Andreas Parback
Account Manager, Basware AB


Som alla vet möjliggör e-faktura att ett företag kan automatisera sin fakturahantering. Som ett resultat av detta kommer köpare, leverantörer och chefer att kunna få ett antal operativa och strategiska fördelar. Förutom kostnadsbesparingar, medför möjligheten att automatisera sin fakturaprocess och samtidigt integrera med andra affärssystem i organisationen en ökad effektivitet samt ger upphov till nya intäktsgenererande möjligheter. Nedan hittar ni en sammanställning på olika fördelar som ovan nämnda roller kan räkna med då man som företag har infört e-faktura.

Köpare:
• Minskade kostnader; e-faktura minskar det manuella arbetet i jämförelse med pappersfakturor.
• Ökad noggrannhet; korrekt datafångst är hög på en e-faktura.
• Ökad produktivitet på leverantörsreskontra; mer korrekt data från början minskar fel för leverantörsreskontra, i.e slipper jaga leverantörer etc.
• Snabbare bearbetning och betalningscykler; e-fakturering kan helt automatisera datafångsten och godkännandeprocessen.
• Fokus på verksamhet/områden med högre mervärde; personal befrias från att manuellt knappa in data och istället fokusera på mer strategiska aktiviteter såsom revision, validera fakturor eller utforska möjligheter till rabatter vid tidig betalning.
• Förbättrad cash management; elektronisk fakturering möjliggör snabbare bearbetning och godkännande av fakturor. Ett resultat av detta kan vara att du tex kan dra nytta av kassarabatter etc.
• Minskade bedrägerier, dubbletter och förseningsavgifter.
• Förbättrad tvisthantering; fakturatvister kan kosta mycket pengar att lösa vilket medför en ineffektivitet i ens egen leverantörskedja. E-faktura medför även mindre telefonsamtal från leverantörer som frågar vart betalningen tagit vägen.
• Förbättrade leverantörsrelationer; ökar den strategiska relationen med leverantörer, bättre kommunikation vilket medför bättre service.

Leverantörer:
• Snabbare betalningar. E-faktura eliminerar förseningar som orskas av postande, routing, sortering och att återuppfinna samma faktura igen. DSO kan minska avsevärt.
• Minskade kostnader. Leveranskostnader kan minskas dramatiskt på grund av besparingar i porto, material, bearbetning och lagring. Ytterligare besparingar kan göras pga minskade kundtjänstsamtal. Dessutom kommer ett elektroniskt fakturaarkiv vara billigare än att lagra pappersfakturor.
• Färre avvisade fakturor; STP från ert faktureringssystem direkt till kundens leverantörsreskontra.
• Ökad produktivitet. Med e-faktura vet du att dina kunder har fått sina fakturor och exakt när de togs emot, vilket minskar behovet at uppföljningssamtal.
• Förbättrad kontoavstämning. Med e-faktura kan kunderna skicka en elektronisk remittering med information kring betalning, detaljerad redovisning av fakturor som betalts, debiterats, krediter och övriga justeringar som gjorts.
• Förbättrade kundrelationer. Mindre fakturabearbetning och telefonsamtal från kunder innebär att kunderna får den servicenivå som de önskar. Företag som har implementerat e-faktura upplever ofta mycket lägre kundomsättning.
• Förbättrad cash management.

Chefer:
• Förbättrad insyn. Med e-faktura ges det möjlighet för er finansavdelning att se fakturorna så snart de har utfärdats, detta ger en mycket högre nivå av säkerhet och kontroll.
• Optimerat rörelsekapital. Genom att krympa order till betalning och order-to-cash cykler, e-fakturering tillåter företag att ta emot betalningar i tid och dra nytta av de rabattsystem som kan vara tillgängliga.
• Förbättrad compliance. Genom att arbeta med en tredjepartsleverantör av e-faktura, kan organisationer dra nytta av system där regleringsfrågor för olika länder redan är uppsatta. Detta innebär att ett företag inte behöver ha tex. skatteexpeter för varje region i världen vilket också innebär att man kan plocka bort hinder från att komma in på nya marknader.
• Förbättrade kund/leverantörsrelationer. En effektiv faktureringsprocess minskar antalet tvister som annars kan uppstå. Dessutom kommer integrationen mellan ert system och er kund/leverantörs system ge en ökad och förbättrad långvarig relation.
• Effektivare IT-systemoptimering. I de flesta fall kräver e-fakturering ingen stor insats från IT. De flesta IT avdelningar kan genomföra en säker överföring/integration genom att optimera sin befintliga IT-infrastruktur eller med hjälp av en tredjepartsleverantör.
• Sist men inte minst - MILJÖVÄNLIGT. E-fakturering eliminerar papper och transport av papper från leverantör till köpare. E-faktura hjälper företag att uppfylla de hållbarhetsmål som många företag idag har högt upp på sin agenda. E-faktura representerar helt enkelt GOD AFFÄRSSED.

Lycka till därute!