Solutions Network pour la comptabilité Fournisseurs

Vous souhaitez améliorer vos processus de comptabilité fournisseurs, supprimer les documents papier et recevoir vos factures fournisseurs directement au format électronique ?

La réception de factures électroniques est la première étape pour simplifier vos opérations. Grâce aux solutions Basware Network, vous pouvez recevoir toutes vos factures par voie électronique, sans demander à vos fournisseurs de modifier les modalités d'envoi.

Trop de papier

Nombre d’entreprises peinent à réduire la quantité de papier qu'elles utilisent dans leurs tâches quotidiennes. Le traitement des factures papier est long et coûteux. Votre comptabilité fournisseurs n'est sans doute pas optimale si vous rencontrez les obstacles suivants :

une incapacité à recevoir d’importants volumes de factures électroniques
des difficultés à faire adhérer vos fournisseurs à l’envoi électronique de leurs factures
un traitement automatisé des factures encore faible en raison de la part importante des factures papier.

Un temps de traitement long

Sans une solution de réception électronique des factures ou de dématérialisation des factures papier, vous devrez traiter vos factures manuellement. Ce type de processus entraîne :

des erreurs de saisies et des données erronées
un rapprochement des factures avec les contrats et les bons de commande lent et onéreux
un manque de visibilité sur le statut des factures et de nombreuses questions de vos fournisseurs.

Des paiements hors délais et des remises manquées

Le traitement des factures papier nécessite plus de temps de gestion, ce qui peut causer des retards dans le paiement de vos fournisseurs. De plus, vous auriez probablement pu bénéficier de remises sur vos paiements anticipés en automatisant les opérations suivantes :

conversion de formats, validation des données et respect de la réglementation
rapprochement des factures et des bons de commande, reçus de marchandises, contrats, etc.
recherche d'approbateurs
gestion d'un grand nombre d'exceptions.

Réception des flux entrants avec Basware Network

Basware Network est le réseau le plus flexible pour la réception des factures. L’accès pour les fournisseurs est gratuit et ceux-ci n’ont pas besoin de modifier les formats ni les modes d’envoi de leurs factures. Ils continuent de vous adresser leurs factures de la même manière (papier, PDF, EDI, etc.) et notre solution se charge de convertir et de transmettre automatiquement ces factures au format électronique. Vous pouvez ainsi passer à une facturation 100% électronique dès le premier jour.

Nous pouvons également automatiser votre processus de comptabilité fournisseurs. Découvrez-en davantage sur nos solutions Source-to-Pay.

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Réception des flux entrants avec Basware Network

" L'activation de nos fournisseurs avec Basware nous a permis d’obtenir d'excellents résultats et même d’aller au-delà de nos prévisions. Nous avons dépassé les 60 % de factures électroniques avant les délais prévus et nous avons désormais atteint les 75%. Notre objectif pour l'année à venir est de 80%, voire 90% de factures électroniques. Nous pensons pouvoir atteindre cet objectif grâce à Basware. "

Lars Myhrvold, responsable de la comptabilité fournisseurs, UIO

Le Basware Network facilite votre comptabilité fournisseurs

Que vous utilisiez un ERP ou une solution de gestion comptable spécifique pour traiter vos factures, Basware vous offre le réseau le plus large et le plus conforme pour recevoir vos factures et faciliter vos relations avec vos fournisseurs.

100% de fournisseurs connectés dans le respect de la conformité

La numérisation et l’harmonisation vous permettent de recevoir l’ensemble de vos factures au format électronique, et ce quel que soit le pays d’origine grâce à notre réseau connecté à plus de 220 partenaires. Vous pouvez ainsi supprimer le papier dès le premier jour tout en étant assuré du respect de la conformité à l’échelle internationale.

Processus simplifiés et données améliorées

Avec la suppression des factures papier, les erreurs de saisie diminuent. Vous disposez de données complètes et précises et votre processus est plus fluide. Vous collectez ainsi des données enrichies et validées à chaque étape du processus. Grâce à Basware Network, vos fournisseurs peuvent consulter eux-mêmes le statut des paiements en cours. Votre équipe n’est plus mobilisée pour répondre à leurs demandes.

Prévisions précises

Le Basware Network permet de collecter toutes vos factures par voie électronique (tous types et formats, avec ou sans bon de commande, factures directes et indirectes). Vous pouvez ainsi commencer à établir un profil complet des dépenses réalisées par votre entreprise. L'équipe de direction pourra compter sur l’équipe de la comptabilité fournisseurs pour obtenir des prévisions et des données précises afin d'optimiser la planification.

Distinctions et reconnaissance

Leader international dans le domaine du S2P, Basware est reconnu et régulièrement primé par les plus grands cabinets d'experts indépendants pour les capacités avancées de ses solutions.

2017

2018

Fonctionnalités clés de Basware Network

Avec Scan & Capture, nous scannons vos factures papier et vérifions les données

Si certains de vos fournisseurs ne sont pas encore en mesure de vous adresser leurs factures au format électronique, avec Basware Scan & Capture nous numérisons pour vous les factures reçues au format papier. L’exactitude des données capturées est vérifiée par notre équipe de professionnels. Vous obtenez ensuite des factures électroniques. Ce service vous fait gagner du temps et réduit la charge de travail car :

vos fournisseurs envoient leurs factures papier directement à l’adresse postale de Basware
nous numérisons les factures à l’aide d’équipements récents et rapides
nous gérons les exceptions à votre place
notre équipe valide l’exactitude des données capturées
nous importons la facture au format adapté dans votre workflow en même temps que son image numérisée.

Numérisez vous-même vos factures avec CloudScan

Si vous recevez peu de factures papier, vous pouvez les numériser vous-même avec Basware CloudScan. Il vous suffit ensuite de les valider. Vous pouvez aussi laisser Basware le faire pour vous. Quelle que soit l’option choisie, vous obtenez une facture électronique validée, prête pour le traitement et le règlement dans votre ERP ou votre solution de comptabilité fournisseurs.

Archivez vos factures en toute sécurité et conformité

Avec Basware Vault, stockez automatiquement les factures électroniques que vous recevez. Cette technologie de pointe qui combine signature numérique et solution de stockage inaltérable protège vos factures contre les ouvertures non autorisées ou la suppression. Vous récupérez vos factures facilement quand vous le souhaitez. Vous n’avez plus de souci à vous faire concernant la conformité avec les règlementations d’archivage de chaque pays.