Warum automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der Automatisierung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht es den Unternehmen, ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse elektronisch statt manuell abzuwickeln, und hat die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen bearbeiten und bezahlen, verändert. Hier erfahren Sie mehr darüber, was automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet.

Betrachten wir die unternehmerischen Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung und wie Sie einen Business Case dafür erstellen können.

Unternehmerische Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet eine ganze Reihe von Vorteilen: Sie hilft Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen, Fehler zu minimieren und die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung für strategischere Aufgaben einzusetzen.

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung umfassen:

ZEITERSPARNISSE

Automatisierung macht die Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungen schneller und effizienter, da die meisten manuellen Schritte entfallen. Infolgedessen wird die Anzahl der menschlichen Eingriffe, die pro Rechnung erforderlich sind, erheblich reduziert, was bedeutet, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für diesen Aspekt ihrer Tätigkeit aufwenden.

GERINGERE KOSTEN

Durch die Verringerung des manuellen Aufwands und der Ausnahmebehandlungen kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung dazu beitragen, die Kosten für die Rechnungsprozesse erheblich zu senken.

Laut einer Studie von PayStream Advisors bearbeiten die innovativsten Kreditorenbuchhaltungen Rechnungen in weniger als fünf Tagen, bei Kosten von 2,36 US-Dollar pro Rechnung, während diejenigen, die ausschließlich auf manuelle Prozesse setzen, bis zu neunmal so lange für die Bearbeitung von Rechnungen benötigen, bei sechsmal höheren Kosten.

HÖHERE EFFIZIENZ

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung steigert die Effizienz, indem sie den Rechnungs- und Zahlungsprozess optimiert und die Durchlaufzeiten verkürzt. Infolgedessen erhöht sich die Produktivität, da die Ressourcen in der Kreditorenbuchhaltung mehr Transaktionen pro Vollzeitstelle (FTE) bearbeiten können.

HÖHERE GENAUIGKEIT

Indem das Risiko menschlicher Fehler eliminiert wird, erhöht Automatisierung die Genauigkeit und reduziert Fehler und Ausnahmen im gesamten Rechnungs- und Zahlungszyklus.

INTEGRIERTE COMPLIANCE

Ein weiterer Vorteil der automatisierten Rechnungsverarbeitung besteht darin, dass die Compliance in das System integriert ist, so dass der Prozess völlig transparent abläuft. Dadurch können allgemeine Risiken und Betrugsfälle aufgespürt und verhindert werden. Einige Automatisierungssysteme können auch mit wichtigen Regierungsstellen verbunden werden und die Einhaltung der Steuer-Compliance in mehreren Ländern auf der ganzen Welt gewährleisten.

INTEGRATION IN BESTEHENDE SYSTEME

Die Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann in die bestehenden Systeme Ihres Unternehmens integriert werden, so dass Sie nicht doppelt Daten eingeben oder zwischen Systemen wechseln müssen.

VON ÜBERALL AUS ZUGÄNGLICH

Manuelle Prozesse auf Papier können in der Regel nur an einem bestimmten Ort, z. B. in einem Büro, durchgeführt werden. Die Dokumente müssen an der richtigen Stelle gespeichert und abgelegt werden. Wenn der Prozess jedoch automatisiert und cloudbasiert ist, kann er von überall aus durchgeführt werden, wo eine Internetverbindung besteht.

VERBESSERTE LIEFERANTENBEZIEHUNGEN

Fehler und Verzögerungen in den Prozessen der Kreditorenbuchhaltung können sich negativ auf Ihre Geschäftsbeziehungen zu den Lieferanten auswirken. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung stellt sicher, dass Rechnungen korrekt und pünktlich bearbeitet und bezahlt werden, was die Skontorealisierung erhöht und die Zufriedenheit der Lieferanten steigert.

ERWEITERTE ANALYSEN

Software für automatisierte Rechnungsverarbeitung kann Zugang zu erweiterten Analysen und Erkenntnissen bieten. Dies kann helfen, Engpässe im System zu erkennen, die Leistung zu überwachen und kontinuierlich Verbesserungen umzusetzen. Auch Trends können analysiert werden, was zu einer strategischeren Entscheidungsfindung und einem besseren Cashflow-Management führt.

Durchschnittliche Kosten für die Bearbeitung von Papierrechnungen

Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung von Papierrechnungen hängen von einer Reihe von Faktoren ab, wie z. B. den Arbeits– und Aufbewahrungskosten sowie anderen damit verbundenen Kosten. Und die Kosten pro Rechnung steigen erheblich, wenn es zu Ausnahmen kommt, die zusätzlichen Bearbeitungsaufwand bedeuten.

Aber selbst für Unternehmen, deren Kosten pro Rechnung relativ niedrig sind, können sich die Gesamtkosten schnell summieren, wenn man die Anzahl der jährlich bearbeiteten Rechnungen berücksichtigt.

Die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen sind in der Regel deutlich niedriger als bei der manuellen Bearbeitung. Ein vollautomatischer, berührungsloser Prozess kann die Kosten für die Rechnungsbearbeitung um über 80 Prozent senken.

Berechnung des ROI der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Bei der Entwicklung eines Business Case für die Implementierung einer Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung steht der Return on Investment (ROI) im Mittelpunkt.

Da sich die automatisierte Rechnungsverarbeitung auf so viele verschiedene Bereiche eines Unternehmens auswirkt und die Einsparungen mit steigendem Rechnungsvolumen zunehmen, müssen Unternehmen zur Berechnung des ROI sowohl die finanziellen als auch die nicht-finanziellen Vorteile der Automatisierung berücksichtigen.

FINANZIELLE VORTEILE

Die finanziellen Vorteile der Automatisierung spielen eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung des ROI. Auch wenn die konkreten Zahlen je nach Branche, jährlichem Rechnungsvolumen und Komplexität des Kreditorenbuchhaltungsprozesses variieren, gibt es eine Reihe zentraler finanzieller Faktoren, die zu berücksichtigen sind, darunter:

Geringere Kosten für die Rechnungsverarbeitung

Die Kosten pro Rechnung sind bei der automatisierten Verarbeitung deutlich geringer als bei der manuellen Verarbeitung. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann beträchtlicht Arbeitszeit einsparen, da die Mitarbeiter weniger Aufwand für manuelle Aufgaben wie die Eingabe von Rechnungsdaten, die Rechnungskontierung und -genehmigung sowie die Überprüfung und den Abgleich von Rechnungen haben. Dadurch können sie ihre Zeit und Fähigkeiten für strategischere Aufgaben einsetzen.

Je nach der Anzahl der Rechnungen, die das Unternehmen monatlich bearbeitet, könnte die Automatisierung jedes Jahr Tausende oder sogar Millionen von Dollar einsparen.

Um die aktuellen Bearbeitungskosten pro Rechnung zu berechnen, teilen Sie die Kosten für die Mitarbeiter, die die Rechnungen bearbeiten, durch die Gesamtzahl der bearbeiteten Rechnungen.

Geringere Kosten für Archivierung und Aufbewahrung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht es den Unternehmen, die Kosten für die Archivierung und Speicherung von Dokumenten sowie für den Zugriff auf diese Dokumente zu Prüfzwecken zu senken.

Um die Einsparungen zu berechnen, müssen Sie die Kosten für die Archivierung der Rechnungen sowie die Kosten für das Schreddern und die Aufbewahrung berücksichtigen.

Geringere Kosten für Fehler- und Ausnahmebehandlungen

Manuelle Prozesse sind anfällig für menschliche Fehler. Dies kann dazu führen, dass Rechnungen mit einem zu hohen Betrag oder doppelt beglichen oder dass Daten falsch eingegeben werden. Und die Korrektur dieser Fehler kann sehr kostspielig sein. Wenn die Rechnungsverarbeitung automatisiert ist, werden diese Fehler und die damit verbundenen Kosten reduziert.

Kürzere Zahlungszyklen

Die Begleichung einer manuell verarbeiteten Rechnung kann mehrere Wochen dauern. Bei einem automatisierten Verfahren kann diese Zeitspanne auf etwa drei Tage verkürzt werden. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Mahngebühren, die für viele Unternehmen erhebliche Kosten bedeuten können.

Um die Einsparungen zu berechnen, die Sie durch vorzeitige Zahlungen erzielen können, müssen Sie überlegen, welche Ihrer Lieferanten Skonti anbieten. So erhalten Sie die potenziellen Einsparungen, die Sie in einem Jahr durch Skontirealisierungen erzielen können.

NICHT-FINANZIELLE VORTEILE

Neben den finanziellen Vorteilen ist es wichtig, auch die nicht-finanziellen Vorteile zu berücksichtigen. Diese können einen Mehrwert für andere Bereiche Ihres Unternehmens darstellen, z. B:

Bessere Kontrolle

Automatisierte Kreditorenprozesse sind leichter zu kontrollieren und bieten weniger Raum für Fehler.

Effiziente Rechnungsprüfung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung macht den Prüfungsprozess schneller, genauer und effizienter.

Bessere Lieferantenbeziehungen

Durch die Reduzierung von Fehlern und die Verbesserung der Kommunikation kann die Automatisierung Ihrem Unternehmen helfen, bessere Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen.

GESAMTRENDITE DER INVESTITION BERECHNEN

Um den Gesamt-ROI der automatisierten Rechnungsverarbeitung im ersten Jahr zu berechnen, ziehen Sie die Gesamtkosten der Implementierung von der Summe der jährlichen Einsparungen ab.

Um den 5 Jahres-ROI für die automatisierte Rechnungsverarbeitung zu berechnen, verwenden Sie die folgende Formel:

(Jährliche Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung x 5) - (Implementierungskosten + 5 Jahre Wartungskosten)

Erstellung eines Business Case

Aufbau eines Business Cases für die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Bevor Sie in Ihrem Unternehmen eine Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung einführen können, müssen Sie einen Business Case erstellen, den Sie den anderen Interessengruppen im Unternehmen vorlegen. Es ist wichtig, dass Sie dies richtig machen, wenn Sie sich deren Zustimmung sichern wollen.

Erstellen Sie einen Plan für die Umsetzung

Zunächst müssen Sie die Gründe für die Einführung einer Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermitteln und einen Plan erstellen. Dieser sollte die Schritte und Prozesse der Kreditorenbuchhaltung, die Sie automatisieren möchten, die Herausforderungen, die sich aus den derzeitigen manuellen Prozessen ergeben, und die Vorteile, die die Automatisierungslösung bieten könnte, enthalten.

Recherchieren Sie

Als Nächstes müssen Sie eine gründliche Betrachtung durchführen, um den aktuellen Prozess zu verstehen und etwaige Probleme oder zusätzlichen Bedarf zu ermitteln. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Erkenntnisse mit genauen, messbaren Daten untermauern.

Ihre Betrachtungen sollten jeden Aspekt des Kreditorenprozesses abdecken, einschließlich Rechnungseingang, Workflow, Abgleich und Genehmigung sowie Zahlungen.

Zeigen Sie den potenziellen ROI auf

Berechnen Sie die Gesamtkosten des Projekts und erfassen Sie die erwarteten Einsparungen

Die Kosten für das Projekt beinhalten Abonnement- und Lizenzkosten, Upgrades, Wartung, Schulung und jegliche Unterstützung durch Dritte. Wie bereits erwähnt, umfassen die Einsparungen Personalkosten, Fehlerreduzierung und Skonti für frühzeitige Zahlungen.

Beachten Sie Ihre Zielgruppe

Überlegen Sie, wen Sie mit ins Boot holen wollen und welche Probleme es geben könnte. Führungskräfte werden sich zum Beispiel am meisten mit den finanziellen Aspekten befassen, während IT-Manager wissen wollen, ob das neue System den Bedarf an ihren Ressourcen erhöhen wird.