Die elektronische Rechnung befindet sich am Beginn einer regelrechten Boom-Phase. Es ist kaum mehr ein Wettbewerbsvorteil, e-Rechnungen versenden oder empfangen zu können – immer mehr Geschäftspartner und Behörden setzen diese Fähigkeit sogar voraus. Für Sie geht es jetzt darum, wie und wann Sie die e-Rechnung einführen – nicht ob.

 

In meiner dreiteiligen Webinarserie möchte ich Ihnen zeigen, dass die Umstellung jedoch keine lästige Pflicht darstellt, sondern viel Potential für Ihr Geschäft bietet. Am 3. September habe ich in einem Webinar darüber gesprochen. Für den Fall, dass Sie den Termin nicht wahrnehmen konnten, fasse ich im Folgenden die wichtigsten Punkte zusammen. Starten wir zunächst mit einer kleinen Einführung.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Was eine elektronische Rechnung ausmacht, erklärt die Definition des Umsatzsteuergesetzes sehr klar: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. In aller Regel ist dies als Dokument möglich – in der Regel eine PDF-Datei – oder in Form strukturierter Daten. Auf welche Art von Rechnung Sie sich als Unternehmer einstellen müssen, hängt von zwei Faktoren ab.

Zum einen geht es um die Größe Ihres Unternehmens und das Ihrer Geschäftspartner:

• Große Rechnungssteller haben naturgemäß ein Interesse daran, mit großen Geschäftspartnern ausschließlich strukturierte Daten auszutauschen – schließlich lassen sich solche Daten sehr gut automatisiert verarbeiten.

• Umgekehrt werden Sie im Geschäftsverkehr zwischen zwei kleinen Firmen größtenteils Papierrechnungen vorfinden. Das geringe Rechnungsvolumen und die geringen Beträge machen einen Umstieg für sie in aller Regel nicht lohnenswert.

• Interessant wird es, wenn sich beide Seiten in ihrer Größe stark unterscheiden. Große Empfänger erwarten von kleinen Rechnungsstellern heutzutage mindestens eine PDF-Datei. Auf der anderen Seite kann eine kleine Firma strukturierte Daten nur äußerst selten selbst verarbeiten.

Auch die Anzahl Ihrer Geschäftspartner gibt vor, welche Rechnungsart mehr Sinn ergibt. Je größer das Rechnungsvolumen, desto mehr lohnt es sich, deren Verarbeitung zu beschleunigen. Folglich sind in diesem Fall strukturierte Daten viel geeigneter, falls Sie umsteigen wollen.

Was für Sie herausspringen kann

Prozessautomatisierung bietet für Sie tatsächlich große Einsparpotentiale. Eine etwa 50- bis 70-prozentige Kosteneinsparung pro bearbeiteter Rechnung ist kein Ding der Unmöglichkeit. Dennoch kommt es vor allem auf den Einzelfall an: Nur wenn Sie bislang auf Papier gesetzt haben und vollumfänglich automatisieren wollen, sind die genannten Werte realistisch.

Im Detail besteht aber beim Stellen wie auch Empfangen in jeder Prozessphase großes Potential für Verbesserungen. Für den Rechnungssteller können ein kürzerer Order-to-Cash-Prozess und kürzere Abrechnungszyklen sowie die Chance zu Tarifoptimierungen herausspringen. Den Empfänger erwarten verbesserte Purchase-to-Pay -Prozesse, kürzere Prüfungen und Abgleiche, Freigabe-Workflows und weitaus mehr Dunkelbuchungen, also Buchungen, die kein Sachbearbeiter mehr manuell begutachten muss.

Für beide Parteien aber gilt: Die niedrigere Fehlerquote macht Reklamationen seltener, während die Transparenz des Prozesses an sich den Überblick erleichtert. Auch haben Studien bewiesen, dass Automatisierung dazu führt, dass Rechnungen schneller bezahlt werden. Das hat für beide Seiten Vorteile – beispielsweise können Empfänger von dynamischen Skonti profitieren, während Rechnungssteller schneller an ihr Geld kommen.

Ganzheitlich denken beim Prozessdesign

Natürlich darf man niemals aus den Augen verlieren, dass der Rechnungsprozess Teil eines größeren Ganzen ist, nämlich des bereits erwähnten Order-to-Cash- beziehungsweise des Purchase-to-Pay-Prozesses. Nur eine lückenlose Integration und Automatisierung sorgt für ein Minimum an Fehlern.

Auch gilt: Es geht um einen finanziellen Prozess, keinen primär IT-bezogenen. Alle Abläufe haben rechtskonform zu erfolgen. Beim Prozessdesign sollten Techniker, Finanzfachleute und die Rechtsabteilung daher an einem Strang ziehen. Möchten Sie absolut sicher gehen, würde ich zudem eine Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer oder Kanzleien empfehlen.

Steine aus dem Weg räumen

Leider gibt es auch einige Stolpersteine. Einige kommen unter Umständen erst dann zum Vorschein, wenn man sich längst im Umstellungsprozess befindet. Je nach Einzelfall müssen Sie sich um Lösungen für diese Probleme bemühen, da es unter Umständen keinen Königsweg gibt. Die wichtigsten Herausforderungen kurz zusammengefasst:

• Wie sollen fachliche Anforderungen abgebildet werden? Früher konnte man mit Notizen auf der Rechnung die wichtigsten Zusatzinformationen einfach abbilden. Doch insbesondere wenn es um Daten geht, die fest strukturiert sind, müssen Sie sich auf technische Ergänzungen einigen.

• Strukturierte Daten sind in ihrer Reinform, beispielsweise im XML-Format, für Menschen nur schwer lesbar. Sie lassen sich natürlich als PDF-Datei visualisieren, aber diese Visualisierung ist streng genommen nicht die Rechnung selbst, sondern nur eine Abbildung ohne weiteren rechtlichen Wert. Das Original muss daher immer im Ursprungsformat aufbewahrt werden.

• Oft erfolgt die Kommunikation mit Ansprechpartnern über E-Mail. Deren Adressen sind allerdings nicht selten personenbezogen und ändern sich daher häufig. Ersparen Sie sich die Mühen, ständig neue Adressen einrichten zu müssen, und lassen Sie die Kommunikation über neutral benannte, unternehmensbezogene Adressen laufen.

• Technik ist nicht perfekt – es gilt, das Fehler-Handling dafür anzupassen.

• Für jeden Lieferanten müssen Sie Aufwand betreiben, damit er sich auf die neue Situation einstellt. Hier sollten Sie abwägen. Macht es entsprechend des Rechnungsvolumens Sinn, diesen Zulieferer beim Onboarding zu unterstützen? Standardisierungen können dabei helfen, etwa das ZUGFeRD-Rechnungsformat. Nehmen Sie gerne auch die Services eines Dienstleisters in Anspruch.

Wie Sie den Umstieg gestalten sollten

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Purchase-to-Pay international einführen, empfehle ich Ihnen die Webinar-Aufnahme „Internationale Einführung von Purchase-to-Pay“.

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