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Dématérialisez vos factures pour un traitement comptable libéré de la saisie manuelle des données.
Réputé long et fastidieux, le traitement manuel des factures papier n’offre aux entreprises qu’une visibilité partielle sur le suivi de leurs dépenses. Il est aussi souvent la cause des retards de paiement des fournisseurs. Coûts de traitement élevés, cycles longs, factures perdues ou erreurs de saisie, les risques sont nombreux et rendent nécessaires l’optimisation de votre comptabilité fournisseurs.
Lorsque votre entreprise gère encore un volume important de factures papier ou que le suivi de la facturation est assuré manuellement, les cycles de traitement peuvent être longs et les paiements retardés. Votre équipe gère des tâches répétitives et ne parvient pas à dégager de temps pour des missions plus stratégiques. Si telle est votre situation, il est probable que vous rencontriez fréquemment :
Au-delà de son manque d’efficacité et du risque d’erreurs, le traitement manuel des factures se révèle très onéreux. Certaines tâches peuvent ainsi se révéler coûteuses :
Le traitement manuel des factures ne permet pas d’avoir une vision d’ensemble claire, précise et immédiate des dépenses en cours. A l’inverse, une gestion automatisée et dématérialisée des factures fournisseurs améliore la qualité des données permettant aux entreprises d’adopter un pilotage plus efficace de leur performance financière. Ce manque de visibilité induit que :
Papier, PDF, EDI, ou encore XML, que vous disposiez ou non d’un bon de commande, avec Basware AP Automation vous pouvez automatiser le traitement de 100% de vos factures, directes et indirectes. Votre taux d’automatisation et la qualité des données collectées progressent alors que les interventions manuelles diminuent. L’analyse des données financières vous permet de corriger les goulots d’étranglement, d’améliorer votre efficacité et d’anticiper les flux de trésorerie.
" C'est sans aucun doute la Rolls des systèmes de comptabilité fournisseurs. Cette solution propose une interface utilisateur performante et ergonomique, qui permet de traiter de nombreuses exceptions et différents scénarios. "
Basware AP Automation est une solution sophistiquée capable de gérer les subtilités de votre activité aujourd'hui et de vous fournir une technologie perfectionnée pour demain.
L’automatisation du traitement de 100% de vos factures vous permet de réduire les coûts d'exploitation et d'augmenter la productivité, mais aussi d'éviter des pénalités de retard ou de négocier des remises sur les paiements anticipés. Dotée d’un processus digitalisé, votre équipe en charge de la comptabilité fournisseurs peut se concentrer sur la gestion des exceptions ou d'autres missions à valeur ajoutée. Vous rationalisez votre processus lorsque vous automatisez :
Les analyses produites par Basware Analytics offrent à votre équipe des données consolidées et fiables. Les tableaux de bord vous aident à :
Dans un environnement papier, le manque de visibilité vous expose à des risques et des menaces de fraude. Automatiser votre comptabilité fournisseurs avec Basware vous aide à :
Leader international dans le domaine du S2P, Basware est reconnu et régulièrement primé par les plus grands cabinets d'experts indépendants pour les capacités avancées de ses solutions.
Dématérialisez 100% de vos factures dès le premier jour. Grâce au Basware Network et aux 220 partenaires interopérés à notre réseau, vos fournisseurs continuent de vous envoyer des factures dans leur format favori (y compris papier !) que Basware convertit au format électronique. Vous rationalisez la gestion des factures et disposez d’une efficacité et d’une précision inégalées. Vos équipes comptables et achats bénéficient d'une visibilité sur les dépenses et peuvent prévoir avec précision le flux de trésorerie.
Le rapprochement automatisé des factures avec les bons de commande, bons de livraison, documents de contrôle qualité, contrats, etc. repose sur une comparaison au niveau des lignes et des en-têtes de factures. Le rapprochement permet également d’intégrer les dépenses qui ne figurent pas sur le bon de commande initial. Utiliser les méthodes de reconnaissance les mieux adaptées permet ainsi d’obtenir des correspondances d’en-tête plus précises. Le rapprochement commence par la recherche de numéros de bons de commande mentionnés sur la facture. Une fois qu'un ou plusieurs bons de commande sont identifiés, le système utilise le détail du montant mentionné sur la facture pour trouver les bons de commande dont la somme est égale ou inférieure à la tolérance autorisée. Cela signifie que l'équipe de votre comptabilité fournisseurs n'a plus besoin de rechercher manuellement ces informations. Vous réduisez considérablement le temps de traitement.
Pour chaque commande, soyez assuré de respecter la réglementation internationale sur les factures et les obligations fiscales. A partir des tableaux de taxes de votre ERP, de votre système comptable ou d’une solution de technologie fiscale telles que Vertex, Taxware, Avalara ou Sabrix, saisissez les taux de taxation locaux, effectuez le calcul des taxes et transmettez les informations à votre ERP avec les données d’imputation comptables et analytiques appropriées et nécessaires à votre conformité fiscale.
Avec Smart Coding, vous pouvez automatiser une partie du traitement des exceptions (par exemple : les factures sans commande). La solution propose des modèles d’imputation et s’appuie sur des fonctionnalités d'apprentissage automatique (machine learning) pour proposer des recommandations d’imputation.
Automatisez les transactions récurrentes ou celles qui ne nécessitent ni bon de commande ni facture, comme les paiements de charges ou de loyers. Vous pouvez ainsi réduire significativement les interventions manuelles grâce à une fonctionnalité qui alerte les utilisateurs lorsque les factures répondent aux critères des calendriers de paiements, ceci favorise l'adoption et l'augmentation du traitement automatisé.
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