Vollständige Digitalisierung im Rechnungseingang

Erhalten Sie sämtliche Eingangsrechnungen im gewünschten Rechnungsformat direkt in Ihr System – ab dem 1. Tag

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Lösungen für den Rechnungseingang

Wollen Sie von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen durch elektronische Eingangsrechnungen profitieren? 

Voraussetzung für die weitere Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ist eine hohe Datenqualität im Rechnungseingang. Über das e-Invoicing-Netzwerk von Basware können Sie alle Ihre Rechnungen als elektronischen Datensatz erhalten, ohne dass Ihre Lieferanten die Art und Weise ändern müssen, wie sie Rechnungen an Sie senden.

Besonders relevant sind wir für: 
Unternehmen mit mindestens 50.000 Eingangsrechnungen pro Jahr 
Global aufgestellte Unternehmen mit unterschiedlichen Währungs- und Steueranforderungen 
Unternehmen mit großer Lieferantenbasis, die sie jenseits von EDI in den elektronischen Datenfluss integrieren möchten
 

Zu viel Papier im Rechnungseingang

Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, ihre im täglichen Betrieb verwendete Papiermenge zu reduzieren. Papierrechnungen sind langsam und teuer in der Verarbeitung. Die Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung leidet wahrscheinlich, wenn Sie:

  • E-Rechnungen nicht in großem Umfang empfangen können
  • Schwierigkeiten bei der Einbindung Ihrer Lieferanten in die elektronische Rechnungslegung haben
  • Aufgrund eines hohen Anteils von Papierrechnungen über geringe Automatisierung verfügen

Lange Durchlaufzeiten in der Rechnungsverarbeitung

Ohne eine Lösung, die Rechnungen von Anfang an elektronisch empfangen oder Papierrechnungen in elektronische Formate umwandeln kann, müssen Sie die langsamste Verarbeitungsform von allen verwenden – manuell. Und das führt zu:

  • Fehlern durch manuelle Eingabe, die falsche und unbrauchbare Daten verursachen
  • Mangelnde Transparenz über den Rechnungszahlungsstatus, sodass Ihre Lieferanten ständig Fragen zu ihren Zahlungen haben und Ihre Mitarbeiter diesen Fragen nachgehen müssen
  • Kostspieligen Betriebsabläufen, da Rechnungen nicht mit Verträgen und Bestellungen abgeglichen werden können, was zu manueller Verarbeitung, unzuverlässigen Daten und langen Verarbeitungszeiten führt.

Verspätete Zahlungen und entgangene Skonti

Die Bearbeitung von Papierrechnungen bedeutet, dass alles länger dauert, als es sollte – einschließlich Lieferantenzahlungen. In einer manuellen Umgebung fällt es Ihnen wahrscheinlich schwer, Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen, und es entgehen Ihnen Skonti für frühzeitige Zahlung, wenn Sie manuell:

  • Formatkonvertierungen, Datenvalidierungen und Mehrwertsteuerprüfungen durchführen
  • Ihre Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen, Verträgen usw. abgleichen
  • Genehmigern hinterherlaufen und eine große Anzahl von Ausnahmen handhaben müssen

Automatisierte Prozesse im Rechnungseingang

Mit einer einzigen Schnittstelle zum Basware Netzwerk schaffen Sie einen zentralen Rechnungseingang für sämtliche Eingangsrechnungen – egal ob mit oder ohne Bestellbezug, für Serien- oder indirektes Material. Ihre Lieferanten können dem Basware Netzwerk kostenfrei beitreten und senden ihre Rechnungen auf dieselbe Weise wie immer (Papier, PDF, EDI, usw.). Im Basware Netzwerk werden diese Rechnungen in Ihr gewünschtes Eingangsformat konvertiert, so dass Sie ausschließlich echte elektronische Rechnungen erhalten. Damit schaffen Sie die Grundlage für eine automatisierte Weiterverarbeitung und erreichen unternehmensweite Transparenz über alle Rechnungen. 

Wir können auch Ihren Kreditorenprozess automatisieren – lesen Sie mehr über automatisierte Rechnungsverarbeitung.

 

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Automatisierte Prozesse im Rechnungseingang

„Unsere Zusammenarbeit mit Basware bei der Lieferantenaktivierung hat uns so gute Ergebnisse gebracht, dass wir unsere Ziele noch höher setzen. Wir haben über 60 % des e-Invoicing weit vor dem Zeitplan erreicht und liegen nun bei 75 %."

Lars Myhrvold, Administrative Manager of the Invoices received Group, UiO

So helfen wir Ihnen beim Rechnungsempfang

Ganz gleich, ob Sie ein ERP-System oder bereits eine Lösung zur Rechnungsverarbeitung nutzen, wir sorgen für einen vollständig elektronischen Rechnungseingang im passenden Rechnungsformat.

100 % Lieferantenanbindung und globale Compliance

Durch die Harmonisierung und Digitalisierung des Rechnungseingangs können Sie Rechnungen von Lieferanten unabhängig von deren Versandart akzeptieren. Wir können Rechnungen über mehr als 220 e-Invoicing-Servicepartner von überall auf der Welt empfangen und verarbeiten. Sie befreien Ihr Unternehmen vom ersten Tag an von Papier und stellen gleichzeitig die globale Einhaltung verschiedener, geografischer Anforderungen sicher.

Optimierte Prozesse und bessere Daten

Fehler bei der Dateneingabe werden durch die Beseitigung von Papierrechnungen de facto eliminiert, sodass Sie vollständige und genaue Rechnungsdaten erhalten. Ihr Prozess läuft reibungsloser ab, ohne dass Sie mit all diesen Fehlern zu tun haben. Stattdessen sammeln Sie bei jedem Schritt des Prozesses umfassende, validierte Daten. Mit dem Basware Netzwerk können Lieferanten den Zahlungsstatus ihrer Rechnungen selbst überprüfen, sodass Ihre Mitarbeiter nicht mehr auf Anfragen von Lieferanten reagieren müssen.

Präzise Prognosen

Da wir über das Basware Netzwerk sämtliche Rechnungsformate und -typen elektronisch aufbereiten können (mit und ohne Bestellung, für direktes und indirektes Material), können Sie ein vollständiges Bild über die unternehmensweiten Ausgaben gewinnen. Ihre Kreditorenbuchhaltung kann dem Management künftig belastbare Informationen zur Liquiditätsplanung und zum Ausgabeverhalten liefern, was präzisere Planung ermöglicht.  

Führende B2B-Anwendungsplattform in der Forrester Vendor Landscape 2017

Führende B2B-Anwendungsplattform in der Forrester Vendor Landscape 2017

Marktführer im IDC MarketScape 2018 für weltweite Cloud-basierte P2P-Anwendungen

Marktführer im IDC MarketScape 2018 für weltweite Cloud-basierte P2P-Anwendungen

Unsere Lösungsbausteine für die Digitalisierung im Rechnungseingang

Scannen und Erfassen von Papierrechnungen

In einer perfekten Welt erfolgt die Rechnungsstellung elektronisch. Wenn Sie jedoch Lieferanten haben, die keine elektronischen Rechnungen senden können, erhält Basware Scan & Capture in Ihrem Namen deren Papierrechnungen und scannt diese ein. Nach dem Scannen überprüft unser hochqualifiziertes Personal die Datenerfassung auf Genauigkeit. So erhalten Sie immer eine elektronische Rechnung.
 
Dieser Verwaltungsdienst spart Ihnen Zeit und Sorgen, denn:

• Ihre Lieferanten senden Papierrechnungen direkt an ein Postfach von Basware, nicht an Sie
• Wir scannen die Rechnungen mit den neuesten und schnellsten Geräten ein
• Wir übernehmen die Ausnahmebehandlung für Sie
• Unsere Mitarbeiter überprüfen die Genauigkeit der Datenerfassung
• Wir importieren die Rechnung im erforderlichen Format zusammen mit einem gescannten Rechnungsbild in Ihren Workflow.

Erfahren Sie mehr über Scan & Capture.

SmartPDF für berührungslose Rechnungsverarbeitung

Wenn Ihr E-Mail-Posteingang vor manuell zu bearbeitenden PDF-Rechnungen überquillt, haben wir eine Lösung für Sie: SmartPDF, unser automatischer Datenerfassungsservice für PDF-Rechnungen. Dieser Dienst verwandelt erhaltene PDF-Rechnungen automatisch in elektronische Rechnungen. Ihre Vorteile:

• Senkung der Fixkosten durch schnellere Verarbeitung und genauere Daten als beim Scannen
• Schnelle Verfügbarkeit mit minimalem Einfluss auf Ihre IT-Abteilung
• Holen Sie Ihre Lieferanten ganz einfach mit ins Boot – denn ihr Prozess ändert sich nicht.

Erfahren Sie mehr über Smart PDF.

CloudScan für die Eigenverarbeitung und externe Büros

Büros, die nur gelegentlich Rechnungen in Papierform erhalten, wählen Basware CloudScan. Mit dieser Anwendung können Sie seltene Papierrechnungen selbst scannen. Anschließend entscheiden Sie, ob Sie die Rechnungen selbst überprüfen möchten oder ob Basware dies für Sie übernehmen soll. In beiden Fällen erhalten Sie eine validierte, elektronische Rechnung, die Sie in Ihrer AP- oder ERP-Lösung verarbeiten und begleichen können.

Erfahren Sie mehr über Basware CloudScan.

Rechnungsarchivierung

Sorgen Sie sich nicht mehr um überquellende Aktenschränke, PDFs, die auf Ihrem Desktop oder im internen System verteilt sind, oder länderspezifische Archivierungsvorschriften. Speichern Sie eingehende Rechnungen automatisch mit Basware Vault. Damit sind Ihre Rechnungen fälschungs- und löschungssicher – dank modernster Technologie, digitaler Signatur und nicht veränderbarer Speicherlösungen. So können Sie Ihre Rechnungen jederzeit ganz einfach abrufen.

Erfahren Sie mehr über Rechnungsarchivierung mit Basware Vault.