Guest author: Per Danielsson
Key Account Manager, GO MO Group AB
 

Att resa i jobbet är idag vardag för många anställda. Företag kan också ådra sig stora utgifter i samband med att man underhåller eller tar emot företagskunder. Pengar som spenderas på middagar, flygbiljetter och logi är exempel på rese- och kringkostnader som verksamheterna regelbundet måste hantera. Enligt Global Business Travel Association (GBTA) är det dessutom mycket som talar för att företagens resekostnader kommer öka med ytterligare 8,6 % under året 2015-2016.

Företagets anställda betalar ofta för dessa utgifter ur egen ficka. Först när de lämnat in kvittot för betalning av biljetterna och arbetsgivaren godkänt utgiften kompenseras de sedan för sina utlägg. Hur snabbt denna process går beror i sin tur på hur effektiv företagets rese- och utläggshantering är.

Så länge relevanta kvitton och fakturor lämnas in så är utgifterna oftast skattebefriade. Annat som kan vara bra att tänka på och tips som underlättar arbetet med omkostnader av det här slaget, följer nedan:

Budgetering

Företag bör lägga upp en budget för rese- och kringkostnader inför varje kommande verksamhetsår. Avsaknad av en integrerad IT-lösning med möjlighet att spåra specifika utgifter kan dock innebära svårigheter för ekonomiavdelningen att beräkna framtida reseutlägg. Något som i sin tur gör det svårt att göra en relevant budget. Det finns därför mycket att vinna på att investera i en mångsidig IT-lösning som tydligare visualiserar data och som ger en bättre överblick över kostnader och utgifter.  

Snabb ersättning

Försenade ersättningar eller återbetalningar skapar missnöje hos de anställda, som i sådana fall också kan komma att dra sig för att göra sådana utlägg framöver. Utdragna kompensationer beror ofta på ineffektiva processer och då är det viktigt att tänka ut alternativa sätt att arbeta på. Istället för att skicka kvitton och fakturor är det till exempel smidigare om den anställda kan ta en bild av dem och skicka direkt till ekonomiavdelningen via sin smartphone. Detta underlättar arkiveringen och bidrar till att underlaget snabbare når fram till rätt avdelning. Ersättningar av det här slaget skall också alltid utfärdas på elektronisk väg. 

Förbättrat arbete med att fakturera resekostnader

Det första steget mot förbättrad utgiftshantering är att ha en tydlig och klar policy för detta arbete. Ju fler delar av processen som kan automatiseras desto bättre, och även användning av företagskort underlättar i sammanhanget. Utläggshanteringen skall läggas upp på ett sätt som passar de anställda, även när de är på resande fot. Ett företag som hjälper organisationer och verksamheter med att effektivisera sin utgiftshantering är Basware. Kontakta dem direkt eller besök deras webbplats för mer information.

”Texten ovan är skriven i online-marknadsföringssyfte. Åsikterna är författarens egna och speglar inte nödvändigtvis åsikterna hos Basware.”

fakturera resekostnader