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Rechnungsbearbeitung automatisieren dank 100% Datenerfassung

Erfassen Sie ALLE Ihre Rechnungen elektronisch und schaffen Sie einen automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess möglichst ohne manuelle Eingriffe.

Beratung erwünscht?

Bereit für maximale Automatisierung und Transparenz vom Rechnungseingang bis zur Zahlung?

Hier sind Sie richtig, wenn auch Sie glauben, dass Kreditorenbuchhaltungen nur dann effizient arbeiten, wenn sie die Digitalisierung dazu nutzen, Prozesse zu vereinfachen und Routinearbeiten konsequent zu automatisieren. Manuelle, papierbasierte Rechnungsprozesse behindern die Effizienz sowie fristgerechte Zahlungen und erschweren es dem Management, volle Transparenz über die Finanzdaten und fällige Verbindlichkeiten zu erhalten. Wir holen Sie da ab, wo Sie gerade stehen und automatisieren Ihre Kreditorenbuchhaltung durch kontinuierliche Optimierung.

Besonders relevant  sind wir für:
Unternehmen mit mehr als 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr
Shared Service Center Organisationen
Unternehmen mit mehreren ERP-Systemen

Lange Durchlaufzeiten und verspätete Zahlungen

Wenn Sie sich mit Papierrechnungen und/oder einem manuellen Workflow für die Rechnungsbearbeitung herumschlagen, sind lange Verarbeitungszyklen und verzögerte Zahlungen vorprogrammiert. Viele Ihrer Mitarbeiter ertrinken in operativen Aufgaben und haben keine Zeit, dem Unternehmen einen strategischen Mehrwert zu bieten. 

Wenn dies charakteristisch für Ihre Kreditorenprozesse ist, haben Sie vermutlich mit Folgendem zu kämpfen:

  • Häufige Fehler, die zu mehr Ausnahmebehandlungen führen
  • Kontinuierliche Rückfragen von Lieferanten an die Kreditorenbuchhaltung bezüglich des Zahlungsstatus
  • Mahnkosten und angespannte Lieferantenbeziehungen

Hohe Prozesskosten

Der manuelle Rechnungsprozess kann aufgrund von Fehlern und Ineffizienzen Probleme verursachen, aber das größte Problem ist, dass er einen hohen Kostenfaktor für Ihr Unternehmen darstellt.

Sie verlieren mit jeder Rechnung Geld, wenn Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung mit Folgendem ihre Zeit verbringen:

  • Einholen von Genehmigungen von Bestellern und Managern im gesamten Unternehmen
  • Manuelles Zuordnen von Rechnungen zu Bestellungen, Verträgen, Wareneingängen und Qualitätsprüfungen
  • Verarbeitung wiederkehrender Rechnungen – Monat für Monat

Fehlende Daten und mangelnde Transparenz

Ohne vollständige Dateneinsicht, basieren Ihre Erkenntnisse auf Vermutungen. Eine schlechte Rechnungsqualität, papierbasierte Vorgänge und somit fehlende Daten führen zu einem erhöhten Risiko im gesamten Kreditorenprozess, mehr Ausnahmebehandlungen und mangelnder Transparenz.

Das bedeutet:

  • Ihr Managementteam hat keinen Überblick über fällige Zahlungen, was die Liquiditätsplanung erschwert.
  • Sie können Prozessengpässe bzw. Gründe für hohe Ausnahmeraten nicht identifizieren.
  • Fehlende Analyse- und Leistungskennzahlen machen die Definition von KPIs und realistischen Optimierungszielen nahezu unmöglich.

Maximale Datenqualität & Effizienz

Automatisieren Sie den Rechnungsprozess für Rechnungen jeder Art und jeden Formats – ob EDI, XML, Papier oder PDF, sowie Rechnungen mit und ohne zugehörige Bestellung für direkte und indirekte Ausgaben. So erzielen Sie hohe Automatisierungsraten mit vollständiger Datengenauigkeit für einen eingriffsfreien Prozessablauf, wann immer dies möglich ist. Indem alle Rechnungsdaten in einem dem ERP vorgeschalteten System erfasst und verarbeitet werden, kann die Kreditorenbuchhaltung belastbare Informationen zur Liquiditätsplanung und zum Ausgabeverhalten liefern. Abrufbereite Analysen weisen Sie auf Prozessengpässe hin oder machen Effizienzsteigerungen sichtbar.

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Maximale Datenqualität & Effizienz

“Wir haben jetzt einheitliche Einkaufsprozesse für die gesamte Unternehmensgruppe. Die Anzahl der Lieferanten ist deutlich gesunken [um 60 %].”

Ismo Karjalainen, Procurement Director, Finavia

Ihr Nutzen aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Effizienz und Kosteneinsparungen

Beschleunigen Sie die Verarbeitung sämtlicher Rechnungen mit geringeren Betriebskosten und einer höheren Produktivität: Beseitigung von papierbasierten und manuellen Vorgängen, pünktliche Zahlungen, Vermeidung von Mahnkosten und Ausnutzen von Skonti. Mit einem reibungslosen Prozess kann Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam sich ausschließlich auf die Behandlung von Ausnahmen konzentrieren oder für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden. Optimieren Sie Ihren Prozess, indem Sie folgende Aspekte der Buchhaltung automatisieren:

  • Rechnungsworkflow
  • Rechnungskontierung
  • Beilegung von Rechnungsstreitigkeiten
  • Rechnungsabgleich
  • Einhaltung globaler Steuervorschriften

Analysen und Erkenntnisse

Profitieren Sie als Kreditorenbuchhaltungsteam von Erkenntnissen der integrierten Analysen und von verwertbaren Daten. Mit den Dashboards in der Lösung können Sie:

  • Engpässe im Prozess erkennen
  • Ihre Leistung mit Top-Unternehmen vergleichen
  • verspätete Zahlungen vorhersagen und verhindern
  • KPIs zur kontinuierlichen Verbesserung festlegen und den Fortschritt überwachen

Risikominimierung und Betrugsprävention

Solange Sie papierbasiert arbeiten, erhöht die mangelnde Transparenz und Dateneinsicht das Risiko für Betrugsvorfälle. Wenn Ihre Kreditorenprozesse automatisiert ablaufen, …

  • vermeiden Sie verloren gegangene Rechnungen, doppelte oder fehlerhafte Zahlungen 
  • stellen Sie sicher, dass Genehmigungen erfolgt und richtig dokumentiert wurden für Audits 
  • senken Sie das Risiko von gefälschten Rechnungen, Betrugsrisiko unter ihren Lieferanten oder Mitarbeitern 
  • stellen Sie die Einhaltung von globalen Compliance-Anforderungen sicher, auch bei Änderungen von Anforderungen oder Standards 
  • behalten Sie die Kontrolle über Budgets und können Überschreitungen vermeiden. 
Nummer 1 bei Gartner für die digitale Kreditorenbuchhaltung in P2P-Suites

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Wesentliche Bestandteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit Basware AP Automation

100 % Rechnungserfassung

Kreditorenprozess mit elektronischem Empfang sämtlicher Rechnungen am 1. Tag – ohne dass Lieferanten ihre Arbeitsabläufe umstellen müssen. Mit dem Basware Network und über 220 e-Invoicing-Partnern senden Lieferanten Ihnen Rechnungen weiterhin in ihrem bevorzugten Format (sogar in Papierform!) – und Basware wandelt diese automatisch in echte e-Invoices um. So können Sie den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess über alle Rechnungsformate optimieren und erzielen eine beispiellose Effizienz und Genauigkeit. Durch die Unterstützung sämtlicher Rechnungen erhalten Management- und Beschaffungsteams Ausgabentransparenz und können den Cashflow exakt prognostizieren.

100 % Rechnungserfassung

Regelbasierte Abgleiche mit definierbaren Toleranzgrenzen

Automatisieren Sie den Abgleich mit einer Kombination aus Rechnung, Bestellung, Wareneingangsbeleg, Qualitätsprüfung, Vertrag usw. auf Rechnungspositions- und -kopfebene. Mit der Funktion des „N-Wege-Abgleich“ (n-way matching) können auch zusätzliche Kosten und Toleranzen berücksichtigt werden, die nicht auf der Bestellung verzeichnet sind. Mit der Best-Fit-Erkennungsmethode erhalten Sie genauere Abgleichergebnisse für Rechnungskopfdaten. Der Abgleich beginnt mit der Suche nach Standardbestellungen, wobei Bestellungen abgefragt werden, auf die in der Rechnung verwiesen wird. Sobald eine oder mehrere Bestellungen gefunden wurden, sucht das System anhand der Rechnungssumme Bestellpositionen, bei denen die Summe übereinstimmt oder innerhalb der zulässigen Toleranz liegt. Das bedeutet, dass diese Informationen nicht von Buchhaltern manuell abgestimmt werden müssen, wodurch Sie erhebliche Verarbeitungskosten sparen.

Globale Compliance

Gewährleisten Sie die automatische Einhaltung von Rechnungs- und Steuervorschriften weltweit. Erfassen Sie relevante Steuersätze aus Steuertabellen in Ihren ERP-/Buchhaltungssystemen oder durch die Integration mit Steuerlösungen wie Vertex, Taxware, Avalara, Sabrix usw. Führen Sie Steuerberechnungen manuell oder automatisch durch, und leiten Sie die Informationen mit dem korrekten Hauptbuchcode in Ihr ERP-System zurück. Sie können sogar erkennen, wenn die Steuer auf einer Rechnung geringer als Ihre Abgabenpflicht ist, und der Differenz einen Hauptbuchcode zuweisen, damit Sie Mittel zur Zahlung an die zuständige Steuerbehörde akkumulieren können.

Link zum PayStream Advisors-Bericht zur globalen Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung.

Lernendes System für Kontierungsvorschläge dank Smart Coding

Mit der Funktion „Smart Coding“ können Sie sogar einen Teil Ihrer Ausnahmenbehandlung automatisieren. Die Lösung nutzt Kontierungsvorlagen und maschinelles Lernen, um vorhandene Kontierungsdaten im System zu analysieren und geeignete Kostenzuordnungen für Rechnungen zu empfehlen, bei denen diese Informationen fehlen.

Link zum Smart Coding

Zahlungspläne für wiederkehrende Rechnungen

Mit Zahlungsplänen lassen sich wiederkehrende Rechnungen oder Transaktionen, für die keine Bestellung oder Rechnung erforderlich ist, wie Versorgungsleistungen oder Mietzahlungen, automatisieren. Schrittweise können Sie weitere manuelle Arbeiten reduzieren, indem die Mustererkennung im System die Benutzer darauf aufmerksam macht, wenn bestimmte Rechnungen die Kriterien für Zahlungspläne erfüllen. So lassen sich immer mehr Transaktionen automatisieren.

Infoblatt für Zahlungspläne