Déploiement et enjeux du Procure-to-Pay

Le processus Procure-to-Pay (P2P) associe les fonctions achats et comptabilité fournisseurs d’une entreprise. Le processus débute par l’expression d'un besoin de bien ou de service et s’achève par le paiement de ce bien ou de ce service.

Le déploiement d'une solution de Procure-to-Pay au sein de votre entreprise peut offrir un certain nombre d'avantages, notamment des économies de temps, d'argent et de ressources, tout en optimisant la transparence et la productivité. Cependant, elle s’accompagne aussi de certaines difficultés. En suivant les bonnes pratiques et en développant une mise en œuvre efficace, efficiente et réalisable, il est possible de surmonter ces obstacles potentiels.

En savoir plus sur le processus Procure-to-Pay  ici.

ÉTABLISSEMENT D’UN BUSINESS CASE

ÉTABLISSEMENT D’UN BUSINESS CASE POUR L’AUTOMATISATION DU PROCURE-TO-PAY

La réussite de la mise en œuvre d'une solution Procure-to-Pay est conditionnée au soutien de toutes les parties prenantes concernées. Pour monter un dossier d’automatisation du P2P, vous devrez présenter un business case qui démontre les atouts du projet et ses retombées envisageables. Il devra inclure les éléments suivants :

Le scénario actuel

La première étape consiste à examiner les coûts actuellement impliqués dans le processus P2P. Quel est le temps et le coût requis pour réaliser chaque tâche du cycle Procure-to-Pay ?

Coûts des achats

Dans le cadre d’un processus d'achat manuel, beaucoup de temps et d'argent sont consacrés à des tâches telles que l'intégration de nouveaux fournisseurs, la création et l'approbation des demandes d'achat, l'émission des bons de commande et le suivi de l'ensemble des dépenses. Plus le temps consacré à chaque tâche du cycle de vie des achats est long, plus le processus global est coûteux pour l'entreprise.

Coûts de la comptabilité fournisseurs

De même, du point de vue de la comptabilité fournisseurs, un processus manuel de réception et d'approbation des factures peut se traduire par de longs cycles de traitement et des coûts de gestion importants. Les processus manuels de comptabilité fournisseurs peuvent également avoir un impact sur la capacité de l'entreprise à payer à temps ses fournisseurs. Cela met à mal ses relations fournisseurs et ne lui permet pas de bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Le scénario futur

Une fois avoir déterminé les coûts et problèmes actuels, mettez en évidence les avantages et les économies potentiels qu'une solution P2P automatisée pourrait apporter. Les avantages comprennent notamment :

  • Rationalisation des processus
  • Réduction des coûts
  • Renforcement de la transparence
  • Réduction des risques
  • Amélioration des relations avec les fournisseurs

Présenter un plan de déploiement

Créer et présenter un plan de déploiement mettant en évidence la façon dont la transformation P2P fonctionnera dans la pratique, et incluant notamment la feuille de route (la roadmap), les objectifs et les coûts.

BONNES PRATIQUES DU PROCURE-TO-PAY

En suivant ces bonnes pratiques, vous vous assurerez que votre solution P2P est efficace et rationnelle :

  • Déployez une solution automatisée pour maximiser la productivité, la précision et les économies de coûts.
  • Standardisez le processus du début à la fin
  • Recueillez et analysez les données clés pour établir des objectifs
  • Assurez-vous que le processus est transparent et traçable
  • Optimisez l’engagement et la satisfaction des fournisseurs
  • Optimisez les stocks
  • Rationalisez le processus de gestion des contrats

Téléchargez notre guide complet sur les bonnes pratiques de Procure-to-Pay ici.

MISE EN ŒUVRE D’UNE SOLUTION P2P

L’efficacité de la mise en œuvre est essentielle pour garantir le succès de votre solution Procure-to-Pay. Les facteurs clés à prendre en compte lors de la mise en œuvre sont les suivants:

Obtenir le soutien de la direction

L'adhésion de la direction à votre projet est absolument essentielle.

Choisir la bonne solution

La première étape d'une automatisation réussie de vos processus Procure-to-Pay consiste à choisir une solution. Il existe toute une gamme de solutions différentes. Il est donc important de sélectionner celle qui répond le mieux à vos besoins et qui peut s'intégrer de façon transparente à votre ERP et à vos autres systèmes financiers.

Choisir le bon partenaire

Outre la bonne solution, vous devrez également choisir le bon partenaire. Réfléchissez au degré d'implication et de soutien continu dont vous aurez besoin, ainsi qu'aux domaines d'expertise de votre partenaire.

Établir les objectifs

Fixez des objectifs clairs pour votre projet ainsi que des KPI qui vous permettront de mesurer sa réussite.

Mobiliser votre équipe 

Rassemblez une équipe qui travaillera à la mise en œuvre de la solution Procure-to-Pay. Assurez-vous que cette équipe réfléchit à la nature du projet à l'échelle de toute l'entreprise.

Élaborer un plan de déploiement

Avant de débuter la mise en œuvre, il est essentiel que vous élaboriez un plan de déploiement. Il sera le seul garant de la réussite du projet. Il existe plusieurs méthodes de mise en œuvre, mais nous recommandons le déploiement d'un projet pilote. Cette approche commence petit à petit, par étapes successives jusqu’à l’objectif final.

Prendre en compte les fournisseurs

N'oubliez pas que vos fournisseurs utiliseront aussi votre solution. Réfléchissez à la façon dont vous allez les informer de la nouvelle solution et des avantages de son adoption.

Nettoyer les données fournisseurs

Ce processus peut être long, mais il est payant. Assurez-vous que seules des données fournisseurs précises et de qualité sont saisies dans le nouveau système.

Éviter la personnalisation

La personnalisation est à bannir au sein d'une solution Procure-to-Pay. Lors de la mise en œuvre du P2P, essayez d'éviter la personnalisation dans la mesure du possible.

Préparer un plan de gestion du changement

La gestion du changement doit être menée en interne. Il est capital d'élaborer un plan de gestion du changement efficace et réactif qui tienne compte de la culture, de l'éthique et des collaborateurs.

En savoir plus sur le déploiement d’une solution Procure-to-Pay au sein de votre entreprise ici.

RISQUES ET ENJEUX DU PROCURE-TO-PAY

Outre ses nombreux atouts, le cycle Procure-to-Pay peut également présenter certains risques, notamment :

Unification des processus

Au sein d'une entreprise, les différents départements disposent généralement de leurs propres outils et systèmes. Cela peut rendre difficile la consolidation des données pour l'ensemble de l'entreprise. L'absence d'unification des systèmes et des processus est source d’inefficacités et d’erreurs.

Assurer la conformité

Il peut également être très difficile de veiller à ce que tous les collaborateurs et tous les acteurs concernés se conforment au nouveau système et aux nouveaux processus. Bien souvent, les processus d'achats sont considérés comme rigides et bureaucratiques, ce qui conduit à une non-conformité.

COMMENT RÉALISER UN AUDIT INTERNE EN MATIÈRE DE PROCURE-TO-PAY ?

Définir les objectifs de votre audit

Avant de débuter l’audit, il est important d'en définir les objectifs. Qu'espérez-vous apprendre de cet audit ? Quelles informations devrez-vous analyser ? En fixant des objectifs clairs, vous assurez l’efficacité et la réussite du processus. 

Évaluer les processus de vos fournisseurs

Le processus d'achat n'implique pas seulement votre service achat interne ; vous devez également travailler en étroite collaboration avec vos fournisseurs.

Dans le cadre du processus d'audit, examinez votre méthode de sélection des fournisseurs et la façon dont vous assurez la collaboration la plus efficace possible.

FAQ MISE EN ŒUVRE P2P

Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre une solution Procure-to-Pay ?

Le temps nécessaire à la mise en œuvre d'une solution Procure-to-Pay dépend d'un grand nombre de facteurs, parmi lesquels la taille de l’entreprise, sa configuration actuelle et la complexité du nouveau système. Il est capital de laisser suffisamment de temps au processus de mise en œuvre afin de réduire tous risques de problèmes et de questions.

Pour quelle taille d’entreprise une solution Procure-to-Pay est-elle adaptée ?

Les entreprises de toutes tailles peuvent tirer parti d’une solution Procure-to-Pay. Pour autant, plus l’entreprise est grande et plus les transactions sont nombreuses, plus les économies de coûts et de temps sont susceptibles d'être importantes.

Dois-je disposer en interne d’équipes chargées de la maintenance du cycle Procure-to-Pay ?

La solution Procure-to-Pay peut être maintenue en interne ou par votre prestataire. Il est important de tenir compte du niveau de maintenance qui sera nécessaire et de définir la solution de maintenance la plus efficace et la plus rentable.

Ai-je besoin d'une solution Procure-to-Pay de backup ?

Votre solution digitale P2P sera généralement sauvegardée sur le cloud pour vous prémunir contre toute perte de données et tout risque d'interruption du système. Là encore, il est important d'en discuter avec votre prestataire.

Résumé

Tout en proposant une foule d'avantages potentiels, la mise en œuvre du cycle Procure-to-Pay au sein de votre entreprise peut présenter des risques et certaines difficultés. Cependant, en suivant les bonnes pratiques et en développant une mise en œuvre efficace, efficiente et réalisable, il est possible de surmonter ces obstacles potentiels.

Pour en savoir plus sur les solutions Procure-to-Pay, les avantages qu'elles peuvent offrir et les obstacles potentiels à leur mise en œuvre, explorez nos guides de transformation P2P :

Le processus Procure-to-Pay expliqué

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Procure-to-Pay, Purchase-to-Pay ou Source-to-Pay ?

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