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Rechnungsautomatisierung zuerst – der Start Ihrer gesamten Automati-sierungsreise

Montag, 1. Februar 2021

5 Minuten Lesezeit

Rechnungsautomatisierung zuerst – der Start Ihrer gesamten Automati-sierungsreise

Ziele sind immer Prozessverbesserungen und Automatisierung im gesamten Procure-to-Pay-Prozess (P2P). Aber es ist nicht der einzige Ansatz, eine komplette Umstellung in einem Rutsch durchzuführen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie zuerst mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) beginnen und diese als Startpunkt für weitere Initiativen nutzen können, um die beste Chance auf einen ROI zu gewährleisten.

 

Komplette Procure-to-Pay-Lösung können verschiedenste Herausforderungen beinhalten

In einem Basware Webinar zusammen mit dem Institute of Finance & Management (IOFM) haben wir Probleme und Herausforderungen aufgezeigt, die oft auftreten, wenn man versucht, eine komplette Procure-to-Pay-Lösung einzuführen. Zu häufigen Problemen gehören zu hohe Kosten, die Komplexität, unvorhersehbare Kosten und schlechtes Projektmanagement.

Nach der umfangreichen Implementierung stehen Unternehmen bspw.  vor Akzeptanzschwierigkeiten, da die Benutzer die neue Lösung kaum oder - schlimmer noch - gar nicht nutzen. Und wenn die Lösung eine nicht intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Mitarbeiter sie nicht so schnell annehmen werden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter zu alten Gewohnheiten zurückkehren, wie z. B. die Arbeit offline zu erledigen und dabei Excel zum Organisieren und Analysieren verwenden, was es fast unmöglich macht, den gewünschten ROI aus ihrer Procure-to-Pay-Lösung zu erzielen.

Die Moral von der Geschichte: Eine schlecht implementierte Procure-to-Pay-Komplettlösung kann genauso viele Kopfschmerzen verursachen wie keine Effizienzsteigerung. Eine der größten Herausforderungen bei einer Procure-to-Pay-Lösung ist oft, dass sie sich über zwei wichtige Geschäftsbereiche erstreckt - Einkauf und Finanzen. Aus diesem Grund kann es Verständnisschwierigkeiten geben, bei wem die Verantwortung für dieses Projekt liegt. Hürden bei der Einführung und unvorhergesehene Kosten können diese Kluft zwischen den Geschäftsbereichen noch verschlimmern. Ohne eine Allianz zwischen den beiden Abteilungen und eine klare Unterstützung durch die Führungsebenen, erreicht die Procure-to-Pay-Einführung mit großer Wahrscheinlichkeit nicht ihren vollen ROI.

Automatisieren Sie zuerst die Kreditorenbuchhaltung, nicht den gesamten P2P-Prozess

Wie wäre es also, wenn Sie mit der Automatisierung einiger manueller Prozesse beginnen, die ständig wichtige Kapazitäten binden? Durch automatisierte Rechnungsverarbeitung können Sie eine schnelle und unkomplizierte Methode etablieren, um proaktiv Aufwände zu reduzieren und sich auf gewinnbringendere Aufgaben zu konzentrieren.

Der Einstieg in die Rechnungsautomatisierung erfordert kaum Ressourcen aus der IT-Abteilung was bedeutet, dass Sie Ihre automatisierte Lösung einfach implementieren und sofort loslegen können, um schnelle Gewinne für Ihr Unternehmen zu erzielen, z. B:

  • Schnellere Durchlaufzeiten der Rechnungen

  • Realisierung von Skonti

  • Verbesserte Lieferantenzufriedenheit durch schnellere Zahlungen

  • Optimierung des Cashflows

  • Betriebseffizienz vom ersten Tag an

  • Mehr Kontrolle in unsicheren Zeiten

Prozesse für die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren zielt auf die Verwendung digitaler Tools ab, um die Anzahl der der "kontaktlos" verarbeiteten Rechnungen und Zahlungen zu erhöhen. Im Idealfall kann ein Unternehmen fast alle seine Rechnungen (mehr als 95 %), ohne menschliches Zutun verarbeiten.

Die Automatisierung der 4 folgenden Schritte kann einen signifikanten Beitrag zur Bewältigung der üblichen Herausforderungen bei Procure-to-Pay-Lösungen leisten:

1. RECHNUNGSEMPFANG: Konsolidieren Sie den Empfang aller Rechnungen in jedem Format Ihrer Lieferanten - einschließlich EDI und echter elektronischer Rechnungen, gemailter PDFs und sogar Papier - in einer zentralen Lösung.

2. ERFASSEN: Verarbeiten Sie alle Rechnungen, um die benötigten Informationen zu extrahieren und speichern Sie die Daten in der Lösung.

3. VALIDIERUNG & GENEHMIGUNG: Bestätigen Sie, dass die extrahierten Daten mit den Dokumenten- und Referenzdaten übereinstimmen (z. B. Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen/POs- und Wareneingängen) und leiten Sie sie dann zur (Codierung) Verbuchung und endgültigen Genehmigung weiter.

4. ABRECHNUNG: Die Zahlung an den Lieferanten erteilen oder ein Problem (z. B. eine doppelte Belastung) vor der Freigabe der Zahlung melden und die Korrektur durchführen.

Herausforderungen, die mit dem Ansatz "Rechnungsautomatisierung zuerst“ gelöst werden können

Herausforderung 1: Ihnen fehlt der Überblick über Ihre Einkaufsgewohnheiten und Ihre Lieferbasis

Wenn Sie 100 % Ihrer Rechnungen digital erfassen und in einer einheitlichen Lösung speichern, können Sie den Inhalt dieser Rechnungen analysieren. Diese Transparenz liefert Einblicke in die Einkaufspraktiken Ihres Unternehmens, was bedeutet, dass Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren können. Eine verbesserte Ausgabentransparenz kann dann die Optimierungsbemühungen bei den Lieferanten unterstützen und helfen, Artikel oder Kategorien zu priorisieren. So können Sie neue Einsparungen erzielen und sicherstellen, dass die Inhalte, die Sie in Ihren Katalogen haben müssen, auch verfügbar sind, falls Sie eine E-Procurement-Lösung einsetzen.

Herausforderung 2: Sie können Einsparmöglichkeiten oder Effizienzgewinne schwer ausfindig machen

Der deutlichste und wohl wichtigste Vorteil der Rechnungsautomatisierung ist das wiederholende und manuelle Aufgaben überflüssig werden. Manuelle Aufgaben tragen nicht zum Mehrwert des Rechnungszyklus bei, zumal Rechnungen heute meist "straight through" verarbeitet werden können. Die betrieblichen Einsparungen durch die Reduzierung manueller Aufgaben helfen, zusätzliche Lösungen Ihrer Implementierung zu finanzieren.

(Erfahren Sie in der Case study von Heineken, wie die Bearbeitungszeiten für Rechnungen um 95 % verbessert wurden)

Herausforderung 3: Sie wollen einen schnellen Gewinn, um die Dynamik des P2P-Projekts zu steigern

Die Erzielung erster Einsparungen und operativer Verbesserungen durch Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt dem verantwortlichen Management die notwendige den nötigen Schwung, um das größere Procure-to-Pay-Projekt auf Kurs zu halten, indem ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung zwischen Einkauf und Finanzabteilung geschaffen wird. Es soll gemeinsam daran gearbeitet werden, um Führungsebenen den Wert einer weiteren Procure-to-Pay-Automatisierung zu beweisen.

Der Ansatz "Rechnungsautomatisierung zuerst“ wird die Flexibilität des Unternehmens verbessern

Wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreten, wie in der aktuellen Situation, lassen sich Störungen innerhalb von Prozessen, der Performance, bei Kunden, Lieferanten und Partnern einfach nicht vermeiden. In unsicheren Zeiten ist es von grundlegender Bedeutung, den Cashflow aufrechtzuerhalten, um alles andere am Laufen zu halten - und Rechnungsautomatisierung ist der Schlüssel, um genau das zu erreichen.

Die Abschaffung langsamer, manueller und papierbasierter Prozesse im Rechnungseingang als auch der Rechnungsverarbeitung und die Umstellung auf einen digitalisierten Prozess bietet klare und überzeugende Vorteile für den gesamten Prozess. Das Einreichen, Bearbeiten und Bezahlen von Rechnungen auf dem elektronischen Weg ist einfacher und deutlich schneller. Es bedeutet weniger (kein) Papier, wesentlich geringere Nutzung von physischen Dokumenten und weniger manuelle Eingriffe. Darüber hinaus werden durch die Automatisierung und der damit verbundenen Arbeitsabläufe wie Routing, (Codierung) Verbuchung, Abgleich und Freigabe ähnliche weitere Vorteile erzielt.

Agilität und Flexibilität sind weitere wichtige Aspekte, wenn es um die Digitalisierung und Automatisierung geht. Richtig aufgesetzt, können Finanzteams von überall, zu jeder Zeit und auf jedem Gerät arbeiten, was erhebliche Vorteile für Zahlungen, Liquidität und Arbeitsabläufe bietet. Aufstrebende Entwicklungen des maschinellen Lernens (ML) und der künstlichen Intelligenz (KI) helfen auch bei der Priorisierung von Zahlungen und der Steuerung von Skonti durch frühzeitige Zahlungen.

Der Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen ist heute mehr als in der Vergangenheit einfach Teil des Geschäftslebens. In Anbetracht all dessen ist es klar, dass die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung einen direkten und positiven Einfluss auf das wirtschaftliche Ergebnis von Lieferanten und Kunden gleichermaßen hat. Ein entscheidender Schritt in einem so komplexen Umfeld.  

Der Schlüssel zum Erfolg? Abstimmung zwischen Finanzbereich und Einkauf

CPOs wollen die Digitalisierung, CFOs wollen die Gewinnmargen erhöhen und das Risiko senken, und all diese Ziele können durch Automatisierung und insbesondere durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erreicht werden.

Ein Problem, das wir bei Basware oft sehen, ist, dass niemand wirklich weiß, wer die Verantwortung für den gesamten Prozess haben sollte oder hat - sollte es der Finanzbereich oder der Einkauf sein?

In einer perfekten Welt können und sollten beide Bereiche die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gemeinsam vorantreiben, was bedeutet, dass Zusammenarbeit und Abstimmung der Schlüssel zum Erfolg sind. Alle Bereiche werden von der Automatisierung profitieren, daher ist die Festlegung früher Ziele und die Kommunikation des Fortschritts während des gesamten Prozesses entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und Umsetzung.

Schaffen Sie die Basis für eine einfachere und bessere Implementierung einer Procure-to-Pay-Lösung

Aufgrund der erhobenen Daten, den Einsparungen und der Umsetzungsdynamik, die die Automatisierung schnell erzeugt, ermöglicht die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die Leistungsfähigkeit anhand einer sauberen Bewertung zu messen, wie der Prozess aussehen sollte und mögliche Lücken/Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Sobald diese Bereiche zur Optimierung identifiziert sind, können Unternehmen einen Plan erstellen, um den gewünschten Endzustand zu erreichen, indem sie die Rechnungsautomatisierung als Startinitiative nutzen, um andere automatisierte Lösungen vorzubereiten und voranzutreiben. 

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