Transformez votre comptabilité clients, adressez des factures électroniques

Certaines entreprises gèrent un grand nombre de transactions et traitent leurs documents financiers manuellement. Si vous êtes dans cette situation, vous rencontrez probablement les difficultés suivantes :

• une visibilité réduite et un contrôle limité

• de multiples points de contact pour échanger avec vos clients

• des formats de factures spécifiques pour chaque client

• un suivi manuel des obligations fiscales

• un traitement lent des factures impactant la trésorerie.

Les entreprises sont souvent confrontées à des impératifs de réduction des coûts et des délais de paiement. Elles doivent dans le même temps gérer :

• des processus manuels coûteux

• l'augmentation des frais d'affranchissement pour la facturation papier

• des coûts additionnels de facturation et de relance.

Les entreprises ayant des activités internationales doivent maîtriser de nombreux paramètres lorsqu'il s'agit de se conformer à des réglementations nouvelles et changeantes. Garantir la conformité aux normes de différents pays peut s'avérer difficile. Les obligations légales de facturation entre entreprises ou avec les organismes publics peuvent couvrir différents formats, processus et normes d'archivage. Tenter de respecter ces réglementations en traitant les factures à la main peut susciter des problèmes de calcul de taxes, de confirmation de réception de factures ou de recouvrement de paiements.

En digitalisant l’envoi de vos factures, vous pouvez automatiser vos processus de comptabilité clients, gagner en visibilité sur le suivi du traitement et garantir le respect de la conformité. Avec un envoi plus rapide, vous incitez l'acheteur à payer plus rapidement. En optant pour la facturation électronique, vous bénéficierez des avantages suivants :

• des coûts de traitement réduits
• des factures automatiquement converties aux formats requis par vos clients
• la lecture de toutes les lignes de données : produits, quantités, prix de chaque article, montant global
• la prise en charge de plus de 65 formats de factures
• une visibilité et un contrôle des processus de la comptabilité clients accrus grâce au suivi des factures
• la conformité fiscale.

Automatisez les tâches de conformité pour l’ensemble des mandats B2G et B2B, quels que soient les formats, processus et normes d'archivage. La solution Basware est conforme aux normes de TVA de plus de 50 pays et constitue un point d'accès certifié PEPPOL. Notre réseau B2B est le plus grand réseau ouvert au monde, avec plus d'un million de fournisseurs et d'acheteurs, et une connexion avec plus de 220 réseaux partenaires à l’international.

Basware propose la solution de facturation électronique la plus flexible et évolutive. La mise en œuvre de projets et de fonctionnalités spécifiques dans de multiples pays peut s'avérer complexe et onéreuse. C’est pourquoi, pour vous aider à répondre aux exigences locales, Basware propose différents modes d'envoi des factures électroniques et gère l’ensemble des formats. Votre facture peut ainsi être directement transmise au système de la comptabilité fournisseurs ou à l’ERP de votre client, adressée par e-mail ou communiquée au format papier, si nécessaire.

Offrez à vos clients PME et particuliers un moyen plus simple de recevoir et de régler leurs factures avec le service Basware Invoice to Cash. Le processus est rapide, simple et peut être réalisé directement par e-mail. Le service Invoice to Cash prend en charge l'utilisation de cartes de crédit et de systèmes de paiement électronique comme PayPal afin que votre client puisse effectuer son paiement facilement. Le statut en temps réel des e-mails vous permet de bénéficier d'une visibilité complète sur vos échanges avec le client, réduisant ainsi le besoin de rappel de paiement.

Vous travaillez certainement avec de nombreux fournisseurs aux profils variés, notamment en matière d’adoption de nouvelles technologies. Basware Network rassemble tous types de fournisseurs, des multinationales aux PME. Nous leur offrons différentes possibilités pour transmettre leurs factures dans le système : EDI ou XML pour les grandes entreprises, envoi via notre portail, par PDF ou papier pour les entreprises de plus petite taille.

Les fournisseurs qui n’ont pas besoin de changer leur mode de fonctionnement adhérent plus aisément au projet et vous pouvez recevoir l’ensemble de vos factures au format électronique, dès le premier jour.

Automatisez votre processus de comptabilité clients en recevant les commandes directement au format électronique au sein de votre système de traitement. Basware collecte les informations contenues dans les PDF, convertit les commandes au format électronique et les intègre à votre système. Cette fonctionnalité améliore la qualité des informations et accélère le traitement. L'intégration de votre système de commande et de votre ERP permet de générer des factures sur la base de données précises et détaillées.

Plus besoin de gérer les factures papier, d'enregistrer des PDF ou de vous préoccuper des réglementations d'archivage par pays. En stockant vos factures envoyées ou reçues dans Basware Vault, vous respectez les réglementations locales. Les utilisateurs peuvent configurer plusieurs coffres-forts et les factures sont directement redirigées vers le bon emplacement et conservées de manière sécurisée. Protégez-vous contre toute altération ou suppression de vos dossiers grâce à une technologie de pointe, à la signature numérique et à des solutions de stockage inaltérable. En cas de besoin, vous pouvez récupérer vos documents de façon rapide et simple.

Idéalement, l’e-facturation devrait être généralisée au sein de toutes les entreprises. Toutefois, certains fournisseurs ne sont toujours pas en mesure d’envoyer des factures électroniques. Basware est là pour s’en occuper et offre deux options pour le traitement des factures papier.

Basware Scan & Capture :

Basware reçoit directement les factures papier et les numérise. L’exactitude des données capturées est vérifiée par notre équipe de professionnels. Vous obtenez ensuite des factures électroniques. Ce service vous fait gagner du temps et vous épargne des insatisfactions car :

• Vos fournisseurs envoient leurs factures papier directement à l’adresse postale de Basware. Nous nous chargeons de la numérisation, de la validation des données et de la gestion des exceptions.

•  Nous exportons la facture au format adapté dans votre workflow en même temps que son image numérisée.

En savoir plus sur Scan & Capture.