Hanna Truong
Field Marketing Specialist, Basware AB
 

Vi alla lever i en väldigt digitaliserad värld. Vår mobil sitter i princip klistrad i vår hand och du kan numera godkänna och attestera inköp och fakturor på bussen eller på semestern. Det är givetvis väldigt smidigt och vi sparar tid och kan arbeta mycket mer flexibelt än för några år sedan. Det nya som håller på att hända är att vi inte bara använder intelligenta program som underlättar vår vardag, utan maskinerna kan nu göra mer avancerade saker. De gör det både snabbare och bättre än vi människor kan göra. Maskinerna och aritificiell intelligens (AI) har kommit in i tjänstesektorn för att effektivisera ännu mer. Mjukvarumaskiner kan knappa in data i fält åt oss, istället för att vi ska spendera tid på sådana manuella arbetsuppgifter. De arbetar dessutom mer felfritt och dygnet runt, så effektiviseringen blir enorm. AI har tagit steget in för att hjälpa oss med avancerade uträkningar och algoritmer, som kan ge oss bättre förutsägelser eller upptäcka mönster som skulle gå det mänskliga ögat förbi. AI ger oss de bästa förslagen baserat på olika regler och prioriteringar, som minimerar fel och underlättar automatisering på hög nivå. Exemplen är många på OCR-skanning för fakturor eller att matcha faktura mot inköpsorder i flera olika flöden och på flertalet olika sätt.

Varför ska jag då bry mig om denna nya trend? För personer inom ekonomi och inköp är kanske det mest intressanta just AI när det är inbyggt i t.ex. analysverktyg som kan ge förutsägbarhet och viktig information inför affärsbeslut. Basware har i Basware Analytics samlat all data från fakturahanteringen dvs. all er spend och presenterat det i ett antal färdiga rapporter och diagram över t.ex. spendanalys, kommande utbetalningar, andel e-faktura vs. pappersfaktura, flaskhalsar i inköp- eller fakturaprocesserna. Snart kommer en rapport som just upptäcker mönster vad gäller bedrägerier. Ett alltmer aktuellt ämne som berör många företag. Det AI upptäcker är just mönster som verkar ovanliga och som mot all förmodan skulle vara komplicerat att själv analysera.

Du som funderar på ett inköp av ett nytt fakturahanteringssystem eller inköpssystem kanske ska ta med detta i baktankarna för att framtidssäkra er lösning.

Här kommer mina 3 tips till dig:

  1. Tänk på att framtidssäkra din lösning. Köp inte bara den billigaste lösningen, utan se till att köpa en smart lösning från en leverantör som investerar i att göra saker snabbare och smartare för hela er verksamhet.
  2. Smart data med analysverktyg är idag väldigt viktigt för en konkurrenskraftig verksamhet. Du måste spendera pengar, så se då till att veta vad och hur din verksamhet spenderar.
  3. En lösning som verkligen är automatiserad underlättar vid uppsättning och ändringar av era flöden. Automatisering är anledningen till att maskiner gör repetitiva och manuella uppgifter, så se till att ha detta inbyggt i lösningen istället. Titta på hur ni stegvis kan automatisera flödet för att minska beroendet av att en konsult från leverantören ska göra inställningar och sätta upp regelverk.