Hanna Truong
Field Marketing Specialist, Basware AB


Med ett ökat fokus på marginaler och vinster i en konkurrensutsatt marknad, blir det alltmer viktigt för ekonomi och inköpsavdelningar att ha kontroll på sina utgifter, sina processer och att kunna göra prognostiseringar.  I och med att fler och fler bolag har fakturhanteringslösningar där alla fakturor processas, så finns all data kring företagets utgifter i dessa system. Med ett analysverktyg som tillgängliggör på ett enkelt sätt denna data, så vips har du översikt på dina utgifter och kan göra spendanalyser och se flaskhalsar och därmed fatta kloka affärsbeslut. 
Förutsättningen är givetvis att data finns för alla fakturor och inte bara en del av dem, vilket underlättas av om datat hämtas från ett fakturahanteringssystem som hanterar alla leverantörsfakturor. Det blir också bättre analyser för inköp om man kan kategorisera upp sina inköp och på så sätt kunna analysera eventuella problem eller åtgärder inom varje kategori. 

De främsta fördelarna med analys av inköp-till-betalningsprocessen är:

  1. Kontroll och insyn i inköpsbeteendet i organisationen. Med en spendanalys blir det enklare att ta kloka beslut för inköpsavdelningen för att t.ex. minska antalet leverantörer, införa nya inköpsrutiner och lägga kraft på upphandlande av viktiga avtal.
  2. Processoptimering är viktigt utifrån att spara tid i organisationen och att se till att betala sina fakturor i tid. Med e-fakturor är oftast processtiden kortare eftersom de manuella fel som lätt sker i skanningen av fakturor minskar. Det blir definitivt mer korrekt data in med e-fakturor om fakturainformationen ska matchas med en inköpsorder, eftersom e-fakturan automatiskt får med artikelradsinformationen på ett korrekt sätt. 
  3. Prognostisering är givetvis viktig för ledningen och ekonomiavdelningen. Eftersom många fakturor godkänns innan de betalas på förfallodagen, så finns det ofta bra insyn i kommande utbetalningar. 
  4. Uppföljning på projekt, kostnadsställe eller land blir mycket enklare med ett automatiskt analysverktyg där det är enkelt att selektera ut vad man vill se. 
  5. Att kunna analysera hela processen från inköpet till betald faktura är en stor fördel, för att kunna styra redan inköpen är gjorda genom t. ex. attest av en order istället för att bara attestera fakturan – då är inköpet redan gjort och ska betalas.

Analyser underlättar alltså de dagliga beslut vi tar både finansiella beslut och beslut om arbetsprocessen för att det dagliga arbetet ska fungera smidigt och effektivt. Basware har adderat ett analysverktyg på sitt kombinerade inköpssystem och fakturahanteringssystem. Verkytget Analytics har färdiga vyer för de flesta syften, för att göra det enkelt att komma igång. 

Se en demo av Analytics här

analys fakturahantering och inköpssystem