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Das Ende von Papierrechnungen und Scan-Prozessen (OCR) naht – die clevere Alternative

Dienstag, 20. Juli 2021

10 Minuten Lesezeit

Das Ende von Papierrechnungen und Scan-Prozessen (OCR) naht – die clevere Alternative

Papierrechnungen und OCR, also die optische Zeichenerkennung nach dem Scannen, werden eher früher als später aussterben – eine ziemlich gewagte und durchaus streitbare These, wenn man bedenkt, dass der Anteil elektronischer Rechnungen am gesamten Rechnungsaufkommen in Deutschland zwischen 20%-40% liegt. Warum die These dennoch haltbar ist und was maschinenlesbare PDFs damit zu tun haben, erfahren Sie hier.

Der Billentis-Report 2021 listet Deutschland als eines der Länder mit einer durchschnittlichen Verbreitung von e-Invoicing auf, während in Märkten wie Lateinamerika oder Nordeuropa papierlose Transaktionen längstzum Standard gehören. Warum hinkt Deutschland so weit hinterher? Die Antwort ist, dass umfassende staatliche Regelungen in Deutschland weiterhin fehlen. Erst seit dem Jahr 2020 gilt das erste E-Rechnungsmandat, welches sich zunächst nur auf B2G (also Business-to-Government) Rechnungen bezieht. In den meisten latein-amerikanischen Ländern ist e-Invoicing verpflichtend, um Steuerbetrug zu unterbinden. In Deutschland ist seit 2020 lediglich der Versand elektronischer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung Pflicht. Also wie kann es sein, dass wir Papierrechnung das gleiche Schicksal wie dem Fax vorhersagen? Dafür muss man zunächst verstehen, was eine elektronische Rechnung ist und was nicht.

Wann ist eine e-Rechnung eine echte e-Rechnung?

Bei der Digitalisierung von Papierrechnungen mittels OCR (Optical Character Recognition) wird im Scanprozess zunächst ein Bildformat erzeugt, aus dem dann Rechnungsinformationen durch optische Zeichenerkennung ausgelesen und ins Buchhaltungssystem übertragen werden. In der Folge können die Rechnungen elektronisch weiterverarbeitet werden, was durchaus Einsparungen in Form von Geld und Zeit mit sich bringt. Allerdings entstehen durch das Betreiben einer OCR-Lösung – entweder im Unternehmen selbst oder an einen Dienstleister ausgelagert – neue Kosten.Darüber hinaus ist der OCR-Prozess fehleranfällig und verursacht immerhin 20 – 30% manuelle Ausnahmebehandlungen, was sich wiederum in höheren Prozesskosten niederschlägt.

Neben dem Postweg hat mittlerweile der Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail deutlich an Beliebtheit gewonnen. Diese Form der elektronischen Rechnungsübermittlung ist insofern vorteilhaft, da dem Lieferanten keine Kosten für Papier und Porto entstehen, die Rechnung schnell beim Empfänger ankommt und dieser eine elektronisch empfangene Rechnung im besten Fall ein wenig zügiger bearbeiten kann als eine, die per Post kommt. Die versendeten PDFs sind oftmals Bilddateien und können somit nicht automatisiert verarbeitet werden.

Die EU Direktive 2014/55.EU definiert eine e-Rechnung als ein Dokument, das in einem strukturierten Datenformat erzeugt, übermittelt und empfangen wurde und somit automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Das trifft weder auf mittels OCR digitalisierte Rechnungen noch auf herkömmliche PDF-Dokumente, die per E-Mail verschickt werden, zu. Denn bei beiden Varianten liegen keine originär elektronischen Rechnungen im strukturierten Datenformat vor. Von den Vorteilen einer echten e-Rechnung kann man auf diese Weisen folglich nicht profitieren.

Ein cleverer Ansatz für mehr echtes e-Invoicing

Jedes Unternehmen sucht nach einem Weg, kostenintensive Prozesse effizienter zu gestalten, also mehr mit weniger zu schaffen. Die Herausforderung bei Rechnungsaustausch und -bearbeitung war bisher, Käufer und Lieferanten dazu zu bringen, an einem Strang zu ziehen. Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, ihre im täglichen Betrieb verwendete Papiermenge zu reduzieren. Papierrechnungen sind langsam und teuer in der Verarbeitung. Die Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung leidet wahrscheinlich, wenn Sie:

  • E-Rechnungen nicht in großem Umfang empfangen können

  • Schwierigkeiten bei der Einbindung Ihrer Lieferanten in die elektronische Rechnungs-legung haben

Aufgrund eines hohen Anteils von Papierrechnungen über geringe Automatisierung verfügen

 
Ein hoher Prozentsatz der per E-Mail gesendeten Rechnungen wird von einem Buchhaltungssystem erzeugt (Sage, Oracle, Microsoft, SAP, etc.). Diese Systeme erzeugen maschinenlesbare PDF-Dokumente. Und das macht den Unterschied. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDFs, die lediglich das Abbild einer Papierrechnung sind, verfügen maschinenlesbare PDFs über im Dokument eingebettete strukturierte Daten. Diese Daten können von Maschinen ausgelesen, den passenden Datenbank- feldern zugeordnet werden (für Kopf- und Positionsdaten) und in eine echte e-Rechnung verwandelt werden.

Diese Lösung ermöglicht es dem Lieferanten, genau dasselbe Dokument wie immer zu schicken, ohne seine Abläufe zu ändern oder Service- gebühren zu zahlen.

Innerhalb von Minuten kann die Rechnung dann ohne menschliches Zutun konvertiert, validiert und ins Buchhaltungssystem des Empfängers übertragen werden.

Da diese Technologie Käufer und Lieferanten dazu bringt, bei der Umstellung auf e-Invoicing an einem Strang zu ziehen, wagen wir es zu behaupten, OCR wird durch maschinenlesbare PDFs und strukturierte Daten ersetzt.

Eine Win-Win-Situation für Lieferanten und Käufer

PDF e-Invoicing mag nicht der Königsweg für jeden Lieferanten sein. Aber wenn man seinen Lieferanten mehrere Möglichkeiten anbietet, wie sie ihre Rechnungen elektronisch senden können, wird die Bereitschaft, dies auch zu tun, deutlich steigen. Versetzen Sie sich für einen Moment in die Lage eines Lieferanten:

  1. Mein Kunde verlangt von mir, genau das gleiche Dokument zu senden, das ich ihm bisher auch schon schicke.

  2. Mir entstehen dafür keine zusätzlichen Kosten.

  3. Ich weiß, dass meine Rechnung unmittelbar bearbeitet wird und nicht auf irgendeinem Schreibtisch herumliegt.

  4. Ich kann mich jederzeit in ein Portal einloggen und dort den Bearbeitungsstatus meiner Rechnung verfolgen.

  5. Da ich nun ein Dokument verschicke, das mein Kunde elektronisch verarbeiten kann, kann meine Rechnung schneller bearbeitet werden. Das eröffnet wiederum die Möglichkeit für dynamische Skonti und andere Frühzahlungsprogramme.

Es ist offensichtlich, wie einfach es wird, zu dieser Lösung ja zu sagen. Der Billentis Report "The e-Invoicing journey 2019-2025“ kommt für Lieferanten auf eine Ersparnis von 60 – 80% durch die Verwendung von e-Invoicing.
 
Auf Seiten des Rechnungsempfängers entstehen ebenfalls große Vorteile.

  • Rechnungen gehen seltener verloren, da sie ohne Umwege zur Bearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung landen.

  • Manuelle Dateneingabe und der OCR-Prozess werden überflüssig.

  • Mitarbeiter, die ihren Tag bisher damit verbracht haben, einfache, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, können sich nun strategischen Themen widmen, wie der Beseitigung von Schwachstellen im Prozess oder der Ausgabenanalyse nach Warengruppen.

Und dann gibt es da natürlich noch die Ersparnisse. Rechnungen manuell zu bearbeiten, kostet Zeit und Geld. Verschiedene Erhebungen beziffern die Kosten für eine manuelle Verarbeitung auf € 4,50 – 28,- pro Rechnung. Die Spanne ist sehr weit, da es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede bei der Berechnung gibt. Aber so oder so handelt es sich hierbei um einen beträchtlichen Kostenpunkt. Die Vorstellung, diesen auf Cent-Beträge reduzieren zu können, liefert einen großen Anreiz für die Umstellung. (Was es Sie kostet, nichts zu tun, lesen Sie hier).

Wann kommt das Ende für Papierrechnungen und OCR?

Papierrechnungen und OCR werden vielleicht nicht schon in unmittelbarer Zukunft von der Bildfläche verschwunden sein. In Regionen wie Asia Pacific, die alles andere als ein e-Invoicing-Vorreiter ist, wird OCR sicher noch längere Zeit vorherrschen und Basware wird in diesen Märkten weiterhin mit dem Scannen und Erfassen von Papierrechnungen (Scan & Capture) die Digitalisierung unterstützen. Wenn Ihr E-Mail-Posteingang vor manuell zu bearbeitenden PDF-Rechnungen überquillt, haben wir eine Lösung für Sie: SmartPDF, unser automatischer Datenerfassungsservice für PDF-Rechnungen. Diese Lösung nimmt einfach jede PDF-Rechnung, die Sie erhalten, und wandelt sie automatisch in eine elektronische Rechnung um. Ihre Vorteile:

  • Senkung der Fixkosten durch schnellere Verarbeitung und genauere Daten als beim Scannen

  • Schnelle Verfügbarkeit mit minimalem Einfluss auf Ihre IT-Abteilung

  • Holen Sie Ihre Lieferanten ganz einfach mit ins Boot – denn ihr Prozess ändert sich nicht.

Wollen Sie mehr erfahren und mit uns ein unverbindliches Gespräch führen? Dann kontaktieren Sie uns gerne.