Au sein du groupe Michelin, les achats sont organisés selon un modèle de Corporate Business Services et rattachés à un département opérationnel. Chaque année, le groupe Michelin réalise près de 16 milliards d’euros d’achats, en s’appuyant sur un réseau de plus de 750 professionnels des achats à l’international. Leur mission consiste à générer chaque année 250 millions d’euros d’économies.
Comme les autres fonctions support de Michelin, telles que la finance et les ressources humaines, les achats dépendent directement d’un département opérationnel au sein de l’entité Global Business Services (GBS), conçue pour gérer et mettre en oeuvre des processus de bout en bout.
Cette entité GBS emploie environ 4 000 personnes à l’échelle mondiale.
« Notre objectif était donc d’élargir le périmètre de ces centres de services pour accroître l’efficacité sur les activités demandant un niveau d’expertise et de savoir-faire métier plus élevé, notamment les processus spécialisés et les opérations de centre d’appels. »
Le projet : renforcer l’efficacité du core model
L’approche orientée processus est au coeur de la stratégie de Michelin depuis plusieurs années. Lors du lancement du projet Basware en 2024, les principaux indicateurs de performance étaient déjà solides.
« Ces dernières années, nous avons déployé avec succès le nouveau processus afin d’atteindre une couverture de 75 % des factures liées à un bon de commande, explique François Robin. De leur côté, les factures sans bon de commande continuent d’être traitées via un processus spécifique.
Parallèlement, nos initiatives de transformation ont permis d’augmenter notre taux de paiement à échéance à 93 %. » Malgré ces résultats, le groupe s’est fixé pour objectif d’atteindre l’excellence opérationnelle sur l’ensemble de son processus P2P. Michelin, qui avait déjà harmonisé ses systèmes ERP en migrant vers Oracle et réorganisé son GBS pour créer des centres de services, souhaitait désormais franchir une nouvelle étape en vue de simplifier son core model. « Notre core model demeurait complexe, avec l’utilisation de plusieurs outils pour couvrir l’ensemble du processus, tels que la reconnaissance optique de caractères (OCR), les workflows de validation, l’archivage, ainsi que différents canaux de réception des factures, notamment PDF/OCR, portail et EDI, explique François Robin. Il manquait également d’agilité, notamment pour répondre aux nouvelles réglementations et aux obligations en matière de facturation électronique. » L’entreprise disposait aussi d’une visibilité limitée sur l’analyse des interventions manuelles De plus, l’automatisation du rapprochement des factures avec les bons de commande demeurait restreinte, avec une capacité limitée à analyser en détail les différents types de factures pour les orienter automatiquement vers les workflows appropriés.
Tout au long du projet, nous avons souhaité maintenir les niveaux de performance de nos centres de services », ajoute François Robin.
Un déploiement progressif de Basware
Michelin a entamé l’évaluation d’une solution P2P susceptible de répondre à ces enjeux. La solution retenue devait couvrir l’ensemble du cycle de vie des factures, garantir la conformité et faciliter l’adaptation aux nouvelles obligations de facturation électronique à l’échelle mondiale. Elle devait également s’intégrer de façon optimale à l’environnement ERP Oracle de Michelin et être en mesure de traiter un volume important de factures. La solution Basware répondait à l’ensemble de ces attentes La solution a d’abord été déployée en Allemagne et en Roumanie, puis en Belgique, aux Pays-Bas, en Suisse, en Pologne et dans les pays nordiques. Michelin doit maintenant la mettre en œuvre dans les autres pays européens, avant de l’étendre à l’Amérique et à l’Asie au second semestre. À l’issue du projet, le groupe aura mis en place la solution Basware dans 40 pays.
« Notre objectif est de déployer nos workflows de validation des factures avant l’entrée en vigueur des prochaines réglementations sur la facturation électronique, tout en tirant rapidement parti de la simplification qu’apporte notre nouveau core model », explique François Robin.
Des bénéfices mesurables dès les phases pilotes
Grâce à l’IA SmartPDF de Basware, Michelin peut analyser les données de ses processus afin d’identifier les activités manuelles les plus chronophages et de se concentrer sur l’amélioration de ses cycles de traitement. « Dans le cadre des obligations en matière de facturation électronique, nous recevons aussi bien des factures fournisseurs classiques que des factures correspondant aux notes de frais de nos collaborateurs, explique François Robin. L’IA SmartPDF détermine automatiquement la nature de la facture et le circuit de validation auquel elle est destinée. »
« Dans nos deux projets pilotes en Allemagne et en Roumanie, cette étape est d’ores et déjà automatisée à 85 %. Ce niveau de performance a été atteint dès l’implémentation de la solution. »
La solution SmartCoding de Basware permet également à Michelin de simplifier et de sécuriser davantage le codage de ses factures dépourvues de bon de commande, afin que les équipes opérationnelles puissent se consacrer à l’approbation plutôt qu’à la saisie de données. Dès la phase pilote, Michelin a rapidement atteint un taux de 40 % de factures traitées automatiquement, sans intervention humaine. Enfin, dans le cadre de la mise en œuvre de Basware, Michelin a veillé à préserver ses niveaux de performance antérieurs. Pour y parvenir, le groupe a suivi et stabilisé son taux de paiement à échéance ainsi que le nombre d’équivalents temps plein (ETP) requis après le déploiement de Basware. Elle a ensuite analysé l’efficacité de ses processus afin d’optimiser la performance, notamment en termes d’ETP par document traité.
