L’efficacité de la mise en œuvre est essentielle pour garantir le succès de votre solution Procure-to-Pay. Les facteurs clés à prendre en compte lors de la mise en œuvre sont les suivants:
Obtenir le soutien de la direction
L'adhésion de la direction à votre projet est absolument essentielle.
Choisir la bonne solution
La première étape d'une automatisation réussie de vos processus Procure-to-Pay consiste à choisir une solution. Il existe toute une gamme de solutions différentes. Il est donc important de sélectionner celle qui répond le mieux à vos besoins et qui peut s'intégrer de façon transparente à votre ERP et à vos autres systèmes financiers.
Choisir le bon partenaire
Outre la bonne solution, vous devrez également choisir le bon partenaire. Réfléchissez au degré d'implication et de soutien continu dont vous aurez besoin, ainsi qu'aux domaines d'expertise de votre partenaire.
Établir les objectifs
Fixez des objectifs clairs pour votre projet ainsi que des KPI qui vous permettront de mesurer sa réussite.
Mobiliser votre équipe
Rassemblez une équipe qui travaillera à la mise en œuvre de la solution Procure-to-Pay. Assurez-vous que cette équipe réfléchit à la nature du projet à l'échelle de toute l'entreprise.
Élaborer un plan de déploiement
Avant de débuter la mise en œuvre, il est essentiel que vous élaboriez un plan de déploiement. Il sera le seul garant de la réussite du projet. Il existe plusieurs méthodes de mise en œuvre, mais nous recommandons le déploiement d'un projet pilote. Cette approche commence petit à petit, par étapes successives jusqu’à l’objectif final.
Prendre en compte les fournisseurs
N'oubliez pas que vos fournisseurs utiliseront aussi votre solution. Réfléchissez à la façon dont vous allez les informer de la nouvelle solution et des avantages de son adoption.
Nettoyer les données fournisseurs
Ce processus peut être long, mais il est payant. Assurez-vous que seules des données fournisseurs précises et de qualité sont saisies dans le nouveau système.
Éviter la personnalisation
La personnalisation est à bannir au sein d'une solution Procure-to-Pay. Lors de la mise en œuvre du P2P, essayez d'éviter la personnalisation dans la mesure du possible.
Préparer un plan de gestion du changement
La gestion du changement doit être menée en interne. Il est capital d'élaborer un plan de gestion du changement efficace et réactif qui tienne compte de la culture, de l'éthique et des collaborateurs.
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