Implementierung und Anwendung der automatisierten Rechnungsverarbeitung
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann eine ganze Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen bieten. Sie hilft Ihrem Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, Fehler zu reduzieren und Risiken zu minimieren. Laut einer Studie des IOFM über drei Jahre, in der fast 400 Kreditorenbuchhaltungen untersucht wurden, verarbeiten hoch automatisierte Kreditorenbuchhaltungen doppelt so viele Rechnungen pro Person zu einem Drittel der Kosten im Vergleich zu ihren manuell arbeitenden Pendants.
Der Prozess der Implementierung und Anwendung der automatisierten Rechnungsverarbeitung kann jedoch entmutigend wirken. Von der Zurückhaltung der Interessengruppen bis hin zur Komplexität der Implementierung gibt es eine Reihe potenzieller Probleme zu berücksichtigen.
Prozessablauf der Automatisierten Rechnungsverarbeitung
Bevor wir uns mit der Implementierung und Anwendung der automatisierten Rechnungsverarbeitung befassen, ist es wichtig zu verstehen, wie deren Prozessablauf aussieht. Dies wird Ihnen helfen, die Schlüsselelemente der Implementierung zu identifizieren und einen effektiven Plan zu entwickeln.
AP-Automatisierung projektplan
Um sicherzustellen, dass Ihre automatisierte Rechnungsverarbeitung erfolgreich implementiert wird, ist es wichtig, einen umfassenden Plan sowie einen realistischen Zeitplan zu erstellen.
Ihr Plan sollte die folgenden Schritte umfassen:
1. Überprüfung Ihrer Bestehenden Prozesse
Prüfen Sie, welche Unternehmensbereiche von der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse betroffen sein werden. Ermitteln Sie, welche Arbeitsabläufe aktualisiert werden müssen und welche Hindernisse auftreten können. Denken Sie daran, dass die Automatisierung keine fehlerhaften Prozesse behebt. Daher ist es wichtig, alle Probleme zu lösen, bevor Sie das neue System implementieren.
Erstellen Sie einen Business Case für die automatisierte Rechnungsverarbeitung
Sobald Sie herausgefunden haben, wie sich die automatisierte Rechnungsverarbeitung auf die verschiedenen Bereiche Ihres Unternehmens auswirken wird, müssen Sie einen Business Case erstellen, der zeigt, warum diese Umstellung notwendig ist und welche Vorteile sie bringen könnte.
2. Einbindung Der Stakeholder
Für die erfolgreiche Einführung einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung ist die Zustimmung der davon Betroffenen entscheidend. Es ist nicht nur wichtig, die Geschäftsleitung mit ins Boot zu holen, sondern auch die Stakeholder im gesamten Unternehmen zu überzeugen.
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Gründe für die Einführung des neuen Systems verstehen und wissen, wie es ihren Geschäftsbereich unterstützen wird, sowie den Plan für die Implementierung kennen.
Die Einsetzung eines Lenkungsausschusses zur Planung der Implementierung, dem auch Vertreter der betroffenen Abteilungen wie IT, Finanzen und Beschaffung angehören, wird dazu beitragen, deren Unterstützung für das Projekt zu sichern.
3. Ihre Anforderungen Ermitteln
Um Ihre Anforderungen im Rahmen der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu ermitteln, stellen Sie sich Fragen wie "Was benötigt mein Unternehmen von dem neuen System?" und "Welche unserer derzeitigen Prozesse, Aufgaben und Funktionen sollten wir automatisieren?"
Sie sollten auch Faktoren wie Anforderungen in Bezug auf Compliance und Reporting berücksichtigen.
4. Einen Anbieter Für Die Automatisierte Rechnungsverarbeitung Auswählen
Sobald Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie von Ihrer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung erwarten, können Sie damit beginnen, Anbieter zu prüfen. Am besten erstellen Sie dazu ein "Request for Proposal" (RFP), in dem Sie den Umfang des Projekts und Ihre spezifischen Anforderungen darlegen. Dieses Dokument können Sie an die Anbieter in der engeren Wahl senden. Anhand der Antworten können Sie dann den am besten geeigneten Anbieter auswählen. Fragen Sie potenzielle Anbieter ruhig so viel bis Sie alle Informationen haben, die Sie benötigen - vielleicht möchten Sie auch nach Referenzen und Fallbeispielen fragen.
Denken Sie nicht nur an Ihren unmittelbaren Projektbedarf, sondern denken Sie auch an die Zukunft und stellen Sie sicher, dass Sie mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der mit Ihrem Unternehmen wachsen und expandieren kann. Und vergessen Sie nicht, zusätzliche Faktoren wie den Ruf, die Erfahrung und die Reaktionsfähigkeit des Anbieters zu berücksichtigen.
5. Vereinbarung Des Projektumfangs
Sobald Sie Ihren Bedarf ermittelt und Ihren Anbieter ausgewählt haben, müssen Sie die Bedingungen aushandeln und sich auf einen Projektumfang einigen. So können beide Parteien ihre Erwartungen festlegen und genau verstehen, was zu leisten ist.
6. Einen Implementierungsplan Erstellen
Der nächste Schritt besteht darin, einen Implementierungsplan zu erstellen. Dieser sollte alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, sowie den Zeitplan für die Fertigstellung enthalten.
Ihr Implementierungsplan sollte einen realistischen Zeitplan enthalten, der alle laufenden Projekte und Fristen berücksichtigt. Ein realistischer Zeitplan von Anfang an stellt sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und nicht durch Ressourcenmangel beeinträchtigt wird.
7. Schulung Und Testen
Schließlich müssen Sie die implementierte Lösung testen, um sicherzustellen, dass sie funktioniert und die im Projektumfang festgelegten Anforderungen erfüllt. Neben den Tests müssen Sie auch Ihre Metriken im Auge behalten, um die Auswirkungen der Automatisierung zu messen.
Wenn Sie mit dem System und seiner Implementierung zufrieden sind, können Sie Ihre Mitarbeiter in der Nutzung des Systems schulen. Alle Mitarbeiter sollten in der neuen Lösung geschult werden, wobei der Schwerpunkt auf kurzen, modulbasierten Schulungen und interaktiven, spielerischen Schulungsoptionen liegen sollte, um die Mitarbeiter bei der Stange zu halten.
FAQs
Wie Lange Dauert Es, Eine Automatisierungslösung Für Die Kreditorenbuchhaltung Zu Implementieren?
Wie viel Zeit die Implementierung einer Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung in Anspruch nimmt, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. von den zu automatisierenden Geschäftsprozessen, der Anzahl der zu integrierenden Systeme usw. Die Festlegung eines Zeitplans für die Implementierung hilft Ihnen, einen Zeitrahmen zu schaffen und auf Kurs zu bleiben.
Gibt Es Herausforderungen, Die Bei Der Umstellung Auf Die Automatisierte Rechnungsverarbeitung Zu Erwarten Sind?
Bei der Umstellung auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung können Sie auf einige Herausforderungen stoßen, wie z. B. die Ablehnung durch Interessengruppen oder Integrationsprobleme. Mit einer sorgfältigen Planung ist es jedoch möglich, diese Herausforderungen zu meistern und eine erfolgreiche Implementierung durchzuführen. In unserem vollständigen Leitfaden zu den Herausforderungen der automatisierten Rechnungsverarbeitung finden Sie weitere Informationen.
Welche Unternehmensgrösse Profitiert Von der Automatisierten Rechnungsverarbeitung?
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann für Unternehmen jeder Größe von Vorteil sein. Je größer das Unternehmen jedoch ist und je mehr Rechnungen monatlich eingehen, desto höher dürften die Einsparungen sein, sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Geld.
Müssen Sie Mit Einer Automatisierungslösung Für Die Kreditorenbuchhaltung Rechnungskopien In Papierform Aufbewahren?
Alle elektronischen Rechnungen, die Sie erhalten, werden automatisch digital gespeichert, verarbeitet und gesichert. Wenn Sie jedoch eine Rechnung in Papierform erhalten, müssen Sie diese gemäß den örtlichen Vorschriften archivieren und aufbewahren.
Benötigen Sie Eine Backup-Lösung Für Die Automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Mit einer AP-AutomatisierungslösungAutomatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung werden Ihre Dateien automatisch in der Cloud gesichert, um den Verlust oder die Beschädigung im unwahrscheinlichen Fall eines Problems mit der Software zu vermeiden.
Zusammenfassung
Eine effektive Planung ist für die erfolgreiche Implementierung und Anwendung der automatisierten Rechnungsverarbeitung unerlässlich. Schon in den ersten Phasen des Projekts ist es wichtig, einen umfassenden Plan sowie einen realistischen Zeitplan aufzustellen. So stellen Sie sicher, dass Sie die Ziele und Vorteile der Automatisierung kommunizieren können, um die Akzeptanz der Beteiligten zu sichern, einen realistischen Plan für die Umsetzung aufzustellen und sicherzustellen, dass der Prozess auf Kurs bleibt.
Wenn Sie mehr über die Implementierung und Anwendung der automatisierten Rechnungsverarbeitung erfahren möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.