P2P – Implementierung und Herausforderungen
Der Procure-to-Pay (P2P)-Prozess verbindet die Beschaffungsabteilung und die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens. Der Prozess beginnt, wenn der Bedarf an Waren oder Dienstleistungen entsteht, und endet mit der Zahlung für diese Waren oder Dienstleistungen.
Die Implementierung einer Procure-to-Pay-Lösung in Ihrem Unternehmen kann eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen, z. B. Zeit-, Geld- und Ressourceneinsparungen bei gleichzeitiger Optimierung von Transparenz und Produktivität. Allerdings kann sie auch einige Herausforderungen mit sich bringen. Wenn Sie sich an Best Practices orientieren und eine effektive, effiziente und realisierbare Implementierung entwickeln, können Sie diese potenziellen Hindernisse überwinden.
Mehr über den Procure-to-Pay-Prozess erfahren Sie hier.
Einen business case für die P2P-Automatisierung erstellen
Die erfolgreiche Implementierung einer Procure-to-Pay-Lösung hängt von der Unterstützung aller relevanten Interessengruppen ab. Um starke Argumente für die P2P-Automatisierung zu liefern, müssen Sie einen Business Case vorlegen, der die Vorteile und möglichen Ergebnisse des Projekts aufzeigt. Dieser sollte Folgendes beinhalten:
Das aktuelle Szenario
Der erste Schritt besteht darin, die aktuellen Kosten des P2P-Prozesses zu ermitteln. Welcher Zeit- und Kostenaufwand entsteht für die Durchführung der einzelnen Aufgaben innerhalb des Procure-to-Pay-Lebenszyklus?
Kosten der Beschaffung
Bei einem manuellen Beschaffungsprozess wird viel Zeit und Geld für Aufgaben wie die Anbindung neuer Lieferanten, die Erstellung und Genehmigung von Bestellanforderungen, die Erstellung von Bestellungen und die Nachverfolgung der Gesamtausgaben aufgewendet. Je länger die Durchführung der einzelnen Aufgaben im Beschaffungszyklus dauert, desto kostspieliger ist der Gesamtprozess für das Unternehmen.
Kosten der Kreditorenbuchhaltung
Auch aus Sicht der Kreditorenbuchhaltung kann ein manueller Rechnungseingangs- und -genehmigungsprozess zu langen Bearbeitungszyklen und erheblichen Bearbeitungskosten führen. Manuelle Kreditorenbuchhaltungsprozesse können sich auch auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken, pünktlich zu zahlen, was die Beziehungen zu den Lieferanten belastet und dazu führt, dass Skonti nicht in Anspruch genommen werden können.
Das Zukunftsszenario
Sobald Sie die aktuellen Kosten und Probleme ermittelt haben, sollten Sie die potenziellen Vorteile und Einsparungen aufzeigen, die eine automatisierte P2P-Lösung bieten könnte. Die Vorteile umfassen:
- optimierte Prozesse
- geringere Kosten
- höhereTransparenz
- geringeres Risiko
- verbesserte Beziehungen
Präsentieren Sie einen Implementierungsplan
Erstellen und präsentieren Sie einen Implementierungsplan, der aufzeigt, wie die P2P-Transformation in der Praxis funktionieren wird, einschließlich einer Roadmap, Zielen und Kosten.
Best practices für Procure-to-Pay
Wenn Sie diesen Best Practices folgen, stellen Sie sicher, dass Ihre P2P-Lösung effektiv und effizient ist:
- Implementieren Sie eine automatisierte Softwarelösung, um Produktivität, Genauigkeit und Kosteneinsparungen zu maximieren.
- Standardisieren Sie den Prozess von Anfang bis Ende.
- Sammeln und analysieren Sie Schlüsseldaten, um Ziele festzulegen.
- Stellen Sie sicher, dass der Prozess transparent und nachvollziehbar ist.
- Optimieren Sie die Lieferantenbindung und -zufriedenheit.
- Optimieren Sie den Bestand.
- Gestalten Sie den Vertragsmanagementprozess effizienter.
Laden Sie hier unsere umfassenden Best-Practice-Leitfaden für Procure-to-Pay herunter.
Implementierung einer P2P-Lösung
Eine effektive Implementierung ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Procure-to-Pay-Lösung. Zu den Schlüsselfaktoren, die bei der Implementierung zu berücksichtigen sind, gehören:
Unterstützung der Geschäftsleitung sichern
Die Zustimmung der Geschäftsleitung zu Ihrem Projekt ist absolut entscheidend.
Wählen Sie das richtige System
Der erste Schritt zur erfolgreichen Automatisierung Ihrer Procure-to-Pay-Prozesse ist die Auswahl der Lösung. Es gibt eine Reihe verschiedener Lösungen, daher ist es wichtig, diejenige zu wählen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht und sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System und andere Finanzsysteme integrieren lässt.
Wählen Sie den richtigen Partner
Neben dem richtigen System müssen Sie sich auch für den richtigen Partner entscheiden. Überlegen Sie, wie viel Input und laufende Unterstützung Sie benötigen und welche Fachkenntnisse Ihr Partner mitbringt.
Setzen Sie sich Ziele
Setzen Sie sich klare Ziele für Ihr Projekt und legen Sie KPIs fest, anhand derer Sie den Erfolg messen können.
Holen Sie Ihr Team an Bord
Stellen Sie ein Team zusammen, das an der Implementierung des Procure-to-Pay-Systems arbeitet. Stellen Sie sicher, dass die Zusammenstellung des Teams den abteilungsübergreifenden Charakter des Projekts widerspiegelt.
Erstellen Sie einen Bereitstellungsplan
Bevor Sie mit der Einführung beginnen, sollten Sie unbedingt einen Plan erstellen. Nur so lässt sich der Erfolg sicherstellen. Es gibt verschiedene Einführungsmethoden, wir empfehlen jedoch eine Pilot-Einführung. Bei diesem Ansatz fangen Sie klein an, mit vielen kleinen Meilensteinen, über die Sie auf das Endziel hinarbeiten.
Berücksichtigen Sie die Lieferanten
Denken Sie daran, dass auch Ihre Zulieferer Ihre Lösung nutzen werden. Überlegen Sie, wie Sie Ihren Lieferanten die neue Lösung und die Vorteile der Einführung vermitteln wollen.
Bereinigen Sie die Lieferantendaten
Dies kann ein langwieriger Prozess sein, aber die Zeit, die Sie investieren, lohnt sich. Stellen Sie sicher, dass nur genaue und qualitativ hochwertige Lieferantendaten in das neue System eingegeben werden.
Vermeiden Sie Individualisierung
Kundenspezifische Anpassungen sind bei Procure-to-Pay-Lösungen keine optimale Vorgehensweise. Versuchen Sie, bei der Einführung von P2P individuelle Anpassungen so weit wie möglich zu vermeiden.
Erstellen Sie einen Plan für das Änderungsmanagement
Das Änderungsmanagement sollte intern durchgeführt werden. Es ist wichtig, einen effektiven, reaktionsschnellen Plan für das Änderungsmanagement zu entwickeln, der die Kultur, den Ethos und die Belegschaft des Unternehmens berücksichtigt.
Procure-to-Pay - Risiken und herausforderungen
Neben seinen vielen Vorteilen kann der Procure-to-Pay-Prozess auch gewisse Risiken mit sich bringen:
Prozesse vereinheitlichen
Innerhalb einer Organisation haben die verschiedenen Abteilungen in der Regel ihre eigenen Tools und Systeme. Dies kann die Konsolidierung von Daten im gesamten Unternehmen zu einer Herausforderung machen. Wenn es nicht gelingt, Systeme und Prozesse zu vereinheitlichen, kann dies zu Ineffizienz und Fehlern führen.
Compliance erreichen
Es kann auch eine Herausforderung sein, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter und Beteiligten die Nutzung des neuen System und die neuen Verfahren einhalten. Häufig werden die Beschaffungsprozesse als unflexibel und bürokratisch empfunden, was zur Nichteinhaltung führt.
Wie man ein internes Procure-to-Pay-audit durchführt
Setzen Sie Ihre Audit-Ziele
Bevor Sie mit dem Audit beginnen, ist es wichtig, die Ziele des Prozesses zu umreißen. Was erhoffen Sie sich vom Audit zu erfahren? Welche Informationen werden Sie analysieren müssen? Die Festlegung klarer Ziele gewährleistet, dass der Prozess effizient, effektiv und erfolgreich ist.
Evaluieren Sie die Prozesse Ihrer Lieferanten
Am Beschaffungsprozess ist nicht nur Ihr internes Beschaffungsteam beteiligt, sondern Sie werden auch eng mit den Lieferanten zusammenarbeiten.
Überprüfen Sie im Rahmen des Audits, wie Sie Ihre Lieferanten auswählen und die Zusammenarbeit so effizient wie möglich gestalten.
P2P-Implementierung FAQs
Wie lange dauert es, eine Procure-to-Pay-Lösung zu implementieren?
Wie viel Zeit die Einführung einer Procure-to-Pay-Lösung in Anspruch nimmt, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens, die aktuelle Struktur und die Komplexität des neuen Systems. Es ist wichtig, für den Implementierungsprozess genügend Zeit einzuplanen, um das Risiko von Problemen und Streitfragen zu verringern.
Welche Unternehmensgröße profitiert von Procure-to-Pay-Software?
Organisationen jeder Größe können von einer Procure-to-Pay-Software profitieren. Je größer das Unternehmen jedoch ist und je mehr Transaktionen stattfinden, desto größer dürften die Kosten- und Zeiteinsparungen sein.
Brauche ich internes Personal, das für die Pflege des Procure-to-Pay-Prozesses verantwortlich ist?
Die Procure-to-Pay-Lösung kann intern oder von Ihrem Anbieter gepflegt werden. Es ist wichtig, den Umfang der erforderlichen Wartung zu berücksichtigen und die effizienteste und kostengünstigste Wartungsoption zu wählen.
Brauche ich eine Procure-to-Pay-Backup-Lösung?
Ihre digitale P2P-Lösung wird in der Regel in der Cloud gesichert, um Sie vor Datenverlusten und dem Risiko von Systemausfällen zu schützen. Auch hier ist es wichtig, dass Sie dies mit Ihrem Anbieter besprechen.
Zusammenfassung
Die Implementierung eines Procure-to-Pay-Prozesses in Ihrem Unternehmen bietet nicht nur eine Vielzahl potenzieller Vorteile, sondern kann auch Risiken und Herausforderungen mit sich bringen. Wenn Sie sich jedoch an Best Practices halten und eine effektive, effiziente und realisierbare Implementierung entwickeln, können Sie diese potenziellen Hindernisse überwinden.
Wenn Sie mehr über die Procure-to-Pay-Lösungen, die Vorteile, die sie bieten können, und die potenziellen Hindernisse bei ihrer Einführung erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zur P2P-Transformation: