Lors de l'élaboration d'une analyse de rentabilité pour la mise en œuvre d'une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, il est essentiel d’évaluer le retour sur investissement potentiel.
Étant donné que l'automatisation de la comptabilité fournisseurs a un impact sur de nombreux domaines de l’entreprise et que les économies augmentent avec les volumes de factures, les entreprises doivent prendre en compte, pour calculer le ROI, les avantages financiers et non financiers de l'automatisation.
AVANTAGES FINANCIERS
Les avantages financiers de l'automatisation jouent un rôle essentiel dans le développement du ROI. Bien que les chiffres spécifiques varient en fonction du secteur d'activité, du volume annuel de factures et de la complexité du processus de comptabilité fournisseurs, il existe un certain nombre de facteurs financiers fondamentaux à prendre en compte, notamment :
REDUCTION DES COÛTS DE TRAITEMENT DES FACTURES
Le coût par facture du traitement automatisé est nettement inférieur à celui du traitement manuel. L'automatisation de la comptabilité fournisseurs peut permettre d'économiser un nombre important d'heures de travail en réduisant le temps que le personnel consacre aux tâches manuelles telles que la saisie des données des factures, le codage et l'approbation des factures, ainsi que la vérification et le rapprochement des factures. Cela leur permettra de libérer du temps et des compétences qu’ils pourront affecter à d'autres tâches plus stratégiques.
En fonction du nombre de factures que l'entreprise traite chaque mois, l'automatisation peut permettre d'économiser des milliers, voire des millions d'euros chaque année.
Pour calculer le coût réel de traitement par facture, divisez le coût des collaborateurs chargés du traitement des factures par le nombre total de factures qu'ils traitent.
RÉDUCTION DES COÛTS D’ARCHIVAGE ET DE STOCKAGE
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs permet aux entreprises d'économiser sur les coûts liés à l’archivage et au stockage des documents, ainsi qu'à leur accès à des fins d'audit.
Pour calculer ces économies, il faut prendre en compte le coût de l’archivage des factures, ainsi que les coûts de déchiquetage et de stockage.
RÉDUCTION DES COÛTS LIÉS AUX ERREURS ET AUX EXCEPTIONS
Les processus manuels sont sujets à l'erreur humaine. Cela peut se traduire par des paiements excessifs voire un double paiement de factures ou une saisie incorrecte des données. Et la correction de ces erreurs peut s'avérer financièrement coûteuse. L’automatisation du cycle de la comptabilité fournisseurs permet de réduire ces erreurs et, par conséquent, les coûts qui y sont associés.
DES DÉLAIS DE PAIEMENT PLUS RAPIDES
Le paiement d'une facture manuelle peut prendre plusieurs semaines. Ce délai peut être réduit à trois jours environ lorsque le processus est automatisé. Cela permet de gagner du temps et de réduire les risques de majorations de retard, qui sont susceptibles de représenter une dépense importante pour de nombreuses entreprises.
Pour calculer les économies que vous pourriez réaliser grâce à des paiements anticipés, vous devez déterminer quels sont vos fournisseurs qui proposent des remises pour paiement anticipé. Cela vous permettra d’évaluer les économies potentielles que vous pourriez réaliser sur une année grâce à ce type de remises.
DES AVANTAGES NON FINANCIERS
Outre les avantages financiers, il est important de prendre en compte les avantages non financiers. Ces derniers peuvent apporter une valeur ajoutée à d'autres secteurs de votre activité, notamment :
UN CONTRÔLE ACCRU
Les processus de comptabilité fournisseurs automatisés sont plus faciles à contrôler et laissent moins de place à l'erreur.
UN AUDIT EFFICACE
L'automatisation de la comptabilité fournisseurs rend le processus d'audit plus rapide, plus précis et plus efficace.
UNE AMÉLIORATION DE LA RELATION FOURNISSEURS
En réduisant les erreurs et en améliorant la communication, l'automatisation permet à votre entreprise d’établir de meilleures relations avec ses fournisseurs.
Calculating the ROI of AP Automation
Pour calculer le ROI global de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs au cours de la première année, déduisez le coût total de la mise en œuvre de la somme des économies annuelles.
Pour calculer le ROI sur cinq ans de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, utilisez l'équation suivante :
(Économies annuelles de la comptabilité fournisseurs x 5) - (Coût de la mise en œuvre + coûts de maintenance sur 5 ans)