayant réalisé ou approuvé des achats non conformes à la politique de l’entreprise, pour les accompagner dans le processus d’utilisation
• en complément, vous accédez à des données précises et détaillées.

Vous pouvez automatiser le contrôle et la conformité sans avoir à surveiller les achats. Augmentez la part des dépenses sous contrôle en permettant à vos utilisateurs d'accéder à des technologies comme :

• une marketplace et des catalogues électroniques (punchouts) qui affichent les derniers articles et prix négociés pour votre entreprise, afin que les utilisateurs aient le choix entre de nombreuses options approuvées dans le cadre du processus d’achat défini
• l'aide contextuelle conçue pour permettre aux utilisateurs de choisir les fournisseurs privilégiés et les meilleurs prix, mais aussi de recevoir des notifications les informant que leurs souhaits d’achats ne sont pas conformes à la politique de l’entreprise, et ainsi de ne pas recevoir de refus au moment de la demande de validation de la commande.
• une technologie qui « guide » les utilisateurs tout au long du processus d'achat en leur recommandant certains produits et en leur apportant une aide lorsqu'ils naviguent dans la solution d’e-Procurement.

En toute logique, la pleine adoption de la solution par les équipes, associée à une technologie d'approvisionnement avancée, permet de réaliser des économies et vous laissent vous concentrer sur les moyens d'optimiser les dépenses. Vous pouvez ainsi :

• analyser les dépenses à l'échelle de l'entreprise
• collaborer avec des fournisseurs satisfaits pour négocier de meilleurs contrats, acheter de plus gros volumes et faciliter les innovations
• rationaliser les processus et favoriser l'efficacité.

Les utilisateurs affichent leur exigence : utiliser une solution d’e-Procurement offrant une expérience d’achat identique à celle de grands sites marchands. Basware reproduit cette expérience pour les achats B2B. S'appuyant sur une base de données perfectionnée qui combine informations sur les produits, catalogues de fournisseurs facilement téléchargeables, punchouts permettant aux utilisateurs de visiter les sites Web des fournisseurs (Amazon par exemple) et navigation agréable, la marketplace de Basware propose aux utilisateurs une expérience d'achat à laquelle ils sont habitués, tout en vous permettant de bénéficier de tarifs préférentiels et garantis, ainsi que d'une sélection d'articles actualisés. Cet outil permet également de collaborer plus facilement avec les fournisseurs et de demander les prix de nouveaux articles de façon simplifiée.

Les achats « guidés » font référence à une technologie qui oriente les utilisateurs vers les dépenses à privilégier tout au long du processus d'achat et leur fournit une assistance lorsqu'ils ont recourt à la solution d’e-Procurement. Cette fonctionnalité consiste à faire des propositions aux utilisateurs pour les articles les plus fréquemment commandés (par exemple, matériel informatique, fournitures de bureau, matériel d’exposition). Elle permet ensuite aux utilisateurs de sélectionner les fournisseurs de prédilection ainsi que les meilleurs prix. Elle vous signale également en amont les infractions à la politique d’achat et vous évite un rejet de la demande d'achat après coup. Cela permet aux utilisateurs d'effectuer des achats sous contrat, et aussi de réduire l'implication des professionnels de l'approvisionnement dans les processus d'achat non stratégiques.

Les tableaux de bord intégrés pour la gestion des achats permettent de suivre les dépenses sous contrat et imprévues pour toute l'entreprise. Vous pouvez afficher les dépenses par catégorie, fournisseur, zone géographique ou unité opérationnelle pour faciliter l'analyse. Utilisez les données pour identifier les opportunités d'accélération des délais d'approbation, contrôler davantage vos dépenses et surveiller les performances des fournisseurs, le tout à partir d'une plateforme unique.

L'objectif de Basware est toujours de vous aider à simplifier vos opérations et à dépenser plus efficacement. Notre solution aide à automatiser la gestion administrative des projets de sourcing, pour vous permettre de vous focaliser sur des activités plus stratégiques quant à la manière dont vous réalisez des appels d'offres, organisez vos actions de sourcing et vous connectez à de nouveaux fournisseurs.