100 % Benutzerakzeptanz und Ausgabentransparenz

Ohne 100 % Ausgabentransparenz können Sie keine Initiativen ergreifen, die die vom CEO vorgegebenen Kosteneinsparungen fördern und einen strategischen Beschaffungsansatz ermöglichen. Eingeschränkte Ausgabentransparenz begegnet Ihnen in folgenden Situationen:

• Es gibt keine einfache Möglichkeit zur Anzeige Ihrer monatlichen Ausgaben nach Kategorie, Lieferant, kontrollierten oder unkontrollierten Ausgaben, d.h. mit und ohne Bestellung. 

• Unvorhergesehene Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung machen genaue Vorhersagen zum Liquiditätsbedarf unmöglich. 

• Die Auswirkungen von Ausgaben auf die Budgets lassen sich erst ermitteln, nachdem sie getätigt wurden.

Kennen Sie das? In letzter Zeit fühlen Sie sich wie der Sheriff des Unternehmens, der versucht, alle Mitarbeiter dazu zu bringen, die Beschaffungsrichtlinien einzuhalten und einen Einkaufsprozess zu befolgen. Sie benötigen eine einfache Möglichkeit, um den Beschaffungsprozess zu automatisieren und den Mitarbeitern ein Tool an die Hand zu geben, das sie wirklich gerne verwenden, damit Sie eine 100%ige Benutzerakzeptanz erreichen.

Unternehmen verlieren die Kontrolle über ihre Ausgaben, wenn Mitarbeiter:

• Waren und Dienstleistungen über unterschiedliche Wege und Kanäle kaufen

• Eine Vielzahl von Lieferanten einsetzen, von denen sie einige bevorzugen und andere nicht

• Artikel zu unterschiedlichen Preisen und in unterschiedlichen Mengen kaufen

Wenn Ihr Beschaffungsprozess nicht automatisiert ist und Sie immer noch über viele Wege mit Lieferanten interagieren (Telefon, E-Mail, Fax), ist es sehr schwierig, die Lieferkette transparent zu machen, Beziehungen zu Lieferanten zu stärken und Lieferkettenrisiken zu verringern.

In folgenden Situationen treten Reibungsverluste auf:

• Sie haben keine Zeit, sich auf die Optimierung der Ausgaben bei strategischen Lieferanten zu konzentrieren, da Sie keinen Einblick in die Ausgabenmetriken haben.

• Es gibt für Lieferanten keine einfache Möglichkeit, ihre neuesten Produkte und Preise anzubieten, wodurch sich der Beschaffungsprozess verzögert.

• Es besteht eine Diskrepanz zwischen den vertraglich vereinbarten Preisen und den Preisen, die auf Bestellungen angezeigt werden

Sie sind der Meinung, dass man das, was man nicht sieht, nicht optimieren kann? Es klingt offensichtlich, aber für Unternehmen in einer manuellen Umgebung ist es wirklich schwierig nachzuvollziehen, wie Geld im gesamten Unternehmen ausgegeben wird. Wenn Sie über ein e-Procurement-Tool verfügen, das Ihre Mitarbeiter gern verwenden, und all Ihre Beschaffungsprozesse automatisiert sind, beginnen Sie, Möglichkeiten zu erkennen, wie die Kontrolle erlangt und Geld gespart werden können. Ausgabentransparenz ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Gegenüberstellen von Ausgaben und Budgets, damit Sie sehen können, wie sich die Budgets entwickeln
• Anzeigen von Ausgaben nach Lieferant, damit Sie beginnen können, den Lieferantenstamm zu konsolidieren und Mengenrabatte zu erhalten
• Anzeigen von kontrollierten und unkontrollierten Ausgaben, damit Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren können
• Anzeigen von Vertragsausgaben, damit Sie sehen können, ob Mitarbeiter vertraglich vereinbarte Einkäufe tätigen, um verhandelte Rabatte zu erhalten
• Anzeigen von Ausgaben nach Kategorie und von direkten vs. indirekten Ausgaben, damit Sie die größten Ausgabenposten bestimmen können
• Ermitteln von Geld ausgebenden Mitarbeitern und Genehmigern, die nicht autorisiert sind, damit Sie Personen identifizieren können, die zusätzliche Schulungen benötigen, um sicherzustellen, dass die Ausgaben vor Bewilligung genehmigt werden
• Anzeigen von Details zu allgemeinen Trends und Mustern

Sie können sogar die Kontrolle und Compliance automatisieren, ohne Polizei zu spielen. Verbessern Sie das Ausgabenmanagement, indem Sie Ihren Benutzern beispielsweise Zugriff auf folgende Technologien gewähren:

• e-Kataloge und Webshop-Punch-outs mit den neuesten ausgehandelten Preise und Artikeln, damit Benutzer viele genehmigte Optionen zur Auswahl haben, ohne den Prozess zu verlassen.
• Kontextbezogene Hilfe, die es Benutzern ermöglicht, bevorzugte Anbieter und die günstigsten Optionen auszuwählen und bei Richtlinienverstößen Benachrichtigungen im Voraus zu erhalten, anstatt die Anforderung nach der Übermittlung abzulehnen
• Technologie, die Benutzer durch den gesamten Kaufprozess führt, indem sie sie in die richtige Richtung für bevorzugte Ausgaben lenkt und sie bei der Navigation durch die e-Procurement-Lösung unterstützt

Mit einer 100 %igen Benutzerakzeptanz und fortschrittlicher Beschaffungstechnologie entstehen automatisch Einsparungen, wenn Sie sich auf Möglichkeiten zur Optimierung von Ausgaben konzentrieren. Außerdem erhalten Sie folgende Vorteile:

• Analyse vollständiger Ausgabendaten im gesamten Unternehmen
• Zusammenarbeit mit zufriedenen Lieferanten, um bessere Verträge auszuhandeln, größere Mengen einzukaufen und Innovationen zu fördern
• Optimieren von Prozessen und Beseitigung von Ineffizienzen

In einer Welt, die von On-Demand-Technologien dominiert wird, erwarten Benutzer ein Erlebnis, das dem Einkaufserlebnis von Verbrauchern entspricht. Basware macht dies auch für B2B-Shopping möglich. Unterstützt durch eine erweiterte Datenbank mit Produktinformationen, einfaches Hochladen von Katalogen von Lieferanten, Punch-Outs, mit denen Benutzer die Websites von Lieferanten besuchen können (z. B. Amazon, Staples usw.) und eine ansprechende Navigation bietet diese Funktion den Benutzern das vertraute Einkaufserlebnis, das sie gewohnt sind, während Sie von den Vorteilen aktueller Preise und Artikelauswahl profitieren. Mit diesem Tool können Sie außerdem einfacher mit Lieferanten zusammenarbeiten und Preise für neue Artikel anfordern.

Der "angeleitete Einkauf"  basiert auf einer Technologie, die Benutzer durch den gesamten Kaufprozess führt, indem sie sie in die richtige Richtung für bevorzugte Lieferanten oder Artikel lenkt und sie bei der Navigation durch die e-Procurement-Lösung unterstützt. Zunächst werden dem Benutzer Symbole für häufig bestellte Artikel (z. B. IT-Ausstattung, Bürobedarf, Messeunterlagen) angezeigt. Anschließend werden Benutzer dabei unterstützt, bevorzugte Lieferanten und die günstigsten Optionen auszuwählen und Richtlinienverstöße vorab zu markieren, anstatt die Bedarfsanforderung erst später nach der Einreichung abzulehnen. Dies hilft nicht nur den Mitarbeitern, im Rahmen von vereinbarten Verträgen einzukaufen, sondern reduziert auch die Beteiligung von Beschaffungsexperten bei nicht strategischen Einkäufen.

Mit den Dashboards für die Beschaffung kann der Benutzer die vertraglich vereinbarten und unkontrollierten Ausgaben im gesamten Unternehmen verfolgen. Zur Erleichterung der Analyse können Sie die Ausgaben nach Kategorie, Lieferant, Region oder Geschäftseinheit anzeigen. Sie können die Daten nutzen, um Möglichkeiten zur Verkürzung der Genehmigungslaufzeiten zu identifizieren und um das Ausgabenmanagement und die Lieferantenleistungen zu verbessern – und das alles über eine einzige Plattform. 

Basware hat es sich zum Ziel gesetzt, Sie bei der Vereinfachung von Abläufen und bei der Förderung intelligenterer Ausgaben zu unterstützen. Dies erreichen wir beispielsweise, indem wir es Ihnen ermöglichen, viele Routineaufgaben zu automatisieren, darunter auch Beschaffungsevents. Unsere Sourcing-Lösung bietet automatisierte Funktionen, mit denen Sie beim Einholen von Angeboten, der Durchführung von Beschaffungsevents und beim Kontaktieren neuer Lieferanten strategischer vorgehen können.