Restalliance

Auparavant, les équipes comptables de Restalliance géraient la comptabilité fournisseurs principalement de façon manuelle. Les relevés d’achats directs, les factures de frais généraux et les bordereaux de paiement étaient tous saisis à la main. Outre le manque de traçabilité de ces documents, les factures étaient souvent validées après leur règlement. L’équipe Comptabilité fournisseurs consacrait près de 50% de son temps à vérifier manuellement les données et à réclamer les avoirs manquants.

« Nous devions moderniser nos outils et processus de gestion de la comptabilité fournisseurs avec une solution capable de prendre en charge l’ensemble du cycle de vie des factures, afin d’optimiser notre comptabilité fournisseurs, d’en assurer un scaling a unified e-invoicing model across Europe Grâce à SmartPDF, nous avons gagné encore plus de temps, réduit les erreurs et améliorer la traçabilité des factures. » meilleur pilotage et de garantir la fiabilité de toutes les données financières », explique Pierre-Louis Caputo, Directeur des comptabilités et Projets Finances du groupe Restalliance.

Concevoir une fonction Comptabilité fournisseurs centrée sur les données

Bien plus qu’un simple projet de numérisation, le groupe Restalliance a entrepris une véritable transformation digitale de sa fonction Finance. L’objectif de cette initiative était de renforcer les contrôles internes en améliorant la fiabilité et la traçabilité des flux de données tout au long du cycle de vie des factures, de leur réception jusqu’à leur validation et leur paiement.

« Avant tout, nous voulions nous assurer de ne payer une facture que si elle était réellement due », explique Pierre-Louis Caputo. Ce principe peut sembler évident, mais il devient difficile à appliquer lorsqu’une entreprise reçoit 600 000 factures par an, traitées par une équipe de 15 personnes seulement. Il leur est difficile de vérifier au quotidien que chaque facture a bien été validée par la bonne personne, qu’elle est rattachée à une commande ou à un bon de livraison et qu’elle est conforme, puis d’identifier d’éventuels écarts. Le groupe souhaitait également responsabiliser l’ensemble des collaborateurs impliqués dans la chaîne de facturation et les sensibiliser à l’importance des données.

« Cette dimension de responsabilisation des équipes était au cœur du projet, poursuit Pierre-Louis Caputo. En effet, la réception d’une commande entraîne des coûts pour l’entreprise : il incombe donc à l’opérateur chargé de cette réception de s’assurer qu’elle correspond bien au bon de commande. »

Le projet visait à automatiser la gestion de la comptabilité fournisseurs afin de dégager des gains de productivité sur les tâches les plus simples. « Une fois libérés des tâches répétitives, les comptables se positionnent davantage comme des gestionnaires de données que comme de simples opérateurs de saisie. Cela leur permet de bénéficier d’une visibilité et d’un contrôle accrus sur les données financières », poursuit Pierre-Louis Caputo.

Le projet de déploiement de la solution de comptabilité fournisseurs de Basware a été piloté par la direction financière, et non par la DSI. « Nous avons commencé par une phase de cadrage au cours de laquelle nous avons défini les processus de comptabilité fournisseurs que nous souhaitions mettre en place, poursuit Pierre-Louis Caputo.

Cette étape a également été essentielle pour gagner en efficacité lors des ateliers de conception. » Une fois l’outil paramétré, des phases de test et de recette ont été menées avec la participation des équipes utilisatrices, pour s’assurer que la solution répondait aux besoins opérationnels réels. Le groupe a également profité de cette phase de recette pour former les équipes, afin qu’elles soient opérationnelles dès le déploiement de l’outil. « Le projet a été mené en dix mois, de l’appel d’offres au lancement », précise Pierre-Louis Caputo. Dès sa mise en service, la solution a été en mesure de traiter l’ensemble des factures entrantes.

Un haut niveau d’automatisation sur l’ensemble du cycle de facturation

Grâce à la solution Basware, 80% des factures annuelles du groupe Restalliance sont traitées automatiquement, reçues via des flux EDI et rattachées à un bon de commande. Près de 70% sont gérées sans intervention humaine (traitement « touchless »), de la réception jusqu’à la validation pour paiement. « Notre objectif est de nous inscrire dans une démarche d’amélioration continue et de pousser au maximum l’automatisation du processus de facturation de bout en bout, explique Nicolas Chassard, Responsable Comptabilité fournisseurs du groupe Restalliance. L’automatisation n’est pas un projet ponctuel, mais un processus de longue haleine. »

L’IA au coeur du traitement de la comptabilité fournisseurs

L’intelligence artificielle joue un rôle clé pour atteindre un haut niveau d’automatisation et de fiabilité tout au long du cycle de vie des factures chez Restalliance.

Avec le déploiement de SmartPDF de Basware, Restalliance a franchi une nouvelle étape dans l’automatisation de ses processus de comptabilité fournisseurs. Grâce à cette solution, les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures au format PDF à une adresse e-mail dédiée. SmartPDF, qui intègre des technologies d’IA, exploite le machine learning entraîné sur des millions de factures pour transformer les PDF en factures électroniques prêtes à être traitées automatiquement par le système. « 20% de nos factures sont traitées via SmartPDF, dont 90% de façon entièrement automatisée », indique Nicolas Chassard.

« SmartPDF apprend au fur et à mesure du traitement des factures, améliorant en continu la reconnaissance des données et leur fiabilité. L’objectif est d’éliminer progressivement les interventions manuelles. Grâce à SmartPDF, nous avons gagné encore plus de temps, réduit les erreurs et amélioré la traçabilité des factures. »

Dans la continuité de cette démarche d’automatisation et d’optimisation, Restalliance exploite désormais les données générées par le processus grâce à Basware Insights. « Cet outil d’analyse nous permet de tirer pleinement parti des indicateurs disponibles issus du traitement des factures piloté par l’IA, afin d’identifier de nouveaux leviers de performance, d’éclairer les décisions managériales et d’améliorer la gestion de la comptabilité fournisseurs. »

« Nous prévoyons également d’exploiter davantage les indicateurs disponibles dans Basware Insights afin d’améliorer la qualité de nos données et la gestion de notre performance quotidienne », ajoute Nicolas Chassard. Aujourd’hui, le groupe Restalliance poursuit l’optimisation de son utilisation de la solution Basware.

« Nous continuerons à renforcer l’automatisation des tâches afin de permettre à notre équipe Comptabilité fournisseurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée », explique Nicolas Chassard.

Redéfinir le rôle des équipes en charge de la comptabilité fournisseurs

Grâce à ces outils, le rôle du gestionnaire de comptabilité fournisseurs a profondément évolué au sein du groupe Restalliance. Les collaborateurs conservent une place essentielle, mais leur activité se concentre désormais davantage sur la communication avec les différents services et parties prenantes, ainsi que sur la gestion de la qualité, au service de la conformité et de la préparation aux audits. « Nous avons dû réinventer la profession », explique Nicolas Chassard.

« Nous avons notamment désigné trois référents Basware, chargés d’accompagner les équipes au quotidien pour garantir une utilisation optimale de la solution, veiller au respect des bonnes pratiques dans notre outil (gestion des commandes et des réceptions), travailler avec les achats sur les différents référentiels et usages, et collaborer avec les valideurs pour les sensibiliser et les accompagner. Ils assurent également le lien avec les fournisseurs afin de leur faire part de nos attentes. Leur rôle est aujourd’hui moins centré sur la comptabilité au sens strict et davantage sur l’accompagnement, la gouvernance et la coordination. »

« Nous avons l’intention de nous appuyer sur la plateforme Basware homologuée afin de répondre aux obligations de facturation électronique, en commençant par la réception des factures, explique Nicolas Chassard. Ainsi, nous pouvons suivre les changements réglementaires tout en maintenant la continuité de nos opérations financières ».

La standardisation des processus de facturation, le renforcement de la conformité et l’automatisation intelligente du cycle de vie des factures ont permis à Restalliance de transformer sa comptabilité fournisseurs en une fonction Finance fiable et évolutive. En s’appuyant sur Basware comme plateforme de gestion du cycle de vie des factures, le groupe dispose désormais de bases solides pour accompagner sa croissance future, faire face aux évolutions réglementaires et poursuivre une démarche d’amélioration continue.