ENGIE opère dans la production et les infrastructures énergétiques, ainsi que dans la vente et la fourniture d’énergie, génère un chiffre d’affaires annuel de 70 milliards d’euros et emploie plus de 100 000 collaborateurs dans le monde.
Au fil du temps, cette envergure a conduit à une fragmentation du paysage applicatif, composé de plusieurs ERP, tels que SAP, Oracle, Sage, et d’autres solutions locales.
Cette fragmentation a provoqué des pertes d’efficacité au niveau des systèmes, des processus et des mécanismes de contrôle. Ainsi, alors que les contrats étaient gérés dans une application dédiée, les commandes et factures l’étaient dans une autre solution. Pour les équipes Finance, cette configuration rendait plus complexe la mise en œuvre des contrôles et encourageait le recours à des solutions manuelles.
Pour y remédier, ENGIE a lancé un programme de transformation à l’échelle du groupe visant à généraliser l’utilisation de SAP S/4HANA® tout en dissociant volontairement certains processus. Les achats généraux ont été transférés vers SAP Ariba, tandis que la gestion des factures fournisseurs a été confiée à Basware.
« Ces processus concernent un grand nombre d’utilisateurs, et nous avons constaté que la convivialité et la richesse fonctionnelle des solutions spécialisées étaient supérieures à celles de SAP S/4HANA® pris isolément, explique Arnaud Droissart, responsable du déploiement de Basware chez ENGIE. Le transfert de la comptabilité fournisseurs en dehors de S/4HANA® nous a également permis de réduire de façon substantielle les développements spécifiques au sein du Core Model de SAP. »
Pourquoi Basware a été retenue aux côtés de SAP S/4HANA®
Pour ENGIE, le choix de Basware était directement lié à sa stratégie SAP S/4HANA®. L’objectif n’était pas simplement d’automatiser le traitement des factures, mais de conserver un environnement SAP standard, tout en déployant une solution mondiale de gestion des factures fournisseurs.
SAP S/4HANA® constitue la colonne vertébrale de la transformation financière d’ENGIE. Intégrer directement le traitement des factures et de la fiscalité dans l’ERP aurait nécessité des configurations supplémentaires et un suivi à long terme. En confiant la gestion de la comptabilité fournisseurs à Basware, ENGIE a évité les développements sur mesure dans SAP, et bénéficié d’une plateforme capable de gérer la complexité globale de ces processus. Plusieurs exigences ont motivé cette décision :
- Intégration certifiée SAP pour garantir une compatibilité à long terme avec SAP S/4HANA® sans avoir à maintenir d’interfaces personnalisées
- Capacité à traiter des volumes de factures à l’échelle de l’entreprise, avec un objectif d’environ trois millions de factures par an
- Couverture de la conformité mondiale, incluant les exigences de facturation électronique en Europe et dans d’autres régions
- Écosystème de partenaires solide permettant un déploiement rapide dans toutes les régions
« L’intégration de SAP à une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut rapidement devenir complexe, explique Arnaud Droissart chez ENGIE. Avec Basware, les connecteurs certifiés SAP sont déjà disponibles.
Le mappage des champs et les règles métier sont préconfigurés et, lors de chaque mise à jour de SAP, la compatibilité complète est conservée.»
Préserver un SAP standard tout en appliquant un core model d’automatisation de la comptabilité fournisseurs
L’un des objectifs majeurs du projet S/4HANA® d’ENGIE consistait à déployer un core model, tout en s’adaptant aux exigences locales, en particulier en matière d’obligations légales. Basware a constitué la couche opérationnelle qui a rendu cette mise en œuvre possible.
Cette approche a permis à ENGIE de gérer la complexité du traitement des factures fournisseurs au sein d’un système dédié, indépendant de SAP S/4HANA®. Si l’ERP est resté uniforme au sein du groupe, Basware a pris en charge les différents formats de factures, les diverses logiques de rapprochement, les multiples workflows et règles locales de conformité, sans avoir à recourir à des développements SAP spécifiques pour chaque pays.
