Solutions pour la comptabilité fournisseurs

Nombre d’entreprises peinent à réduire la quantité de papier qu'elles utilisent dans leurs tâches quotidiennes. Le traitement des factures papier est long et coûteux. Votre comptabilité fournisseurs n'est sans doute pas optimale si vous rencontrez les obstacles suivants :

• une incapacité à recevoir d’importants volumes de factures électroniques

• des difficultés à faire adhérer vos fournisseurs à l’envoi électronique de leurs factures

• un traitement automatisé des factures encore faible en raison de la part importante des factures papier.

Sans une solution de réception électronique des factures ou de dématérialisation des factures papier, vous devrez traiter vos factures manuellement. Ce type de processus entraîne :

• des erreurs de saisies et des données erronées

• un rapprochement des factures avec les contrats et les bons de commande lent et onéreux

• un manque de visibilité sur le statut des factures et de nombreuses questions de vos fournisseurs.

Le traitement des factures papier nécessite plus de temps de gestion, ce qui peut causer des retards dans le paiement de vos fournisseurs. De plus, vous auriez probablement pu bénéficier de remises sur vos paiements anticipés en automatisant les opérations suivantes :

• conversion de formats, validation des données et respect de la réglementation

• rapprochement des factures et des bons de commande, reçus de marchandises, contrats, etc.

• recherche d'approbateurs

• gestion d'un grand nombre d'exceptions.

La numérisation et l’harmonisation vous permettent de recevoir l’ensemble de vos factures au format électronique, et ce quel que soit le pays d’origine grâce à notre réseau connecté à plus de 220 partenaires. Vous pouvez ainsi supprimer le papier dès le premier jour tout en étant assuré du respect de la conformité à l’échelle internationale.

Avec la suppression des factures papier, les erreurs de saisie diminuent. Vous disposez de données complètes et précises et votre processus est plus fluide. Vous collectez ainsi des données enrichies et validées à chaque étape du processus. Grâce à Basware Network, vos fournisseurs peuvent consulter eux-mêmes le statut des paiements en cours. Votre équipe n’est plus mobilisée pour répondre à leurs demandes.

Le Basware Network permet de collecter toutes vos factures par voie électronique (tous types et formats, avec ou sans bon de commande, factures directes et indirectes). Vous pouvez ainsi commencer à établir un profil complet des dépenses réalisées par votre entreprise. L'équipe de direction pourra compter sur l’équipe de la comptabilité fournisseurs pour obtenir des prévisions et des données précises afin d'optimiser la planification.

Si certains de vos fournisseurs ne sont pas encore en mesure de vous adresser leurs factures au format électronique, avec Basware Scan & Capture nous numérisons pour vous les factures reçues au format papier. L’exactitude des données capturées est vérifiée par notre équipe de professionnels. Vous obtenez ensuite des factures électroniques. Ce service vous fait gagner du temps et réduit la charge de travail car :

• vos fournisseurs envoient leurs factures papier directement à l’adresse postale de Basware
• nous numérisons les factures à l’aide d’équipements récents et rapides
• nous gérons les exceptions à votre place
• notre équipe valide l’exactitude des données capturées
• nous importons la facture au format adapté dans votre workflow en même temps que son image numérisée.

Si vous recevez peu de factures papier, vous pouvez les numériser vous-même avec Basware CloudScan. Il vous suffit ensuite de les valider. Vous pouvez aussi laisser Basware le faire pour vous. Quelle que soit l’option choisie, vous obtenez une facture électronique validée, prête pour le traitement et le règlement dans votre ERP ou votre solution de comptabilité fournisseurs.

Avec Basware Vault, stockez automatiquement les factures électroniques que vous recevez. Cette technologie de pointe qui combine signature numérique et solution de stockage inaltérable protège vos factures contre les ouvertures non autorisées ou la suppression. Vous récupérez vos factures facilement quand vous le souhaitez. Vous n’avez plus de souci à vous faire concernant la conformité avec les règlementations d’archivage de chaque pays.