Déploiement d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation et l'automatisation du traitement des factures fournisseurs (AP Automation) est source de nombreux gains, tels que la réduction :

  • des délais d’approbation et de paiements des factures ;
  • des coûts de traitement des factures ;
  • des risques d’erreurs liés au processus manuels ;
  • du nombre d’exceptions à gérer manuellement…

Elle offre une meilleure visibilité et une traçabilité accrue sur les dépenses et permet de mieux piloter la trésorerie et le BFR.

Cependant, la mise en œuvre d’une solution d’AP Automation est un projet structurant et d’envergure pour une entreprise, étant donné sa transversalité, sa criticité métier et le changement qu’il induit.

Détail des étapes à suivre et des bonnes pratiques à respecter pour maximiser l’adoption d’une solution de dématérialisation et d’automatisation du traitement des factures fournisseurs.

FLUX AVANT ET APRÈS LA MISE EN ŒUVRE D’UNE SOLUTION D’AP AUTOMATION

Avant d’aller plus loin, un schéma pour résumer les flux, avant et après la mise en œuvre d’une solution d’AP Automation, afin d’identifier les éléments clés qui différencient un processus manuel d’un processus automatisé.

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Avant d’aller plus loin, un schéma pour résumer les flux, avant et après la mise en œuvre d’une solution d’AP Automation, afin d’identifier les éléments clés qui différencient un processus manuel d’un processus automatisé.

Pour garantir la réussite de la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, il faut établir un plan d’actions et fixer un calendrier réaliste.

Les principales étapes d’un projet d’AP Automation :

1. Étude Des Processus Existants

  • Identifier les départements de l'entreprise qui seront impactés par l'automatisation du traitement des factures fournisseurs.

  • Analyser les flux de travail existants et ceux qui devront être adaptés. Il est important de garder en tête que l’automatisation ne résoudra pas les processus inadéquats ou inefficaces : les dysfonctionnements doivent être identifiés avant de mettre en œuvre la solution.

  • Repérer les freins potentiels au projet (techniques, culturels, organisationnels…) et les leviers pour les réduire.

Évaluer les gains attendus : nombre de commandes/factures traitées par employé, délai moyen d’approbation, délai moyen de paiement, proportion de fournisseurs payés à échéance, etc.

2. Obtenir L'adhésion Des Parties Prenantes

L'adhésion des parties prenantes, internes et externes (fournisseurs), est cruciale pour la réussite de la mise en œuvre d'une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs.

La mise en place d'un comité de pilotage, comprenant des représentants des départements (finance, informatique, achats…) qui seront impactés, aidera à garantir leur soutien au projet. L’implication, dès le début du projet, de key users en interne, voire de fournisseurs clés, également. Tout comme l’identification du principal sponsor du projet en interne.

3. Identifier Vos Besoins

Pour vous aider à identifier vos besoins, voici quelques exemples de questions à se poser :

  • Quels sont les objectifs (gains attendus) de la mise en place d’une solution d’AP Automation ?

  • Quels sont les processus et tâches actuels, et lesquels doivent être automatisés ?

  • Comment la solution sera interfacée avec l’ERP ?

  • Comment le rapprochement des factures avec les commandes va-t-il être géré ?

  • Dans quels pays votre entreprise est-elle implantée et comment respecter les règles de conformité fiscale dans chacun des pays ?

  • Quelles sont les règles d’archivage en vigueur selon vos pays d’implantation ?

  • De quels type de rapports avez-vous besoin pour piloter votre activité et améliorer en continu la solution une fois mise en œuvre ?

4. Choix D'un Fournisseur

Une fois que vous avez une idée claire de ce que vous attendez, vous pouvez commencer à consulter les fournisseurs.  

En plus du “Request for Proposal” (RFP), n'oubliez pas de demander des références ainsi que des informations au sujet de la roadmap produit, afin de vous assurer que la solution répond à vos besoins immédiats mais évoluera dans le futur ; ou encore de vous renseigner sur la réputation, l’expérience et la réactivité des fournisseurs consultés.

5. Établissement Du Cahier Des Charges

Une fois que vous aurez choisi votre prestataire, vient l’étape d’élaboration du cahier des charges : définition des attentes, des modalités d’accompagnement, etc.

6. Définition D’un Plan De Mise En Œuvre

Le plan de mise en œuvre doit couvrir toutes les tâches à accomplir et comprendre le calendrier de déploiement.

Le calendrier doit être réaliste et prendre en compte tous les projets et échéances existants au sein de votre entreprise, notamment pour éviter que le projet ne soit affecté par un manque de ressources.

7. Tests Et Formation

La phase de tests consiste à vérifier que la solution mise en œuvre répond aux exigences décrites dans le cahier des charges. Elle est en général réalisée sur un périmètre pilote (entité, pays…) défini au début du projet.

Une fois la solution validée, vient ensuite l’étape de formation des utilisateurs. Les sessions doivent être adaptées au profil de chaque utilisateur. Il est conseillé de prévoir des modules courts, interactifs et ludiques afin de susciter l’adhésion.

8. Amélioration Continue

Quels que soient les objectifs d’un projet de digitalisation de la comptabilité fournisseurs, le déploiement initial d’une solution d’AP Automation ne constitue pas une fin en soi. Au contraire, c’est le point de départ !

Pour améliorer en continu la solution, un certain nombre de KPI sont à mettre en place et à surveiller, une fois la solution déployée. Il s’agit, pour chaque entreprise, de définir lesquels sont adaptés aux objectifs à atteindre. Ces KPI permettent de maintenir une trajectoire et d’impliquer les équipes. Quelques exemples d’indicateurs à surveiller : nombre de factures traitées par ETP, délai moyen de traitement d’une facture, délai moyen de paiement, pourcentage de factures traitées automatiquement…

Il est également clé de faire évoluer la solution et les processus après le déploiement : adaptation de la solution aux évolutions de l’organisation, optimisation des processus, utilisation de nouvelles fonctionnalités, etc., le tout dans une logique d’amélioration continue.

FAQs

Combien De Temps Faut-Il Pour Mettre En Œuvre Une Solution D'ap Automatisation ?

Le délai pour déployer une solution de dématérialisation du traitement des factures fournisseurs varie d’une entreprise à l’autre. Il dépend d'un certain nombre de facteurs, tels que la taille de votre entreprise, le nombre d’entités ou de pays à déployer, les processus métier à automatiser, le nombre de systèmes à intégrer, etc.

Faut-Il S'attendre À Des Difficultés Lors De La Mise En Place D’une Solution D’ap Automation ?

La mise en place d’une solution d’AP Automation engendre de nombreux changements, à la fois en interne et en externe. Une préparation rigoureuse permet de repérer les freins potentiels au projet (techniques, culturels, organisationnels…) et les leviers pour les réduire. Consultez notre guide sur les défis de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs pour en savoir plus.

Quelle Taille D'entreprise Bénéficie Le Plus De La Mise En Œuvre D’une Solution D’ap Automation ?

L'automatisation de la comptabilité fournisseurs est bénéfique, quelle que soit la taille de l’entreprise. Cependant, plus l'entreprise est grande, plus le nombre de factures reçues chaque mois est élevé, et plus les économies et les gains réalisés sont importants. D’autre part, la facture électronique entre entreprises (BtoB, « business to business ») va progressivement devenir obligatoire en France à partir de 2024 : le 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, quelle que soit leur taille, auront l'obligation d'accepter les factures fournisseurs au format électronique. En émission, la facture électronique deviendra obligatoire le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, le 1er janvier 2025 pour les ETI, et le 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises. D’ici 2026, toutes les entreprises auront donc l’obligation de recevoir et d’émettre des factures électroniques. En savoir plus sur la facturation électronique obligatoire en France.

Devez-Vous Conserver Des Copies Papier Des Factures ?

Toutes les factures électroniques que vous recevez seront automatiquement stockées, traitées et sauvegardées numériquement. Toutefois, si vous recevez une facture papier, vous devrez l'archiver et la stocker conformément à la réglementation locale.

Avez-Vous Besoin D'une Solution De Sauvegarde ?

Avec une solution d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, vos fichiers seront automatiquement sauvegardés sur le cloud pour éviter toute perte ou corruption de données.

EN RÉSUMÉ

Une planification rigoureuse est essentielle pour réussir la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation du traitement des factures fournisseurs et obtenir l'adhésion des parties prenantes. Il est indispensable d’établir un plan de transformation détaillé et de prévoir un calendrier réaliste.

Vous avez des questions ou avez un projet de mise en œuvre d’une solution d’AP Automation ? Contactez-nous.

AP Automation Adoption and Implementation

Qu'est-ce que
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Pourquoi l'automatiser
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AP Automation Challenges

Les défis de l'AP
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