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Die Rolle des Einkaufsleiters im Wandel: Wie viel Chief Process Officer steckt im Chief Procurement Officer?

Mittwoch, 16. September 2015

5 Minuten Lesezeit

Die Rolle des Einkaufsleiters im Wandel: Wie viel Chief Process Officer steckt im Chief Procurement

Unternehmen unterliegen einem ständigen Wandel. Eine zunehmende Internationalisierung, neue technologische Entwicklungen, veränderte Marktbedingungen sind nur einige der Faktoren, die dazu beitragen. Und ebenso wie sich Unternehmen verändern, so wandeln sich auch deren zentrale Rollen.

 

Viel wurde in den vergangenen Jahren bereits über die Rolle des Chief Procurement Officers (CPO) geschrieben, doch die Aktualität des Themas lässt nicht nach, denn nach wie vor werden regelmäßig neue Anforderungen an diesen Posten gestellt.

Besonders in produzierenden Unternehmen konnte man in der Vergangenheit eine stärkere strategische Ausrichtung des Procurement beobachten. Einkäufer sind längst keine Bestellabwickler mehr. Aufgaben wie die Analyse der Beschaffungsmärkte, Risikomanagement und Lieferantenqualifizierung nehmen großen Raum ein. Zu den wichtigen Themen eines Chief Procurement Officers gehören außerdem Nachhaltigkeit, Compliance und Personalführung. Zudem werden CPOs oftmals frühzeitig in strategische Entscheidungen des Unternehmens eingebunden. Bedenkt man, dass 40 -60% des Umsatzes für das Procurement verwendet werden , so erscheint das nur logisch. Um der Einkaufsabteilung ein strategisches Arbeiten zu ermöglichen, muss sie zentral organisiert werden. Nur so erhält sie einen Überblick über die gesamten Prozesse der Beschaffung, kann diese standardisieren, kontrollieren und den Nachteilen eines Maverick Buying entgegenwirken. Das bedeutet aber auch, dass eine gute Vernetzung des Procurement innerhalb des Unternehmens und ein abteilungsübergreifendes Denken erforderlich sind. Zudem erhoffen sich viele Unternehmen von einer IT-gestützten Beschaffung Vorteile für das strategische Arbeiten. In erster Linie sind das Transparenz der Beschaffungsabläufe, höhere Datenqualität, reduzierte Kosten und ein verbessertes Risikomanagement.  Sieht man sich diese neuen Anforderungen an, so wird schnell klar: Wenn man als CPO erfolgreich sein möchte, muss man sich heute mit Prozessmanagement und neuen Technologien befassen.

Prozessmanagement im Procurement

Prozesse gewinnen in Unternehmen durch stärkere Internationalisierung generell eine immer größere Bedeutung. Wurde das Prozessmanagement bisher oftmals von verschiedenen Rollen gleichzeitig übernommen – und nicht selten vernachlässigt –, so richten vor allem große Unternehmen inzwischen eine eigene Position, den Chief Process Manager, dafür ein oder benennen zumindest eine einzelne Funktion zum Prozessmanager. Nicht selten ist das der Chief Information Officer, aber auch der Chief Procurement Officer empfiehlt sich aufgrund seiner Stellung im Unternehmen und seiner Befassung mit Prozessen durchaus für diesen Posten. Das Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Modellierung, Implementierung, Optimierung und Dokumentation von Prozessen sowie den technologischen Möglichkeiten in diesem Zusammenhang. Ausgerichtet werden die Prozesse an den strategischen Zielen des Unternehmens. Prozessmanager müssen also innovativ sein, sich mit neuen Technologien auskennen, ihre Ideen verkaufen und Veränderungen vorantreiben können. Eigenschaften, die durchaus auch ein CPO mitbringen muss.
Standardisierte Prozesse in der Supply Chain führen zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag und zu hohen Einsparungen im Einkauf, zumal wenn sie elektronisch und zum Teil automatisiert erfolgen. CPOs mussten sich daher in der Vergangenheit sehr stark mit ihren Prozessen auseinandersetzen, auch über das Procurement hinaus, denn die Prozesse der Finanzbuchhaltung sowie die der Lieferanten sind unmittelbar damit verknüpft. Sich ständig weiterentwickelnde technologische Möglichkeiten helfen Prozesse zu identifizieren, Standards zu etablieren und die Einhaltung dieser sicherzustellen. Entsprechend hat sich das e-Procurement in den vergangenen Jahren ebenfalls stark entwickelt. In den meisten Unternehmen ist die Beschaffung über elektronische Kataloge heute gängige Praxis.

Doch das elektronische Procurement bietet natürlich noch viel mehr. Marktanalyse, Ausschreibungsmanagement, Lieferantenauswahl, Risikomanagement und Vertragsmanagement können durch entsprechende Software-Lösungen elektronisch gehandhabt und dadurch deutlich schneller durchgeführt werden. Auch die Fehleranfälligkeit sinkt und Manipulationsmöglichkeiten entfallen durch weniger manuelle Prozesse. E-Procurement entlastet den Einkauf im Unternehmen von Routineaufgaben und stellt Compliance sicher. Einkäufer können mehr Zeit auf strategische Aufgaben verwenden, CPOs sich dem Prozessmanagement widmen. Elektronisches Procurement macht es zudem einfach, Daten zur Analyse bereitzustellen, die schnell auswertbar und vergleichbar sind. Dies wiederum schafft die Grundlage Prozesse zu erkennen, zu bewerten und gegebenenfalls zu ändern. Und nicht zuletzt können dadurch die Ausgaben jederzeit im Blick behalten werden.


Chief Procurement Officer stehen ebenso wie Chief Process Officer immer wieder vor der Herausforderung, Entscheidungsträger wie Mitarbeiter von Änderungen in den Arbeitsabläufen überzeugen zu müssen. Oftmals herrscht eine besonders große Skepsis, wenn es darum geht diese elektronisch zu gestalten. Neben der Sorge um hohe Investitionskosten und eventuelle Kurzlebigkeit der technologischen Lösungen, fehlt es häufig schlichtweg an Vertrauen in die Technologie. Um einen reibungslosen Ablauf der Prozesse zu ermöglichen, ist es wichtig, dass Source-to-Pay-Systeme nicht inhärent sind und so Daten nicht wiederholt manuell eingegeben werden müssen. Denn dies birgt Fehlerquellen. Abhilfe kann man mit Lösungen aus einem Guss schaffen, die sich auch nahtlos an verschiedenste ERP-Systeme anbinden lassen. Ein weiterer Stolperstein auf dem Weg zur Akzeptanz elektronischer Lösungen für das Procurement ist die oftmals komplizierte Handhabung. Doch auch hier gibt es passende Software mit benutzerfreundlichen Oberflächen. Und nur damit wird es einem CPO gelingen, Entscheidungsträger zu überzeugen und eine hohe Benutzer-Akzeptanz zu erreichen. Und was bedeutet das für die Anforderungen an die Rolle des Chief Procurement Officers? Ein gutes technologisches Verständnis sowie Kenntnis des Anbieter-Marktes für elektronische Lösungen ist unabdingbar. Außerdem benötigt er einen weitreichenden Überblick über die IT-Infrastruktur und die Prozesse seines Arbeitsumfeldes. Und nicht zuletzt muss er in der Lage sein, Entscheidungsträger im Unternehmen und seine Mitarbeiter von Neuerungen zu überzeugen.

Darin unterstützt Sie Basware gerne. Die Factsheets „Procurement Lösungen“ und „Strategische Source-to-Pay-Lösungen“ bieten Ihnen in Kürze alle wichtigen Infos zum e-Procurement und zeigen, was gute Lösungen in diesem Bereich leisten können.

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