Es ist hinlänglich bekannt, dass Papierrechnungen teuer und zeitaufwendig in der Bearbeitung sind, selbst in den besten Zeiten. Doch in Zeiten der Ungewissheit fällt der Zeit- und Kostenaufwand wesentlich stärker ins Gewicht. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein papierloser Rechnungsempfang Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit und Geld spart, indem er für eine automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung sorgt, sondern auch langfristig erhebliche Auswirkungen auf die Umwelt haben kann.
Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist oder wie viele Rechnungen Ihre Kreditorenbuchhaltung jährlich bearbeitet - wenn Sie immer noch auf Papierrechnungen und manuelle Prozesse angewiesen sind, stehen Sie wahrscheinlich vor mehreren Herausforderungen. Zu diesen Herausforderungen gehören hohe Kosten für die Rechnungsverarbeitung, lange Durchlaufzeiten, unnötige Fehler und viele Ausnahmebehandlungen, vermehrte Anfragen zum Zahlungsstatus von Lieferanten, verspätete Zahlungen, ... kommt Ihnen das bekannt vor?
Und nebenbei bemerkt: Diese Herausforderungen treten bereits in den besten Zeiten auf, wenn es ansonsten gut läuft. Wenn man also eine Zeit wie die aktuelle globale Krise betrachtet, steigt die Komplexität nur noch weiter an. Unternehmen erleben Verzögerungen beim Posteingang, viele Mitarbeiter arbeiten von zu Hause und haben keinen einfachen Zugang zu Papierdokumenten, und einige Lieferanten bemühen sich um fristgerechte oder sogar vorzeitige Zahlungen, um überhaupt im Geschäft zu bleiben. Die Auswirkungen eines papierbasierten Rechnungseingangs sind in so einer Situation schwerwiegend und weitreichend.
Rechnen wir einfach nach
Die meisten Unternehmen übersehen, dass papierbasierte Rechnungsprozesse Konsequenzen haben, die weit über reine Prozessineffizienz und höhere Kosten hinausgehen. Die Umweltauswirkungen der Rechnungsstellung werden meist gar nicht in die Gleichung einbezogen.
Bedenken Sie dies: 10% der weltweit gefällten Bäume werden zu Papier für Rechnungen. Und die unverhältnismäßig hohe Energiemenge, die für die Erstellung dieser Rechnungen benötigt wird, entspricht dem jährlichen Energieverbrauch von 20 Millionen Haushalten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise 20.000 Rechnungen pro Jahr auf Papier erhält, entspricht das 96 Bäumen, 300 Tonnen Wasser und 24 Tonnen CO2 pro Jahr.
Weltweit werden immer noch 70 % der Rechnungen in Papierform verschickt - das sind eine Menge Bäume, Wasser, Energie und CO2-Emissionen.
Was braucht es also, um die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf elektronische Rechnungsverarbeitung zu vollziehen, um Ihr Unternehmen und die Umwelt positiv zu beeinflussen? Laut der Billentis-Studie betragen die Kosten für den Rechnungsempfänger für die manuelle Bearbeitung einer Papierrechnung 17,60 €. Und das ist noch nicht alles. Es kostet Ihren Lieferanten zusätzlich bis zu 6,60 €, diese Papierrechnung zu versenden. Wenn Sie Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten, können Sie die Kosten pro Transaktion einer Rechnung um 64 % von 17,60 € auf nur 6,40 € senken.
In einer Studie der Hackett Group wurde darüber hinaus festgestellt, dass die elektronische Rechnungsverarbeitung zu erheblichen Verbesserungen bei pünktlichen Zahlungen und beim Rechnungsabgleich sowie zu einer Verringerung des Zeitaufwands für Lieferantenanfragen führt.
Verbessern Sie Ihre CO2-Bilanz
Ein elektronischer Rechnungseingang ist auch eine Möglichkeit für Unternehmen, ihre Umweltfreundlichkeit durch die Reduzierung von CO2-Emissionen zu verbessern. Eine kürzlich von Basware durchgeführte Studie über die Auswirkungen von e-Invoicing auf den CO2-Ausstoß ergab, dass die Umstellung von papierbasierten Rechnungsprozessen auf unsere Services für elektronischen Rechnungseingang sowie elektronische Rechnungsverarbeitung zu einer geschätzten Reduzierung der CO2-Emissionen um 36 % führt.
Basware hat vor kurzem ein Nachhaltigkeits-Dashboard in unserem Analytics-Modul eingeführt, das unseren Kunden ihren durchschnittlichen CO2-Index in Bezug auf Rechnungen anzeigt und es ihnen dadurch ermöglicht, ihren Index über die Zeit oder im Vergleich zu anderen Unternehmen in unserem Netzwerk zu vergleichen.
Falls Sie noch nicht dabei sind, ist es jetzt an der Zeit, die Möglichkeiten eines papierlosen, elektronischen Rechnungseingangs zu evaluieren. Kurzfristig wird dies Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen und es Ihren Kreditorenbuchhaltern ermöglichen, von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Dadurch können Ihre strategischen und kleineren Lieferanten pünktlich oder sogar frühzeitig bezahlt werden, wodurch die Lieferkette gestärkt wird. Langfristig leisten Sie damit zudem einen wesentlichen Beitrag zum Umweltschutz.
Erfahren Sie mehr über digitale Rechnungsprozesse
Werden Sie derjenige sein, der Ihre Kreditorenbuchhaltung ins digitale Zeitalter führt? Der die Einschränkungen langsamer, manueller und überholter Rechnungsprozesse überwindet und dadurch Umlaufkapital, Zeit und neue Potenziale freisetzt?
Wir unterstützen Sie gerne auf diesem Weg – kontaktieren Sie uns jederzeit für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Tiefergehende Informationen über eine maximal automatisierte Rechnungsverarbeitung erhalten Sie in unserem eBook. Die vollständige Infografik erhalten Sie hier – mit weiteren Kennzahlen zu den Kosten der Rechnungsverarbeitung, den Auswirkungen auf Durchlaufzeiten und Ihre mögliche Zeitersparnis durch einen elektronischen Rechnungseingang.