In der Praxis haben Unternehmen selten nur einen einzigen Eingangskanal für Rechnungen. Anhand folgender Beispiele möchte ich Ihnen zeigen, wie eine durchgängige elektronische Rechnungsverarbeitung dennoch funktionieren kann und was Provider dafür leisten.
In meinem Blogbeitrag „Was Sie beim elektronischen Rechnungseingang mit unterschiedlichen Eingangskanälen beachten sollten“ habe ich verschiedene Eingangskanäle für elektronische Eingangsrechnungen skizziert und erläutert, was im Hinblick auf eine durchgängige elektronische Rechnungsverarbeitung beachtet werden muss.
Praxisbeispiel 1: Automobilhersteller
Bei einem großen deutschen Automobilhersteller mit 38.000 Lieferanten und über 13 Millionen Belegen pro Jahr kommt ein Großteil der Rechnungen von nur 3000 Lieferanten für das sogenannte Serienmaterial. Zu diesen Lieferanten bestehen Direktverbindungen, abgerechnet wird via Gutschriftverfahren oder EDI, sofern die Lieferanten EDI-fähig sind.
Die übrigen 35.000 Lieferanten senden nur geringe Belegmengen, hauptsächlich für indirektes Material und Dienstleistungen. In Summe macht das aber immerhin noch 3,8 Millionen Rechnungen pro Jahr aus. Auch diese sollen elektronisch erfasst und verarbeitet werden. Daher hat sich der Automobilhersteller für die Zusammenarbeit mit Basware als Provider entschieden.
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Rechnungen, die im PDF-Format per E–mail eintreffen, werden von Basware erfasst und in ein strukturiertes Datenformat nach Vorgabe des Kunden konvertiert.
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Papierrechnungen können mittels Scan und OCR in ein strukturiertes, elektronisches Dokument umgewandelt werden.
Somit können alle eingehenden Rechnungen gleichermaßen elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Praxisbeispiel 2: Handel
Im Lebensmitteleinzelhandel gibt es generell eine weite Verbreitung von EDI, dort hat das Format quasi seinen Ursprung. Die Anforderungen an den Inhalt elektronischer Rechnungen sind in diesem Bereich sehr hoch. Rabatte, Skonti, Gebinde, Pfandartikel, Displays, Transportumverpackungen und weiteres müssen abgebildet werden können. Zudem wird in der Regel der gesamte Beschaffungsvorgang von der Bestellung über den Lieferavis bis zum Wareneingang elektronisch gehandhabt. Da EDI im Handel sehr verbreitet ist, sind die meisten Warenlieferanten auch EDI-fähig. Das Unternehmen aus diesem Beispiel kommt auf satte 90% EDI-Rechnungen.
Doch auch hier bleiben ca. 3 Millionen Rechnungen pro Jahr, die auf Papier verschickt werden. Denn gerade kleine Lieferanten, die frische Waren wie Obst und Gemüse, Saisonware oder regionale Produkte liefern, sind meist nicht EDI-fähig. Dazu kommen Rechnungen für den Eigenbedarf, die nicht in die EDI-Norm passen, da sie unter anderem keine EAN-Nummer haben. Zu nennen sind hier beispielhaft Rechnungen für den Sicherheitsdienst oder die Reinigungsfirma, für Anschaffungen wie Hubwagen oder für die Wartung von Gefriertruhen.
Für die Verarbeitung dieser Rechnungen hat sich das Handelsunternehmen für die Zusammenarbeit mit Basware entschieden. Wir bieten den nicht EDI-fähigen Lieferanten verschiedene Möglichkeiten zur Anbindung:
Basware übernimmt dann die Umwandlung in eine EDI-Rechnung, indem es zum Beispiel eine Dummy-EAN erzeugt, um der Norm zu entsprechen. Auf diesem Weg konnte das Unternehmen seinen Anteil an EDI-Rechnungen auf fast 100% erhöhen.
Praxisbeispiel 3: Baustoffkonzern
Um den hohen Automatisierungsvorgaben eines Shared Service Centers zur Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden, ergab sich für einen Baustoffkonzern der dringende Bedarf möglichst schnell auf e-Invoicing umzustellen. Zunächst wurden alle Papierrechnungen mit Hilfe von Basware via Scan und Capture erfasst, so dass der Konzern sofort bei 100% elektronischem Rechnungseingang war. Erst danach begann die schrittweise Umstellung der Lieferanten.
Der Konzern hat viele kleine Lieferanten und eher geringen Abnahmemengen pro Lieferant. Das bedeutet eine geringe Einkaufsmacht und somit wenig Hebel für eine Umstellung auf ein bestimmtes Eingangsformat. Basware konnte den Lieferanten verschiedene Optionen für den Rechnungsversand anbieten, PDF per E-Mail hat sich schließlich als wesentlicher Eingangskanal etabliert. Basware übernimmt in jedem Fall die Konvertierung in ein strukturiertes Datenformat, das dann zentral vom Shared Service Center weiter verarbeitet werden kann. Auf diese Weise konnte die durchschnittliche Verarbeitungszeit von Rechnungen bei ca. 30.000 Belegen pro Jahr und nur wenigen Mitarbeitern in der Kreditorenbuchhaltung auf 2 Tage reduziert werden.
Etwas ausführlicher wurden diese Beispiele im Webinar „Durchgängige elektronische Rechnungsverarbeitung bei unterschiedlichen Eingangsformaten und -kanälen“ besprochen, das Sie sich hier (nochmal) anschauen können. Wenn Sie wissen möchten, wie Basware Ihnen bei einer durchgängig elektronischen Rechnungsverarbeitung unter die Arme greifen kann, dann sprechen Sie mich einfach über das Kontaktformular an.