Lorsque VINCI Construction a entamé la transformation de sa facturation, la dématérialisation des factures en était encore à ses balbutiements au sein du groupe. L’instauration de nouvelles obligations réglementaires a renforcé la nécessité d’agir et imposé une action rapide dans un environnement déjà complexe, marqué par une organisation décentralisée, un écosystème applicatif hétérogène, des processus disparates, ainsi qu’une résistance naturelle au changement.
Plutôt que de considérer la décentralisation comme un obstacle, l’équipe l’a adoptée comme principe de conception, en veillant à créer une solution suffisamment évolutive pour être capable de s’adapter à différentes réalités métiers, tout en préservant la cohérence et le contrôle.
Trois priorités stratégiques
D’emblée, le projet reposait sur trois enjeux stratégiques qui devaient guider chaque décision et chaque étape.
- Dématérialiser l’ensemble des flux de facturation: La première étape consistait à se concentrer sur le volet fournisseurs, conformément aux exigences réglementaires rendant obligatoire la réception de factures électroniques. Mais le périmètre s’est rapidement élargi à la facturation clients, garantissant ainsi la dématérialisation simultanée des flux entrants et sortants, afin de créer un écosystème de facturation unifié et complet.
- Standardiser et automatiser les processus: Au regard du grand nombre d’entités fonctionnant de façon indépendante, VINCI Construction se devait de recenser et d’aligner l’intégralité de processus métiers divers. Cette standardisation était essentielle pour permettre une automatisation à grande échelle et garantir que les gains d’efficacité puissent être réalisés dans l’ensemble de l’organisation.
- Construire une architecture intégrée et évolutive: La solution devait s’interfacer avec les ERP existants, tout en restant suffisamment flexible pour accompagner la croissance future et le déploiement international. L’évolutivité ne constituait pas simplement une exigence technique, mais s’imposait comme un moteur stratégique pour l’expansion à venir.
Partenariat avec Fluxym et Basware
Pour répondre à ces priorités, VINCI Construction a retenu Basware afin de gérer la facturation clients et fournisseurs. Consciente de la complexité du projet, l’entreprise a également fait appel à Fluxym en tant que partenaire pour l’analyse métier et l’intégration.
Ce modèle de partenariat a permis à VINCI Construction de conjuguer son savoir-faire interne avec l’expertise d’intervenants extérieurs, et d’accélérer la mise en œuvre du projet tout en gardant la maîtrise des opérations.
Une démarche bien préparée pour un projet complexe
Avant le début de l’implémentation, l’équipe a consacré des efforts importants à la phase préparatoire. Cette dernière était essentielle afin d’assurer la robustesse de la solution, son évolutivité et son adéquation aux besoins.
Les principaux chantiers ouverts étaient les suivants :
- Recensement des processus métiers de toutes les entités afin de repérer les divergences et les points de convergence.
- Analyse de l’écosystème applicatif pour identifier de possibles impacts et opportunités d’intégration
- Inventaire et amélioration de la qualité des référentiels clés, y compris entités légales et tiers
- Anticipation des exigences réglementaires, telles que la gestion du cycle de vie des factures, les annuaires et l’e reporting
L’objectif était la mise en place d’un core model évolutif, interfacé aux 2 ERP existants de VINCI Construction, pour répondre aux besoins des entités françaises, tout en restant déclinable à l’international.
Une stratégie de déploiement structurée et progressive
Le déploiement a suivi une approche structurée et progressive, mettant l’accent sur la collaboration et l’apprentissage. Dès l’origine, des référents métiers pour chaque site ont été associés au projet, afin que les connaissances locales soient prises en compte à chaque étape du déploiement.
Après un premier déploiement de sites pilotes, destiné à valider l’approche envisagée, l’équipe a poursuivi le déploiement complet en deux étapes :
- Déploiement en « big bang » unique sur le volet Clients pour les 300 entités du groupe afin d’assurer la cohérence et l’alignement dès le premier jour.
- Déploiement en six vagues de 30 à 50 entités chacune sur le volet Fournisseurs. Les retours d’expérience intervenus après chacune des vagues de déploiement, ont ensuite permis à l’équipe d'apporter en continu les ajustements nécessaires au processus et d'améliorer les résultats.
- Cette approche a concilié rapidité et contrôle et favorisé des avancées notables, sans aucun compromis en termes de qualité.
