In Webinaren informiert Basware Kunden und Interessenten regelmäßig über Themen und Produkte rund um das e-Invoicing. ZUGFeRD gehört dabei zu den Themen, die derzeit viele Kreditorenbuchhalter, Finanzverantwortliche und IT-Projektleiter umtreiben.
Das merken wir nicht nur an den Teilnehmerzahlen unserer ZUGFeRD-Webinare, sondern vor allem auch an den zahlreichen Fragen, die wir im Anschluss erhalten. Diese Fragen – und unsere Antworten – möchte ich Ihnen nicht vorenthalten.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein einheitliches Rechnungsformat, das grundsätzlich für alle Zwecke und von allen Unternehmen eingesetzt werden kann. Es ist nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel und für jeden frei zugänglich. ZUGFeRD kann vom Sender selbst oder mit Hilfe eines Providers erzeugt werden.
Technisch gesehen ist ZUGFeRD ein sogenanntes Hybridformat, denn es besteht aus einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF ist die vom Menschen lesbare, visuelle Darstellung der Rechnung. Die XML-Datei ist der Teil der Rechnung, der strukturierte Daten enthält, somit maschinenlesbar ist und automatisch weiterverarbeitet werden kann.
In ZUGFeRD gibt es drei verschiedene Profile: Basic, Comfort und Extended. Die Profile haben keinen Einfluss auf die technischen Eigenschaften des Formats, sondern bestimmen lediglich den Umfang der Daten, die mit der elektronischen Rechnung übermittelt werden.
Ausführlicher erklärt das der Blogartikel „Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es?FeRD und wie funktioniert es?“.
Wie viele ZUGFeRD-Rechnungen werden in Deutschland bereits versendet?
Eine Statistik zur tatsächlichen Menge der versandten ZUGFeRD-Rechnungen in Deutschland ist uns nicht bekannt. Eine Umfrage von ibi research ergab jedoch, dass Anfang 2015 nur etwa 5% der Unternehmen ZUGFeRD für den Rechnungsaustausch nutzten. Der E-Invoicing-Experte Bruno Koch sieht aber ein großes Entwicklungspotential, da das Forum elektronische Rechnung Deutschland und auch einige Meinungsführer in der Bundesverwaltung den ZUGFeRD-Ansatz sichtbar fördern. Auch die Medienpräsenz dieses neuen Standards war in den vergangenen Monaten sehr hoch. In der besagten Studie von ibi research heißt es darüber hinaus, „46 Prozent der Unternehmen trauen ZUGFeRD zu, sich bis Ende 2018 als solcher Standard durchzusetzen“.
(Siehe dazu ibi research 2015: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung – Fakten aus der Unternehmenspraxis (www.elektronische-rechnungsabwicklung.de/), S. 5, 19)
Sind mit der Übermittlung einer ZUGFeRD-Rechnung Kosten verbunden?
Sofern ZUGFeRD über das Netzwerk eines Providers empfangen oder versendet werden soll, entstehen in der Regel Kosten. Basware erhebt zum Beispiel einen mengenabhängigen Transaktionspreis.
Kann ZUGFeRD nur für den Rechnungsaustausch eingesetzt werden oder auch für Bestellungen und Auftragsbestätigungen?
ZUGFeRD hat nur die Rechnung im Fokus. Die in ZUGFeRD für die XML-Datei verwendete Syntax UN/CEFACT kann aber prinzipiell auch die von Ihnen genannten Nachrichtenarten abbilden.
Wie hoch ist der geschätzte finanzielle Aufwand für die Einrichtung eines ZUGFeRD Comfort-Profils?
Das ist abhängig von verschiedenen Randbedingungen. Für die Anbindung eines Senders an das Basware Commerce Network sowie die Erzeugung einer ZUGFeRD Comfort-Rechnung inklusive Übermittlung an den Empfänger per E-Mail gibt es feste Preise, die Basware in seiner Preisliste (auf Anfrage) transparent macht. Für die Art der Datenlieferung vom Sender an Basware gibt es jedoch verschieden Möglichkeiten – von PDF bis zu strukturierten Datenformaten – die unterschiedliche weitere Schritte erforderlich machen. Sofern Sie selbst das ZUGFeRD Comfort-Format erzeugen und auch Test und Freigabe mit dem Empfänger durchführen, hängt der Aufwand primär vom eingesetzten ERP-System und dessen Möglichkeit ab, PDF und XML zu erzeugen. Diesen Aufwand können wir nicht allgemein schätzen.
Kann die Implementierung von e-Invoicing-Lösungen für den Versand und für den Empfang miteinander verbunden werden?
Basware bietet für Sender und Empfänger jeweils geeignete Lösungen an. In der Regel betrachtet man die Implementierungsprojekte separat.
Was wird zur gesicherten Kommunikation verlangt, wenn E-Mail nicht ausreicht?
Rein rechtlich ist die Übermittlung per E-Mail ausreichend, sofern Integrität und Authentizität durch das Kontrollverfahren sichergestellt werden. ZUGFeRD lässt die Art der Übermittlung grundsätzlich offen. So können Sender und Empfänger auch gesicherte Übertragungsprotokolle wie AS2, https oder SFTP bilateral vereinbaren und nutzen.
Werden die verschiedenen ZUGFeRD-Profile im PDF übermittelt und stehen dann nur die entsprechenden Daten in der XML-Datei zur Verfügung?
Die eingebettete XML-Datei enthält nur die Angabe des Profils (Basic, Comfort, Extended), nicht das grundlegende Schema. Es wird in der xml-Datei angegeben, um welches Profil es sich handelt. Dann sind entsprechend dem verwendeten Profil in der xml-Datei auch nur die Felder des verwendeten Profils zur Verfügung. Das verwendete Profil wird wie folgt angegeben (exemplarisches Beispiel):
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0:comfort</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
Kann ich, wenn ich ZUGFeRD Comfort nutze, auch Daten empfangen und weiterverarbeiten, die im Basic-Profil gesendet wurden?
Ja, allerdings mit Einschränkungen. Sofern im gesendeten Basic-Format alle notwendigen Informationen enthalten sind, ist die maschinelle Weiterverarbeitung möglich. Fehlen jedoch Pflichtangaben, kann nur manuell weiterverarbeitet werden.
Wie erfolgt der Abgleich der im XML enthaltenen Informationen mit der PDF-Rechnung auf Empfängerseite zur Vermeidung von Manipulation?
Der Sender (oder sein Provider) sind verpflichtet sicherzustellen, dass XML und PDF identische Inhalte haben. Dies kann beim Empfänger nur stichprobenartig im Rahmen seines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens überprüft werden.
Gibt es eine gesetzliche Anforderung, die besagt, dass das PDF oder die XML-Datei für das innerbetriebliche Kontrollverfahren verwendet werden muss?
Sowohl das PDF als auch die XML-Datei stellen die Rechnung dar. Grundsätzlich sollte es daher unerheblich sein, welche Datei im Rahmen des Kontrollverfahrens verwendet wird. Wir empfehlen aber immer neben der gegebenenfalls maschinellen Verarbeitung des XMLs auch, zumindest stichprobenartig, das PDF zur Prüfung heranzuziehen. Diesen Punkt sollten Sie in jedem Fall mit Ihrem Wirtschaftsprüfer diskutieren.
Weitere steuerrechtliche Aspekte werden im Blogbeitrag „ZUGFeRD aus dem Blickwinkel von Tax-Compliance und IT-Governance“ und beim Forum elektronische Rechnung Deutschland beleuchtet.
Muss die XML-Datei separat archiviert werden oder ist der Datensatz integraler Bestandteil des PDF?
Es müssen BEIDE Dateien archiviert werden. Ob diese physisch getrennt archiviert werden oder nicht, ist unerheblich, aber im Prüfungsfall muss auf beide Dateien zugegriffen werden können.
Muss die E-Mail, mit der eine ZUGFeRD-Rechnung versendet wird, ebenfalls archiviert werden, wenn Sie nicht nur als „Briefumschlag“ benutzt wird, sondern z.B. der Rechnungsbetrag im E-Mail-Text genannt wird?
Ja, in diesem Fall müsste die E-Mail ebenfalls archiviert werden, aber nur dann, wenn sie tatsächlich Informationen enthält, die in PDF und XML nicht enthalten sind.
Alles Wissenswerte zur Archivierung von elektronischen Rechnungen finden Sie hier.
Ist das ZUGFeRD-Format auch für spezielle Rechnungen, wie zum Beispiel Energierechnungen, ohne Anpassung einsetzbar?
Solche Rechnungen sind äußerst komplex, daher wird man im Regelfall nicht umher kommen, Anpassungen vorzunehmen. UNCEFACT ist ein generisches Format, das in seiner Syntax auch spezielle Anpassungen darstellen kann. Allerdings erfordert dies zunächst eine grundsätzliche konzeptionelle Definition: Diese branchenspezifische Erweiterung ist bilateral möglich, das FeRD empfiehlt dazu aber diese Erweiterungen entsprechend abzustimmen (Kap. 3.7, Seite 26 in der „Spezifikation und Umsetzungsregeln zum branchenübergreifenden Kern-Rechnungsformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“
Wir erzeugen selbst ZUGFeRD-Rechnungen. Können wir diese über das Basware-Netzwerk an bereits angebundene Kunden senden und welche Kommunikationswege gibt es dafür?
Ja, das ist prinzipiell möglich. Basware empfängt in diesem Fall ZUGFeRD per E-Mail vom Sender. Ob das im Einzelfall funktioniert, muss natürlich individuell geprüft werden. Dafür muss Basware zunächst wissen, um welchen Empfänger es sich handelt.
Sprechen Sie uns über unser Kontaktformular an, um das für Ihren speziellen Fall zu klären.
Mit welchen Providern arbeitet Basware zusammen?
Basware hat weltweit mit über 200 e-Invoicing-Netzwerken Partnerschaften geschlossen. Über das so genannte Roaming-Verfahren können so auch Geschäftspartner einfach in den elektronischen Datenfluss eingebunden werden, die bereits einen anderen e-Invoicing-Anbieter einsetzen. Die technische und finanzielle Kooperation ist dabei schon geregelt. Dies gilt sowohl für den Versand wie auch für den Empfang von elektronischen Dokumenten.
Weitere Informationen zu Baswares Netzwerk hier.
Gibt es Referenzkunden?
Wenn Sie mit Anwendern des ZUGFeRD-Formats ins Gespräch kommen möchten, kann Ihnen die FeRD-Organisation eventuell weiterhelfen. Für Kundenbeispiele, wie ZUGFeRD mit Hilfe von Basware in der Praxis genutzt wird, kontaktieren Sie uns mit Ihrem Anliegen einfach über unser Kontaktformular.
Alle wichtigen Fakten zu ZUGFeRD, die Vorteile für Sender und Empfänger sowie Informationen darüber, was Basware als Provider leistet,erhalten Sie auch ganz kompakt auf unserem Datenblatt „ektrlEZugFeRD Factsheetonischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD“.