Optez pour une automatisation complète de votre processus Source-to-Pay

Les processus papier et manuels mobilisent d’importantes ressources internes, certains employés étant même dédiés à la saisie de données comptables. Votre entreprise perd de l'argent pour différentes raisons :​​​

• vous avez des difficultés à contrôler les dépenses et à appliquer la politique d'achats de l’entreprise

• votre service comptabilité fournisseurs gère de nombreuses exceptions et litiges​

• vous gérez des relations tendues avec vos fournisseurs et risquez des pénalités pour retards de paiement​

• vous passez à côté d’économies que vous pourriez pourtant réaliser grâce aux paiements anticipés.

Avec le traitement manuel de vos documents papier, vos données financières sont réparties dans les différentes entités de votre entreprise, ce qui en rend la collecte, l'organisation et l'analyse particulièrement complexes. En l’absence d'une solution Source-to-Pay automatisée, il vous est probablement difficile :

• de bénéficier d'une pleine visibilité sur les dépenses pour réaliser des analyses précises​

• d‘obtenir des informations exploitables pour améliorer les processus, la qualité des données fournisseurs et la détection des fraudes​

• de prendre des décisions stratégiques basées sur des données globales et factuelles traitées en temps réel.

Un processus Source-to-Pay fragmenté entrave votre capacité à établir de solides partenariats stratégiques avec des fournisseurs. Vous rencontrez probablement :

• des difficultés à valider les fournisseurs et leurs données​

• des doutes sur des situations de fraude​

• des problèmes d’ajustement de votre base de fournisseurs​

• des tensions avec vos fournisseurs en raison de retards de paiement, d'exceptions et d'un manque de communication

• des inquiétudes quant aux risques liés à la chaîne logistique.

Le principal avantage de l'automatisation des processus Source-to-Pay est la collecte et la consolidation au sein d’une même plateforme des données financières issues de l'ensemble de vos opérations. Basware est la seule solution capable d'intégrer 100% de vos données pour vous permettre de prendre des décisions à partir des résultats obtenus. Lorsque vous êtes en mesure d'intégrer tous vos fournisseurs, de capter toutes les factures, qu’elles soient issues des dépenses directes ou indirectes, et dès lors que la solution est utilisée par l’ensemble des utilisateurs, vous obtenez une visibilité totale sur l’ensemble des dépenses de votre entreprise. Un bénéfice considérable !

Cette visibilité est la clé pour que vous puissiez :

• comprendre quelle est la répartition et la nature des dépenses
• éliminer les dépenses inutiles
• garantir des paiements corrects et dans les temps
• obtenir des remises sur les volumes
• anticiper votre flux de trésorerie de manière fiable
• ajuster votre base de fournisseurs​
• identifier des partenariats stratégiques et des innovations.

L'automatisation des processus Source-to-Pay élimine les activités manuelles fastidieuses qui ralentissent le traitement des factures, augmentent les coûts et rendent votre activité complexe. Plus rapide et efficace, l’automatisation des workflows favorise :

• la réduction des cycles de traitement
• un paiement plus rapide des fournisseurs
• la diminution des pénalités de retard, des factures perdues, des paiements en double, etc
• la création de relations stratégiques avec les fournisseurs
• des économies pour augmenter le fonds de roulement​
• la baisse des risques liés à la chaîne logistique.

Plus fiable, l'automatisation de votre processus Source-to-Pay vous permet de travailler en toute sérénité. L'abandon du traitement manuel de documents papier vous offre les outils nécessaires pour :

• éliminer les dépenses imprévues
• assurer automatiquement la conformité fiscale à l’échelle internationale
• éviter les factures perdues ou en double
• réduire les exceptions et les erreurs
• valider les données des fournisseurs et accroître la transparence dans vos échanges
• aboutir à une piste d'audit électronique fiable​
• identifier les activités potentiellement frauduleuses.

La solution AP Automation de Basware traite 100% de vos factures. Cela signifie que les factures aux formats EDI, XML, papier ou PDF, avec et sans bon de commande, qu’il s’agisse de dépenses directes ou indirectes, sont toutes acceptées sur le réseau Basware Network et converties en véritables factures électroniques. Elles sont automatiquement rapprochées des bons de commande reçus et des contrats. Pour les factures sans commandes, une fonctionnalité d’imputation automatique est proposée sur la base de l’historique des données de factures. Vous disposez ainsi d'un processus de comptabilité fournisseurs entièrement digitalisé et sans intervention. Notre solution est conforme aux réglementations et exigences fiscales de multiples pays.

De nombreuses entreprises internationales disposent de plusieurs ERP, ce qui se traduit par des projets d'intégration lourds et coûteux pour leur équipe informatique, et des données financières dispersées dans différents systèmes. La solution S2P de Basware peut s'intégrer facilement, rapidement et simultanément à tous vos ERP, ce qui en fait une véritable plateforme centrale pour toutes vos données financières. Nos solutions sont dotées d'une analyse ERP certifiée, garantissant une interopérabilité fluide avec les principaux systèmes ERP au monde, notamment SAP, Oracle et Microsoft Dynamics.

La suite S2P de Basware s’appuie sur le Basware Network, le plus vaste réseau B2B ouvert au monde qui allie flexibilité et conformité. Rejoindre ce réseau, c’est l’opportunité d’accéder à plus d'un million d'acheteurs et de fournisseurs, et à plus de 220 réseaux interopérés dans le monde. Votre entreprise peut utiliser le Basware Network pour envoyer et recevoir des bons de commande et des factures, gérer les données des fournisseurs, créer ou rejoindre des programmes de paiement et profiter des services de financement pour une meilleure gestion des flux de trésorerie.

Basware Analytics représente une véritable mine d'informations sur votre activité. De nombreux rapports et tableaux basés sur vos données financières vous aident à analyser les principaux indicateurs d'achats, de comptabilité fournisseurs et de financement pour prendre des décisions avisées. Vous pouvez effectuer une analyse granulaire afin d'améliorer les processus, d'identifier et de corriger les erreurs, d'analyser les schémas de dépenses ou d’anticiper votre flux de trésorerie. Les analyses vous permettent de rationaliser vos flux achats et financiers, de dépenser plus efficacement, de suivre facilement les progrès par rapport aux objectifs fixés ou encore de comparer vos résultats à ceux des entreprises les plus performantes du réseau Basware Network.

Le meilleur moyen d'obtenir l’adoption totale par les utilisateurs est de leur proposer une solution de procurement proche de leurs usages quotidiens. Grâce à une expérience d'achat intuitive et similaire à celle des sites marchands, ainsi qu'aux fonctionnalités de recherche avancée, les utilisateurs peuvent trouver facilement ce dont ils ont besoin. Une fois la demande effectuée, les utilisateurs peuvent obtenir rapidement ce dont ils ont besoin grâce aux processus d'approbation à la ligne. Ceci permet de s'assurer que, à mesure que les demandes d’achat unitaires sont approuvées, les bons de commande sont créés et les commandes sont passées sans bloquer la partie de la commande encore en attente d’approbation.