Erfassen von Reisekosten und Spesen von unterwegs

Reisekosten und Spesen sind oft ein schwieriger Teil der Unternehmensausgaben. Dieser Ausgabenbereich ist häufig eine Quelle für unregulierte Ausgaben, die schnell außer Kontrolle geraten können. Sie leiden wahrscheinlich in folgenden Situationen unter einer mangelnden Transparenz von Reisekosten:

• Sind können die monatlichen Reise- und Spesenausgaben nicht richtig prognostizieren.

• Es kommt zu Budgetüberschreitungen, die durch Spesenabrechnungen von Mitarbeitern verursacht werden.

• Ihre Mitarbeiter können Reisen außerhalb des Systems oder der Richtlinie buchen.

Nicht konforme und verspätete Reisekostenabrechnungen können zu größeren Problemen führen, was am Ende des Quartals zu Prognoseproblemen und Überraschungen führen kann. Manchmal kennen die Mitarbeiter die genauen Verfahren nicht. In anderen Fällen buchen sie Reisen über einfachere und schnellere Wege. Eine fehlende, benutzerfreundliche Möglichkeit, Reisen zu beantragen, bevor die Ausgaben getätigt werden, und Spesenabrechnungen zeitnah einzureichen, führt wahrscheinlich zu Folgendem:

• Unberücksichtigte Ausgaben, Budgetunsicherheit und unvorhergesehene Rückerstattungsanträge

• Engpässe bei Genehmigungsprozessen

• Zeitverschwendung durch Erfragen von Ausgaben

In vielen Fällen legt der Mitarbeiter die Kosten für Übernachtungen, Verpflegung und sogar Flugtickets aus. Eine zu langsame Bearbeitung der Reisekosten führt zu Folgendem:

• Unzufriedene Mitarbeiter, die persönlich für Unternehmensausgaben aufkommen

• Langsamer Kostenabgleich

• Ungenaues Bild der Auswirkungen auf Budgets

Profitieren Sie von der einfachen Integration von Travel and Expense Management von Basware, um die Ausgaben Ihres Unternehmens besser zu kontrollieren. Die beste Möglichkeit, 100 %ig transparente Reisekosten zu erhalten, besteht darin, eine einzige Lösung für die Planung, Überprüfung und Genehmigung zu verwenden. Reisende können vor der Buchung einen Antrag zur Genehmigung durch den Manager einreichen. Auf diese Weise wird die Ausgabenabrechnung automatisch abgerechnet, wenn die endgültigen Kosten den genehmigten Betrag nicht überschreiten. Sobald ein Antrag eingereicht wurde, wird das Geld bewilligt. Dadurch bleiben alle Reiseinformationen auf dem neuesten Stand, werden protokolliert und sind leicht zugänglich – und das Budget bleibt im Blick.

Travel and Expense Manager von Basware lässt sich in Ihr Reisebüro, Ihr Firmenkartensystem, Ihr ERP-System und Ihre Zahlungslösungen integrieren. Da die Lösung nahtlos integriert werden kann, werden alle erstattungsfähigen Hotelaufenthalte, Mietwagen und Einkäufe mit Firmenkreditkarten genau erfasst. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler reduziert, da die Mitarbeiter keine Belege manuell bearbeiten müssen, um die Beträge Reisen und Daten zuzuordnen, Informationen manuell einzugeben und Anträge zu stellen. Die Automatisierung der Berichterstellung mindert auch die Betrugsgefahr.

Die mobile Übermittlung von Belegen erleichtert Mitarbeitern die Berichterstellung. Mitarbeiter können Ausgaben von unterwegs einreichen, d. h. Anträge werden schnell übermittelt, und Erstattungen werden beschleunigt. Das System reduziert den Papieraufwand, spart Zeit und optimiert letztendlich die Erstellung von Ausgabenberichten.

Sie suchen eine logische und unkomplizierte Möglichkeit zur Erfassung von Ausgaben und Reisekosten? Dafür gibt es eine App. Reisende können Belege mit ihrem Smartphone fotografieren, diese dann hochladen und sofort die Ausgabenkategorie, den Betrag und weitere Informationen angeben, die für eine Kostenerstattung erforderlich sind. Bilder können der App in Echtzeit hinzugefügt oder später aus der Bibliothek hochgeladen werden. Die Ausgaben stehen zur Antragserstellung bereit, wenn der Mitarbeiter die Ansprüche geltend machen möchte – im Büro oder sogar unterwegs. Zur Beschleunigung des Genehmigungsprozesses können Manager Berichte jederzeit und von überall aus genehmigen.

Die Integration in Kreditkartensysteme bedeutet, dass Sie wichtige Informationen, wie den Namen des Vertragspartners, die Flugpreisdaten, die Adresse oder Hotel- und Mietwageninformationen, nicht verlieren oder vergessen. Sie können alle Ausgabendaten problemlos nachverfolgen und verschwenden keine Zeit mit der Suche nach fehlenden Informationen.

Da Benutzer ihre Reiseanträge, Abrechnungen und Belege jederzeit und überall eingeben können, können Manager Anfragen einfach einsehen und genehmigen. Genehmigungen können mit einem Klick auf eine Schaltfläche von mobilen Geräten aus erteilt werden, sodass der Prozess nicht unterbrochen wird. Das bedeutet, dass Reisekosten vorab genehmigt und Kosten sofort erfasst werden und Rückerstattungen schneller erfolgen.