PROCESSUS PROCURE-TO-PAY

QU’EST-CE QUE LE PROCURE-TO-PAY ?

Le Procure-to-Pay est l'ensemble du processus par lequel une entreprise achète les biens et les services dont elle a besoin pour exercer ses activités. Également connu sous le nom de Purchase-to-Pay ou de P2P, le Procure-to-Pay regroupe la demande d'achat, l’achat, la réception, le paiement et la comptabilité de biens et de services. Cela comprend l’ensemble du processus menant de la commande au paiement.

LE PROCESSUS PROCURE-TO-PAY

Le Procure-to-Pay est l'ensemble du processus par lequel une entreprise achète les biens et les services dont elle a besoin pour exercer ses activités.

DÉROULEMENT DU CYCLE PROCURE-TO-PAY :

Étape 1 : Identification du besoin - Le besoin d’un article ou service est établi.

Étape 2 : Demande d’achat - Une demande formelle concernant les biens ou services est adressée et approuvée.

Étape 3 : Émission d’un bon de commande - Une fois la demande d’achat approuvée par le service concerné, un bon de commande fournisseur est émis.

Étape 4 : Réception des biens - Le fournisseur livre les biens ou les services, puis un bon de réception des biens ou services est créé.

Étape 5 : Réception de la facture - Le fournisseur émet une facture qui est saisie dans le système de traitement.

Étape 6 : Traitement des factures - La facture est comparée au bon de commande et aux documents de réception, et les exceptions sont signalées pour vérification. Les factures qui ne sont pas associées à un bon de commande doivent passer par un processus d’examen et d’approbation.

Étape 7 : Comptabilité fournisseurs - Les factures approuvées sont transmises à la comptabilité fournisseurs qui effectue le paiement et met à jour le système.

LES DÉFIS DU PROCURE-TO-PAY

L’ensemble du processus P2P comporte de nombreuses opérations individuelles réalisées à différents niveaux de l’entreprise et impliquant plusieurs intervenants. Complexe, ce cycle peut générer une certaine confusion, notamment lorsqu’il recourt à des processus manuel et papier.

Des systèmes hétérogènes

Les différents services d’une entreprise disposent généralement de processus spécifiques, qui peuvent compliquer la consolidation des données. Les fonctions Achats et Comptabilité fournisseurs sont gérées par deux départements distincts et leurs politiques, systèmes et priorités sont sensiblement différents. Ce manque d’uniformité peut se traduire par un manque d'efficacité et générer des erreurs.

Des achats non-conformes à la politique de l'entreprise

Les départements Achats sont chargés de négocier les prix et les remises avec les fournisseurs, tandis que le service Comptabilité fournisseurs assure la mise en œuvre de ces contrats négociés. Dans un environnement recourant au papier et dépourvu d’une technologie couvrant ces deux processus, les achats non-conformes à la politique de l'entreprise peuvent engendrer des coûts importants et superflus.

Un manque de visibilité

Les entreprises qui utilisent des systèmes hétérogènes constatent souvent qu’elles n'ont pas accès à leurs informations sur l’ensemble du cycle P2P et que, même lorsque les informations sont disponibles, elles peuvent être inexactes. Ce phénomène génère un manque de visibilité sur les fournisseurs et les dépenses, et nuit à la capacité de l’entreprise à prendre des décisions stratégiques.

Procure-to-Pay : bonnes pratiques et KPI

Les bonnes pratiques du cycle Procure-to-Pay

En appliquant les bonnes pratiques ci-dessous, vous pourrez améliorer l’efficacité de vos processus :

  • Déployez une solution Procure-to-Pay automatisée

  • Assurez-vous que le processus P2P est transparent et traçable à tout moment

  • Renforcez la collaboration entre les services Achats et Comptabilité fournisseurs

  • Optimisez l’engagement et la satisfaction des fournisseurs

  • Développez des objectifs mesurables et suivez la performance

Les indicateurs clés de performance (KPI) du cycle Procure-to-Pay

Si chaque entreprise est différente, les principaux KPI utilisés pour analyser le cycle Procure-to-Pay restent en grande partie identiques :

  • Durée du cycle des bons de commande

  • Coût moyen de traitement d’un bon de commande

  • Temps de cycle

  • Taux de traitement des bons de commande électroniques

  • Durée de traitement des factures

  • Coût moyen de traitement d’une facture

  • Taux d'exception des factures

  • Taux de rapprochement automatique

  • Délai moyen d’approbation des factures

  • Délai de crédit fournisseurs (DPO)

  • Gestion des dépenses

  • Économies réalisées

  • Remises obtenues

Les avantages de l'automatisation du Procure-to-Pay

L’automatisation du processus Procure-to-Pay offre toute une série d’avantages, à la fois pour les équipes Achats et Comptabilité fournisseurs, et pour l’entreprise dans son ensemble. Principaux avantages :

Rationalisation des processus

L’automatisation P2P permet de réaliser des économies et d’améliorer l'efficacité des cycles de traitement en supprimant des opérations Procure-to-Pay les processus manuels chronophages et sources d'erreurs. Lorsque vous automatisez entièrement vos processus d'achats et de paiement, vous pouvez saisir la totalité de vos données financières et atteindre les plus hauts niveaux de visibilité sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.

Amélioration des relations avec les fournisseurs

Grâce à l’automatisation, vous pouvez contacter facilement vos fournisseurs en ligne. En exploitant les différentes méthodes permettant de dialoguer avec vos fournisseurs et d’échanger avec eux des données et des documents, vous restez en contact avec l’ensemble de vos fournisseurs, quelle que soit leur taille. L’automatisation P2P contribue également à assurer un meilleur respect des délais de paiement et offre aux fournisseurs une visibilité en temps réel sur le statut des transactions, améliorant ainsi les relations et la collaboration.

Suppression des dépenses imprévues

Pour garantir le respect des politiques d'achat et des contrats négociés, il convient de disposer d'une solution d'achat électronique (l’e-procurement) permettant aux utilisateurs finaux de trouver rapidement ce dont ils ont précisément besoin et de le commander. Une solution qui offre une interface conviviale, soutenue par un solide modèle de donnés sous-jacent, ainsi que des achats guidés, garantira une adoption à 100 % par les utilisateurs, permettant à ces derniers de rester conformes à la politique d’achat et de supprimer les dépenses imprévues.

Visibilité et contrôle renforcés

La maîtrise des coûts et le contrôle des dépenses s’imposent comme des priorités stratégiques pour les directeurs financiers et les responsables achats.  Ils contribuent à une perturbation minimale de l’exploitation. L’automatisation P2P vous permet de disposer d’une vue globale sur la totalité de vos fournisseurs et de vos dépenses de façon simple et centralisée et de prendre des décisions stratégiques plus pertinentes. En disposant des données et d'une visibilité sur les dépenses de votre entreprise, vous serez mieux armés pour contrôler les coûts, réduire les risques et gérer l'ensemble de la chaîne logistique.

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