How does AP automation improve the invoice approval process?

AP automation makes the invoice approval process quicker and more efficient. By identifying the correct approvers, sending notifications and reminders automatically, it streamlines the process and removes unnecessary human involvement. It also means that key documents are stored in one place and are accessible to all relevant team members.

How can AP automation resolve issues with invoice-related communication?

AP automation can help resolve invoice-related communication issues by creating an accurate, real time record of any comments, questions and inputs relating to a specific invoice or client. This also means that documents and communication records can be accessed and searched by all authorized parties.

Can AP automation improve document management?

Yes. With AP automation, all invoices and other invoice-related documents are automatically stored electronically. Online archival ensures that employees have easy access to invoices and other transaction related documents anytime, from anywhere.

How does AP automation prevent duplicate payments?

Validation checks built into the solution check all invoices upon arrival and flag any duplicate invoices. This means that duplicate payments are stopped from being made in the first place, instead of having to recover the money after the fact.

Can AP automation software help prevent invoice fraud?

AP automation provides comprehensive controls that can be introduced to your financial processes to prevent fraud and enhance security. Within the invoice approval process, for example, approval limits can be applied to the accounts of specific or all users and additional approver requirements can also be set. The reporting tools provided by AP automation also increase transparency and visibility, meaning any fraudulent, suspicious, or unusual activity can be identified quickly.

Will my suppliers interact with my AP automation solution?

There are a number of ways your suppliers can interact with the AP automation solution, including using the supplier portal to submit invoices and check the status of transactions real-time, significantly reducing the number of supplier inquiries into your AP department.

Does AP automation work with other accounting systems?

AP automation solutions can be seamlessly integrated with existing ERP and financial systems, allowing real-time data flow and file integration.

QU’EST-CE QUE L’AUTOMATISATION DE LA COMPTABILITÉ FOURNISSEURS ?

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs est un processus permettant de traiter l’ensemble du cycle de comptabilité fournisseurs grâce à des technologies digitales plutôt que des systèmes manuels. Elle a révolutionné la façon dont les entreprises assurent le traitement et le paiement de leurs factures.

Comment fonctionne l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs permet aux entreprises qui réalisent des achats de recevoir des factures, de gérer les approbations et de traiter les paiements automatiquement, via une plateforme unique.

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs comprend trois volets :

Réception des factures

Les factures peuvent être reçues par voie électronique ou être converties du format papier au format électronique. La facturation électronique recouvre des méthodes telles que les connexions B2B/EDI, la facturation PDF ou la réception via un portail fournisseur, sur lesquelles les données circulent de façon électronique. Les factures papier sont numérisées et traitées à l'aide de l’intelligence artificielle ou de l'OCR afin d’extraire et de stocker les données sur le cloud.

Rapprochement et workflow

Une fois les données capturées, les factures sont soit rapprochées des bons de commande et des bordereaux de livraison de marchandises, soit acheminées automatiquement vers l'équipe ou la personne concernée pour vérification et approbation. Après approbation, elles sont envoyées à l'ERP ou au système comptable pour paiement.

Archivage et audit

Toutes les factures sont archivées en toute sécurité et les pistes d'audit de toutes les actions effectuées sur les factures sont facilement accessibles à des fins de contrôle financier. L'archivage électronique des factures permet également de les rechercher et de les retrouver facilement, où et quand vous le souhaitez.

QUELS SONT LES AVANTAGES DE L’AUTOMATISATION DE LA COMPTABILITÉ FOURNISSEURS ?

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs propose toute une série d'avantages aux entreprises : économies de coûts, efficacité des processus, réduction des erreurs et des exceptions, possibilité d’optimiser le fonds de roulement, remises pour paiements anticipés, etc. Les principaux avantages sont les suivants :

Gains de temps

Une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs assure un traitement et une approbation des factures plus rapides et plus efficaces. En supprimant de nombreuses étapes manuelles du processus, elle réduit considérablement le nombre d’interventions humaines par facture et minimise ainsi le temps que le personnel consacre à cet aspect de son activité.

Efficacité améliorée

L'automatisation rationalise le processus de facturation et de paiement, réduisant les délais d'approbation et augmentant la productivité. Les solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs peuvent également être intégrées aux systèmes financiers existants, ce qui accroît encore l’efficacité du processus et garantit un flux d'informations transparent entre les systèmes.

Précision accrue

L'automatisation augmente la précision en supprimant le risque d'erreur humaine et contribue à réduire les erreurs de paiement, comme les paiements en double ou frauduleux. En validant automatiquement en amont les données des factures au regard des informations de l'ERP, un paiement incorrect peut être signalé avant d'être réalisé.

Réduction des coûts

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs contribue à réduire considérablement le coût du traitement des factures, permettant ainsi à l'entreprise d'économiser de l'argent, du temps et des ressources. L'automatisation permet de réduire les coûts de main d'œuvre en limitant la quantité de données à saisir dans le processus, et en supprimant les coûts liés au stockage des documents, à l'affranchissement, à la production des factures, etc.

Conformité prépackagée

Lorsque les processus de comptabilité fournisseurs sont automatisés, les règles de conformité sont intégrées au système. Cela rend le processus totalement transparent, permettant ainsi de suivre et de prévenir les risques courants et les cas de fraude. Par exemple, le système signale les factures en double, les frais supplémentaires et les activités suspectes.

THE ROI OF AP AUTOMATION

AUTOMATISATION DE LA COMPTABILITÉ FOURNISSEURS : QUEL ROI ?

Lorsque vous décidez de mettre en place un système d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, il est capital de prendre en compte le retour sur investissement.

En réalité, il n’est pas toujours simple d'évaluer le ROI de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Cela tient au fait que cette dernière a un impact sur de nombreux domaines différents de l’entreprise. Plus les volumes traités augmentent, plus les économies sont importantes.

Pour évoluer le ROI de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, il convient de prendre en compte un certain nombre de facteurs, notamment les avantages financiers et non financiers.

ROI financier de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Le retour sur investissement précis dépendra de facteurs tels que le secteur d'activité de votre entreprise, les montants que vous facturez chaque mois et la somme que vous consacrez actuellement à ce processus.

Les atouts à prendre en compte sont les suivants :

Réduction des coûts de traitement de la facturation
Réduction des pertes dues aux erreurs humaines
Réduction du nombre de questions des fournisseurs concernant le règlement de leurs factures
Augmentation de la ponctualité des paiements
Gains de temps
Augmentation des remises pour paiement anticipé
Réduction des coûts de personne

ROI non financier de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Outre le ROI financier, vous bénéficiez également d’un ROI non financier, notamment :

Contrôle accru
Rationalisation des processus
Simplification de l’audit
Optimisation des relations commerciales
Satisfaction des collaborateurs

La prise en compte de tous les facteurs ci-dessus et de leurs implications financières vous permettra de calculer le ROI que l'automatisation de la comptabilité fournisseurs est susceptible d’offrir à votre entreprise.

COMMENT OBTENIR L'ADHÉSION À L'AUTOMATISATION DE LA COMPTABILITÉ FOURNISSEURS DANS VOTRE ENTREPRISE ?

Si vous envisagez d'automatiser la comptabilité fournisseurs au sein de votre entreprise, vous devrez obtenir l'adhésion des principales parties prenantes concernées. L'introduction de l'automatisation n'aura pas seulement une incidence sur le service comptabilité fournisseurs, elle impactera également l’informatique, les achats, la direction et le département financier.

Chaque partie prenante, ou groupe de parties prenantes, pourra avoir des questions et des préoccupations propres concernant l'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Pour y répondre, vous devez identifier les problèmes et lui expliquer en quoi l'automatisation sera bénéfique pour son activité.

FAQ sur l'automatisation de la comptabilité fournisseurs

Comment l'automatisation de la comptabilité fournisseurs améliore-t-elle le processus d'approbation des factures ?

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs rend le processus d'approbation des factures plus rapide et plus efficace. En identifiant les bons approbateurs et en envoyant automatiquement des notifications et des rappels, elle rationalise le processus et supprime toute intervention humaine inutile. De même, les documents clés sont stockés en un seul et même endroit et sont consultables par tous les membres de l'équipe concernés.

Comment l'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut-elle résoudre les problèmes de communication ?

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut aider à résoudre les problèmes de communication liés aux factures en créant un enregistrement précis et en temps réel de tous les commentaires, questions et inputs relatifs à une facture ou un client spécifique. Cela signifie également que les documents et les enregistrements de communication peuvent être consultés et recherchés par toutes les parties autorisées.

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut-elle améliorer la gestion des documents ?

Oui. Avec l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, toutes les factures et autres documents relatifs aux factures sont automatiquement stockés de façon électronique. L'archivage en ligne permet aux salariés d'accéder facilement aux factures et autres documents liés aux transactions, où et quand ils le souhaitent.

Comment l'automatisation de la comptabilité fournisseurs évite-t-elle les paiements en double ?

Les contrôles de validation intégrés à la solution vérifient toutes les factures à leur arrivée et signalent tout doublon. Cela évite d’emblée que des paiements en double ne soient effectués, obligeant à récupérer les fonds après coup.

Les solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs permettent-elles de prévenir la fraude à la facturation ?

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs fournit des contrôles complets qui peuvent être introduits au sein de vos processus financiers en vue de prévenir la fraude et de renforcer la sécurité. Dans le cadre du processus d'approbation des factures, des limites d'approbation peuvent ainsi être appliquées à la totalité ou à un certain nombre de comptes utilisateurs, et des exigences supplémentaires en matière d'approbation peuvent être définies. Les outils de reporting fournis par l'automatisation de la comptabilité fournisseurs augmentent également la transparence et la visibilité. Toute activité frauduleuse, suspecte ou inhabituelle peut ainsi être rapidement identifiée.

Mes fournisseurs interagiront-ils avec ma solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Il existe plusieurs façons pour vos fournisseurs d'interagir avec votre solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Ils peuvent par exemple utiliser le portail fournisseurs pour envoyer leurs factures et suivre en temps réel le statut des transactions. Cela réduit considérablement le nombre des demandes de renseignements que votre service comptabilité fournisseurs est amené à traiter.

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs fonctionne-t-elle avec d'autres systèmes comptables ?

Les solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs peuvent être intégrées de façon transparente aux systèmes financiers et ERP existants, ce qui permet un flux de données en temps réel et l'intégration de fichiers. Pour en savoir plus sur nos solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs, contactez-nous dès aujourd’hui.

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